Кто принимает на работу?

Трудоустройство и его виды в РФ

Понятие трудоустройства более узкое нежели понятие «занятость», а само трудоустройство предшествует занятости и является его важнейшей гарантией. Трудоустройство охватывает всю систему организационно-правовых мер по обеспечению занятости.

Трудоустройство в широком смысле представляет собой любой процесс устройства на работу, включая трудоустройство и самостоятельное, и с помощью органа службы занятости, и перевод высвобождаемого работника с его согласия в порядке трудоустройства на другую работу в той же организации.

В узком смысле трудоустройство — деятельность соответствующих государственных органов по оказанию гражданам помощи в подыскании подходящей работы и устройстве на нее, включая и процесс их профессиональной подготовки, переподготовки и т.д.

Значение трудоустройства заключается в том, что оно: а) оказывает гражданам помощь в реализации права на труд, устройстве на работу; б) помогает работодателям подобрать необходимую рабочую силу; в) сокращает потери рабочего времени при подыскании новой работы.

Трудоустройство может осуществляться в двух видах: самостоятельно и посредством органов занятости (специальные). Специальные виды трудоустройства:

1) организованный набор и направление рабочей силы на объекты и в районы, нуждающиеся в притоке рабочей силы. Такой вид трудоустройства был распространен в дореформенный период и поддерживался административным (государственным) рычагом воздействия. Сейчас он практически не применяется.

2) направление на работу выпускников специальных учебных заведений, заключивших с работодателями договоры о подготовке для их производства молодых специалистов и рабочих.

3) Квотирование рабочих мест для лиц, нуждающихся в особой социальной защите граждан. Некоторые граждане особенно нуждаются в помощи в трудоустройстве: инвалиды; лица, освобожденные из учреждений, исполняющих наказание в виде лишения свободы; несовершеннолетние в возрасте от 14 до 18 лет; лица предпенсионного возраста (за два года до наступления возраста, дающего право выхода на трудовую пенсию по старости); беженцы и вынужденные переселенцы; граждане, уволенные с военной службы, и члены их семей; одинокие и многодетные родители, воспитывающие несовершеннолетних детей, детей-инвалидов; граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие радиационных аварий и катастроф; выпускники учреждений начального и среднего профессионального образования, ищущие работу впервые (ст. 5 Закона о занятости).

Инвалиды составляют значительную социальную группу, нуждающуюся в особой помощи, внимании и заботе со стороны государства. Ведь при инвалидности существенно нарушаются не только биологические функции организма, но снижается и социальная активность человека. Преодоление последствий инвалидности, восстановление утраченных жизненных функций помогает инвалиду стать полноценным членом общества. В данном процессе особую роль играет трудовая деятельность, которая оказывает положительное влияние на жизнь инвалида, дает ему ощущение востребованности со стороны семьи и общества, помогает справиться с последствиями инвалидности, способствует реабилитации Кузнецов Д.Л. Квотирование как основная форма трудоустройства инвалидов в РФ. // Журнал российского права. 2001. № 11. С. 32..

В Российской Федерации наиболее действенной формой трудоустройства инвалидов является квотирование. Квотирование рабочих мест как «требование, распространяющееся на каждого предпринимателя, принять на работу минимальный процент инвалидов» Занятость инвалидов в странах переходной экономики // Доклад Сводной группы МОТ / Пер. с англ. Е.А. Зотовой. М., 1996. С.44..

Важно отметить, что уровень квот, установленный в России, значительно ниже, чем во многих странах Европы. Так, в ФРГ каждый работодатель, у которого работает более десяти работников, обязан шесть процентов рабочих мест предоставить инвалидам. Во Франции на предприятиях с такой же численностью три процента персонала должны составлять инвалиды труда и десять процентов — инвалиды войны Киселев И.Я. Сравнительное и международное трудовое право: Учебник для вузов. М.: Дело, 1999. С.224..

