Квалификационные требования к делопроизводителю

Должностной состав службы делопроизводства

• ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  Наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, впервые были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Кроме того, наименования должностей регламентировались в постановлениях…
  (Основы делопроизводства)

• Типовые организационные структуры службы делопроизводства

  Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и их взаимодействие. Структура службы ДОУ определяет состав…
  (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• Должностной состав службы ДОУ

  В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих и Квалификационный справочник2. Согласно этим нормативным документам…
  (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и их взаимодействие. Структура службы ДОУ определяет состав…
  (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))
• В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих и Квалификационный справочник См.: Правила делопроизводства в…
  (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• СРОКИ И ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

  Сроки подачи жалобы Жалоба на постановление должностного лица службы судебных приставов, его действия (бездействие) подается в течение десяти дней со дня вынесения судебным приставом- исполнителем или иным должностным лицом постановления, совершения действия, установления факта его бездействия…
  (Комментарий к Федеральному закону «Об исполнительном производстве» (постатейный))

• Порядок оспаривания постановлений должностных лиц службы судебных приставов, их действий (бездействия)

  I. Постановления должностного лица службы судебных приставов, его действия (бездействие) по исполнению исполнительного документа могут быть оспорены в арбитражном суде либо суде общей юрисдикции, в районе деятельности которого указанное лицо исполняет свои обязанности. 2. Заявление об оспаривании постановления…
  (Комментарий к Федеральному закону «Об исполнительном производстве» (постатейный))

• ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином…
  (Современное делопроизводство)

• ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или…
  (Современное делопроизводство)

Делопроизводитель

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Разделы «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях» и «Квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях», утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37
(редакция от 15.05.2013)

Дежурный (по выдаче справок, залу, этажу гостиницы, комнате отдыха, общежитию и др.)

Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Профстандарт делопроизводитель: какие требования устанавливает

Скачайте документы по теме:

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандартаОбразец от экспертаПриказ о создании рабочей группы по внедрению профстандартовОбразец от экспертаПлан-график внедрения профстандартаОбразец от экспертаПоложение о рабочей группе по внедрению профстандартовОбразец от экспертаПротокол заседания рабочей группы по внедрению профстандартов о переименовании должностиОбразец от эксперта

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник

Делопроизводитель (секретарь, помощник руководителя) — специалист, отвечающий за ведение документооборота организации, регистрацию корреспонденции и рабочую переписку, формирование дел. В крупных компаниях нередко создается отдельная служба делопроизводства, в то время как на мини-предприятиях обязанности секретаря, кадровика и офис-менеджера могут поручаться одному сотруднику. Так или иначе, делопроизводство остается отдельным серьезным участком административной работы, напрямую влияющим на эффективность управления компанией.

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

• документовед;
• секретарь-машинистка;
• секретарь руководителя;
• секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ № 267н от 06.05.2015 г.

Должностная инструкция делопроизводителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

• оформлением;
• систематизацией;
• регистрацией и учетом;
• хранением;
• подготовкой к передаче в архив.

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

Шпаргалка. Какие организации могут отложить обязательное применение профстандартов

Посмотреть шпаргалку

Важно! На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы, например, досрочный выход на пенсию, либо связанных с особыми требованиями к квалификации.

Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение. Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику. Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.

Совет от редакции. Начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников. Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц.

План-график внедрения профстандарта

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: структура и содержание

Структура всех профстандартов одинакова. Единый шаблон, используемый разработчиками, разбит на четыре раздела:

• общие сведения о профессии (специальности);
• функциональная карта вида профессиональной деятельности (описание трудовых функций с указанием квалификационного уровня);
• характеристика обобщенных трудовых функций;
• сведения о разработчиках.

Таблица. Перечень трудовых функций, предусмотренных профстандартом «Делопроизводитель»

Третий раздел содержит подробные квалификационные требования по каждой из трудовых функций и рекомендованные наименования должностей. Например, для соответствия третьему квалификационному уровню (секретарь-администратор) работнику понадобится среднее общее образование, завершенный курс обучения по программе профессиональной подготовки, а также знания:

• этики делового общения;
• требований охраны труда и защиты конфиденциальной служебной информации;
• функций, задач и структуры организации;
• правил приема посетителей в офисе и сервировки стола.

Как применять профстандарт «Секретарь, делопроизводитель» при разработке должностных инструкций

Профстандарты, содержащие актуальные требования к современным специальностям и профессиям, постепенно приходят на смену морально устаревшей системе квалификаций. Работодатели учатся оценивать работников по новым критериям и корректируют внутреннюю нормативную документацию, в том числе — должностные инструкции.

Наличие такого документа существенно облегчает жизнь и работнику, и работодателю, сводит к минимуму спорные моменты и конфликты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Составляя и утверждая должностную инструкцию с учетом требований профстандарта, убедитесь, что название должности в штатном расписании соответствует рекомендованной. Разделы с квалификационными требованиями к работнику и его функциональными обязанностями можно скопировать в инструкцию частично или полностью.

Посмотреть все виды профессиональных стандартов, которые утвердил Минтруд, можно в справочнике утвержденных профессиональных стандартов Системы Кадры

Посмотреть все профстандарты

Выводы

Таким образом, к делопроизводителям нужно применять требования профстандарта, если к сотруднику установлены требования к квалификации или законом для него установлены определенные льготы и компенсации. В настоящий момент, требования профстандарта к делопроизводителям носят рекомендательный характер. Используйте за основу профстандарт и требования справочника, чтобы составить должностную инструкцию специалиста—делопроизводителя.