4) Трудоустройство иностранных граждан. Согласно ст. 13 Федерального закона РФ «О правовом положении иностранных граждан в РФ» от 25.07.2002 № 115-ФЗ (в ред. от 06.05.2008) Собрание законодательства РФ. 2002. № 30. Ст. 3032 иностранный гражданин имеет право осуществлять трудовую деятельность только при наличии разрешения на работу. В соответствии со ст. 13.1 закона работодатели или заказчики работ (услуг) вправе привлекать и использовать для осуществления трудовой деятельности иностранных граждан, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, и имеющих разрешение на работу, без получения разрешения на привлечение и использование иностранных работников, но с обязательным уведомлением о таких привлечении и использовании территориального органа федерального органа исполнительной власти в сфере миграции и органа исполнительной власти, ведающего вопросами занятости населения.

Иностранный гражданин, прибывший в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, подает заявление о выдаче ему разрешения на работу лично либо через организацию, в установленном порядке осуществляющую трудоустройство иностранных граждан в Российской Федерации, либо через лицо, выступающее в соответствии с гражданским законодательством РФ в качестве представителя данного иностранного гражданина.

5) Направление на общественные работы. Согласно п. 2 Положения об организации общественных работ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 14.07.1997 № 875 (в ред. 11.01.2007) Собрание законодательства РФ. 1997. № 29. Ст. 3533. под общественными работами понимается трудовая деятельность, имеющая социально полезную направленность и организуемая в качестве дополнительной социальной поддержки граждан, ищущих работу.

Проведение оплачиваемых общественных работ организуется органами исполнительной власти субъектов РФ, которым переданы для осуществления полномочия Российской Федерации в области содействия занятости населения.

Согласно п.5Положения общественные работы призваны обеспечивать:

— осуществление потребностей территорий и организаций в выполнении работ, носящих временный или сезонный характер;

— сохранение мотивации к труду у лиц, имеющих длительный перерыв в работе или не имеющих опыта работы.

Органы исполнительной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления по предложению и при участии органов службы занятости ежегодно принимают решения об организации общественных работ и определяют объемы и виды общественных работ, исходя из необходимости развития социальной инфраструктуры конкретной территории с учетом количества и состава незанятого населения, проводят работу по информированию незанятого населения о порядке организации общественных работ и условиях участия в этих работах. (п.8).

Согласно п. 11 на органы службы занятости возлагаются обязанности по направлению граждан в организации для выполнения общественных работ, информирование зарегистрированных в органах службы занятости граждан о видах организуемых общественных работ и порядке их проведения, условиях, режимах и оплате труда, а также о льготах, предоставляемых организациями при выполнении этих работ.

Преимущественным правом на участие в общественных работах пользуются безработные граждане, не получающие пособие по безработице, и безработные граждане, состоящие на учете в органах службы занятости свыше 6 месяцев.

Направление на участие в общественных работах в соответствующей организации, выданное гражданину, является основанием для его приема на работу. Услуги по направлению граждан на общественные работы органы службы занятости оказывают бесплатно.

>
Какие бывают виды трудового договора и в чем их особенности?

Виды трудовых договоров

Виды трудового соглашения можно разделить на следующие:

• по времени их действия: бессрочные и срочные;
• по форме отношений: составление контракта на основном месте работы, по совместительству, на дому, работа на государственной службе;
• в зависимости от юридического положения гражданина: договор с несовершеннолетними гражданами, иностранными лицами;
• по требованиям к работе: нормальные или вредные условия труда, требования, связанные с особым климатом (Крайний Север).

Основу для создания трудового договора определяют статьи Трудового кодекса: по ним происходит прием и увольнение сотрудников.

Срочный

Срочный договор подписывается тогда, когда для работодателя нет смысла брать на постоянное место сотрудника: объем работы будет выполнен и работника придется увольнять. Срок при таком виде соглашения может быть точно установлен, а может быть привязан к какому-либо событию.

Согласно статье 59 ТК РФ срочный контракт может быть заключен только на определенные виды работ:

1. на время отсутствия постоянного сотрудника, например, декретный отпуск или продолжительная болезнь;
2. на временные работы, после выполнения которых работники будут не нужны в штате предприятия;
3. на сезонные работы, которые определяются природными условиями местности;
4. на время стажировки, после окончания которой стажер либо увольняется, либо его переводят на постоянную работу.

Срочное соглашение обычно подписывается с пенсионерами, людьми творческих специальностей, студентами, совместителями, а также с руководителями высшего звена: генеральным директором, его заместителями, главным бухгалтером предприятия.

Обратите внимание! Особенностью срочного договора считается то, что по законодательству он не заключается на период дольше 5 лет (статья 58 ТК РФ). Если по прошествии этого времени ни один из участников соглашения не пожелал разорвать трудовые отношения, то срочный договор утрачивает свою юридическую значимость и считается автоматически бессрочным.

Если администрация желает расторгнуть трудовые отношения, она должна за 3 дня до окончания срока предупредить работника об этом. Причем уведомление передается в письменной форме.

После этого издается приказ об увольнении. В трудовой книжке производится запись, что сотрудник увольняется по окончании срока трудового договора.

При срочном соглашении имеются особенности с определением срока испытания. Для сезонных работ он не превышает 2 недель, а для временных вовсе не назначается.

Социальные гарантии для сотрудников, работающих ограниченный срок на предприятии, предоставляются в полном объеме.

Видео о том, что такое срочный трудовой договор:

Бессрочный

Бессрочный договор подписывается с работником на добровольной основе при приеме его на постоянную работу без указания ее окончания.

При бессрочном договоре заключается испытательный срок, продолжительность которого составляет не более 3-х месяцев. Об этом указывается в тексте документа. Там же определяется должность, на которую сотрудник принимается, режим и условия работы, оклад и премирование, права и обязанности.

При оформлении бессрочного договора в тексте не указывается причина его заключения. Данный пункт обязателен для срочного соглашения.

Если требуется внесение изменений в условия бессрочного контракта, то необходимо оформление дополнительного соглашения к нему. Это может понадобиться при переходе на другую должность, изменении оклада, режима или условий труда.

Внимание! Уволиться сотрудник может достаточно легко, предупредив об этом администрацию за 2 недели. Работодатель имеет право уволить работника только за систематические нарушения дисциплины, то есть должны иметься веские причины для этого (статья 81 ТК РФ).

Данный вид договора считается более надежным для работника.

Коллективный

Коллективный договор – документ, фиксирующий социальные и трудовые взаимоотношения между администрацией предприятия и его сотрудниками. Основные разделы, которые должны входить в содержание документа описаны в статье 41 ТК РФ.

В него не могут включаться такие условия, которые бы нарушали права сотрудников, гарантированные Трудовым кодексом. При принятии коллективного соглашения каждый имеет право участвовать в его создании.

Сторонами коллективного соглашения являются все сотрудники предприятия и администрация. Его заключение не обязательно. Договор составляется на 3 года. До окончания срока он не может быть ни отменен, ни расторгнут. По истечении его действия, если он не был перезаключен, он автоматически продлевается на тот же срок.

Договор составляется в 2-х экземплярах. Один хранится у руководителя, второй у председателя профсоюза.

В содержание коллективного договора обычно включают следующие пункты:

• оплата труда, где указывается система и виды оплаты, формы премирования, материальное поощрение, денежные пособия и компенсации.
• Время работы. Составляются все режимы работ с необходимым временем отдыха.
• Условия труда. Включаются мероприятия по охране здоровья, уменьшения негативных влияний на работника во время производственного процесса.
• Социальная гарантия. Возможность предоставление бесплатных оздоровительных путевок или их частичная оплата для сотрудников и членов их семей.

Индивидуальный

Индивидуальный договор составляется между отдельным сотрудником и администрацией предприятия. В нем оговариваются индивидуальные условия трудовых отношений. Договор предоставляется в письменной форме.

Работник обязуется в соответствии со своей квалификацией производить работы по специальности. Работодатель обязуется обеспечить нормальные условия для работы, а также оплачивать труд сотрудника в соответствии с окладом и тарифной ставкой предприятия.

В договор включаются следующие необходимые пункты:

• место работы;
• должность или профессия;
• оплата труда;
• дата начала трудовой деятельности.

В индивидуальное соглашение также входят дополнительные пункты: режим работы, срок испытания, сохранение коммерческой тайны.

Договор трудового найма

Договор найма составляется между исполнителем и нанимателем при выполнении конкретной деятельности. Законодательно данные отношения защищаются Гражданским кодексом. Трудовая книжка не оформляется.

Гражданско-правовой

Гражданско-правовой договор оформляется между исполнителем и заказчиком на конкретный вид услуг. По окончанию этих работ договор прекращает действие. Заказчик получает услугу и оплачивает ее исполнителю.

Гражданско-правовой договор составляется в письменном виде. Используется, когда на предприятии нет необходимости открывать штатную единицу, так как работник, которого принимают, будет выполнять разовые работы.

Важно! Трудовой стаж по данному виду договора не засчитывается. Никаких социальных гарантий у работника нет. Например, он может быть уволен, если во время работ заболел.

Данный вид соглашения выгоден для работодателя. Он сможет сэкономить свои средства на временном работнике.

Соглашение о подряде

Договор подряда представляет собой разновидность гражданско-правового соглашения. Он заключается между исполнителем и заказчиком на определенный вид работ, регламентируется статьей 702 Гражданского кодекса РФ.

Причем результат работы, выполняемой по условиям подряда, имеет овеществленную форму. Это является главным его отличием от гражданско-правового соглашения, при котором результатом является оказанная услуга. Например, перевозка грузов, юридическая консультация.

Для подрядного договора основными требованиями считаются предмет сделки, срок проведения работ и цена. Предметом подряда является заказ: его объем и содержание, способы производства или переработки.

Цена устанавливается по рассчитанной смете. Стоимость может быть приблизительной, когда из-за определенных условий, она меняется, а может быть постоянной.

При заключении подряда в большем выигрыше остается работодатель. Ему не надо контролировать работу, обеспечивать нормальные условия труда, производить выплаты по больничным и отпускам.

У исполнителя имеются также положительные стороны при заключении подобной сделки. Он может свободно распоряжаться своим временем, над ним нет большого количества руководства. Но при этом он лишен всех социальных гарантий, которыми обеспечиваются сотрудники, подписавшие трудовой договор.

Для начисления пенсии важно производить перечисления страховых взносов. Осуществлять данные выплаты может как работодатель, так и сам исполнитель. В этом случае стаж для расчета пенсии будет увеличиваться.

Обратите внимание! Для больничных листов время работы по договору подряда не засчитывается, запись в трудовую книжку не производится.

Видео о том, что такое договор подряда и особенности его заключения с физическим лицом:

Эффективный контракт

Эффективный контракт – это разновидность трудового договора, в котором подробно расписываются обязанности работника и его материальное поощрение при достижении высоких показателей. Поддерживается эффективный контракт статьями Трудового кодекса.

Заключаются такие соглашения в основном с бюджетными работниками: учителями, воспитателями, врачами, медперсоналом. Контракт может оформляться как отдельный документ, так и как допсоглашение к уже оформленному трудовому договору. Обязательности в его подписании нет. Он может быть оформлен только при согласии сотрудника.

Главной особенностью данного контракта является повышение эффективности выполняемой работы. Стимулом для этого является денежная заинтересованность. Для этого требуется глубокая проработка соответствия показателей результатов и их материального стимулирования.

Внимание! Работа по эффективному контракту засчитывается как в трудовой стаж, так и для расчета пенсионных выплат. Все гарантии, прописанные в Трудовом кодексе, сохраняются.

Какой выбрать при приеме на работу?

При приеме на работу более выгодным для сотрудников является трудовой договор, по которому обеспечиваются все социальные выплаты и гарантии: происходит увеличение трудового стажа, производятся отчисления в Пенсионный фонд, имеется оплачиваемый отпуск и больничный лист.

При подписании договоров на временные, подрядные работы в выигрыше остается работодатель, который может сэкономить свои средства. Подрядный контракт для исполнителей интересен в качестве дополнительного заработка к основной работе, так как выполнять его можно в любое удобное для исполнителя время. Главное, результат и соблюдение сроков.

При оформлении на любые работы требуется составление договоров, которые различаются по срокам, видам работ, правовому регулированию.

Трудовые договоры имеют ряд преимуществ перед гражданско-правовыми. Данные преимущества связаны с гарантированной социальной поддержкой, начислением стажа, оформлением трудовой книжки.

Видео о том, чем гражданско-правовой договор отличается от трудового договора:

Сейчас для работников бюджета разрабатывается и внедряется разновидность трудового договора – эффективный контракт. Он сохраняет все гарантии сотрудникам и позволяет повышать результативность работ за счет материального стимулирования.

Обоснование необходимости приёма новых сотрудников

В конце 2010 года руководство ООО «Авангард Электро» приняло решение о введении дополнительных должностей в подразделение светотехнического оборудования. Мотивом к решению было составление функциональной матрицы отдела (см. Приложение 3) и выявление недостаточной эффективности работы отдела по причине перегрузки имеющихся сотрудников или выполнения им не свойственных дополнительных функций вместо качественного осуществления прямых (таблица 2).

Таблица 2. Анализ функциональных кадровых недочётов ООО «Авангард Электро»

№	Отрицательный фактор	Причина	Результат	Необходимое изменение
	Допущение ошибок менеджерами в осуществлении полного контроля сделок купли-продажи	Менеджерам выставлен ежедневный план совершения «холодный» и «тёплых» контактов. Если план не будет выполнен, то вводятся штрафные	Допущение ошибок связанных с количеством товара, сроками доставки, числовые ошибки в выставленных счетах из-за	Введение в штат нового сотрудника (оператора), который бы обеспечивал необходимое количество «холодных» контактов в день и только в случае наличия потребности в продукции у
№	Отрицательный фактор	Причина	Результат	Необходимое изменение
санкции. Бывают дни, когда менеджер перегружен заявками клиентов и ему некогда выполнять план контактов, но он вынужден делать это, при этом сокращая время осуществления сделок	обоснованной ранее поспешности	потенциального клиента, с которым произведён контакт — соединение с соответствующим менеджером
	Региональный менеджер не справляется со своими обязанностями во всей полноте	Этому способствует как первая причина, так и то, что региональный менеджер обслуживает одновременно 5 регионов: г. Красноярск (Красноярский край), г.Томск (Томская область), г. Барнаул (Алтайский край), г.Кемерово и г.Новокузнецк (Кемеровская область), г.Иркутск (Иркутская область)	Допущение ошибок связанных с количеством товара, сроками доставки, числовые ошибки в выставленных счетах из-за обоснованной ранее поспешности	Введение в штат дополнительную единицу на должность регионального менеджера с передачей ему курирования двух регионов: г.Иркутск (Иркутская область), г.Кемерово и г.Новокузнецк (Кемеровская область)

Таким образом, перед компанией стоит задача отбора и найма сотрудников на должности: оператор по звонкам и региональный менеджер.

Поиск, отбор и найм сотрудников ООО «Авангард Электро»

Поиск, отбор и найм персонала в ООО «Авангард Электро» производится следующим образом:

при поиске кандидатов на должность преимущественно используются только внешние источники. За три года существования повышение в должности (то есть использование внутреннего источника персонала) производилось дважды, но при этом первоначальные функции за сотрудниками по-прежнему сохранялись, что говорит не о замене должности, а о возложении на человека дополнительных обязанностей, связанных с возросшей ответственностью.

Поиск персонала по внешним источникам производится тремя путями:

1. Опубликование объявлений на трудовых сайтах в сети Интернет.

2. Звонки с предложением должности по уже размещённым на сайтах и наиболее подходящих резюме.

3. Личные рекомендации сотрудниками компании своих знакомых.

отбор кадров имеет два этапа. Первый этап, в котором из всей массы соискателей выбирается ограниченная 3-5 лицами группа, производится непосредственным руководителем отдела, в который требуется сотрудник. Второй этап, в котором производится окончательный выбор сотрудника, производится директором компании. Оба этапа подразумевают анкетирование и собеседования.

найм персонала производится посредством заключения трудового договора, при этом предусматривается испытательный срок длительностью 2 месяца, в течение которого он будет обучаться и курироваться определённым сотрудником компании.

В связи с выявлением функциональных кадровых недочётов (см. таблицу 2) перед предприятием стоит необходимость приёма в штат двух новых кадровых единиц: оператора по звонкам и регионального менеджера.

Руководство компании составило по каждой из должностей письменный список обязанностей (функций).

Оператор по звонкам должен:

1. Ежедневно осуществлять 100 звонков потенциальным клиентам, из которых 50 звонков относятся к территории г.Новосибирска и Новосибирской области, а 50 звонков относятся к территориям других регионов, с которыми сотрудничает компания.

2. Вести записи по каждому потенциальному клиенту.

3. При наличии у потенциального клиента заявки, переключать его на соответствующего менеджера.

4. Предоставлять менеджерам информацию по клиентам.

Региональный менеджер должен:

1. Устанавливать хорошие взаимоотношения с клиентами регионов: г.Иркутск (Иркутская область), г.Кемерово и г.Новокузнецк (Кемеровская область).

2. Качественно осуществлять сделки купли-продажи.

3. Стимулировать клиентов на дальнейшие и большие покупки.

4. Ежемесячно сдавать отчётность по установленному плану.

После определения должностных обязанностей были выявлены профессиональные и личные качества, которыми должны обладать сотрудники (таблица 3 и таблица 4).

Таблица 3. Требования к качествам оператора по звонкам

№	Качество	Характеристика
Профессиональные качества
	Речь	Грамотно поставленная, последовательная
Продолжение таблицы 3
№	Качество	Характеристика
	Владение компьютером	Знание пакета офисных программ Microsoft Office, скорость печати на клавиатуре от 200 знаков в минуту кириллицей и латиницей
Личные качества
	Возраст	18-25 лет
	Образование	От среднего специального
	Семейное положение	Не имеет значения
	Другие качества	Ответственность, исполнительность

Таблица 4. Требования к качествам регионального менеджера

№	Качество	Характеристика
Профессиональные качества
	Речь	Грамотно поставленная, последовательная
	Владение компьютером	Знание пакета офисных программ Microsoft Office, скорость печати на клавиатуре от 200 знаков в минуту кириллицей и латиницей
	Другие качества	Энтузиазм, способность принимать правильные решения, нацеленность на результат
Личные качества
	Возраст	18-25 лет
	Образование	От среднего специального
	Семейное положение	Не имеет значения
	Другие качества	Ответственность, исполнительность

Непосредственный процесс отбора персонала производился путём трёх этапов.

Первый этап был произведён директором компании. Был использован метод первичного отбора — анкетирование. Руководителем было рассмотрено несколько резюме, размещённых на сайте www.e-rabota.ru в результате чего им были выявлены предварительные кандидаты на должности оператора по звонкам и регионального менеджера. Из всего списка пройти первичное собеседование (что составляет суть первичного отбора в ООО «Авангард Электро») согласились 8 кандидатов на должность оператора и 10 кандидатов на должность регионального менеджера. Каждому кандидату было назначено определённое время посещения.

Второй этап отбора был произведён руководителем отдела светотехнического оборудования. Он состоял из предварительного собеседования, в котором соискателям рассказывалась суть предлагаемой им работы, а также по обеим должностям задавались вопросы:

рассказ о предыдущих местах работы;

обоснование решения смены рабочего места;

каких целей в жизни хотелось бы достичь человеку;

В результате непринуждённой беседы руководитель светотехнического отдела интуитивно определял степень наличия или отсутствия соответствия человека данной должности.

Умение работать за компьютером, владение пакетом программ Microsoft Office и скорость печати проверены не были, а выяснены устно. То есть тестирования не было. Уровень образования, возраст, семейное положение были выяснены исходя из метода анкетирования (резюме).

В результате первичного отбора руководителем светотехнического отдела было выбрано на должность оператора по звонкам 3 человека, на должность регионального менеджера 2 человека. Эти люди были призваны на повторное собеседование к руководителю компании на следующий день. Остальным были сделаны звонки с сообщением об отказе в должности.

Третий этап отбора производился директором компании. Собеседование носило ситуационный характер. То есть директор не задавал общие вопросы кандидатам, а создавал рабочие ситуации и предлагал назвать соискателям их собственное решение. В результате реакций соискателей на практические задачи и решений, которые они предлагали, руководитель ООО «Авангард Электро» отобрал на каждую должность по одному кандидату. Каждому был установлен испытательный срок в 2 месяца.

>Как выглядит образец служебной записки о приеме на работу сотрудника? Нюансы написания документа

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

1. изложение, которое выполняется на листе А 4 обычной ручкой.
2. Заверение личной подписью.
3. Визирование (согласование) – при необходимости.
4. Регистрирование в специальном канцелярском журнале.
5. Рассмотрение и наложение резолюции.
6. Выполнение.
7. Контроль исполнения.
8. Сохранение.

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Также они должны уметь считать экономическую выгоду, то есть то, каков КПД тех или иных хозяйственных операций.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

• наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
• указание данных автора, от имени которого подается записка;
• наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
• непосредственно текстовое содержание;
• дата написания;
• подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

11 мая 2016 года

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

Трудовой кодекс Российской Федерации № 197-ФЗ вступил в действие с 1 февраля 2002 года, в него регулярно вносились поправки. Последние изменения вступили в действие 6 октября 2006 года.

Многие нормы Трудового кодекса в редакции ФЗ № 90 содержат новые правовые решения, учитывающие современные потребности общества, необходимость устранения пробелов и противоречий в правовом регулировании.

Концептуальные подходы к решению проблем правового регулирования не изменились, но внесенные поправки и дополнения весьма существенны.

Особое внимание в Трудовом кодексе уделено обязанностям работодателя.

В соответствии со ст. 20 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель.

Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель – физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок (в случае установления работнику испытания при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода из другой организации, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое).

Приказ (распоряжение) о приеме на работу не подменяет трудовой договор, а является односторонним внутренним распорядительным документом работодателя. Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать трудовому договору, так как в трудовую книжку вносится запись – основание приема на работу, соответствующая сведениям, указанным в приказе. На основании приказа, помимо трудовой книжки, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а).

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Работодатель должен уделить особое внимание грамотному ведению документооборота, поскольку это может послужить причиной возникновения трудового спора.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника (ст. 68 ТК РФ). К последним относятся прежде всего: Должностная инструкция, Штатное расписание, документация по охране труда.

Трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, приказы (распоряжения) о поощрениях и взысканиях, а также вышеуказанные персональные данные работника должны быть сформированы кадровой службой в личное дело работника. Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, также является трудовая книжка. При приеме на работу на каждого работника должна вестись личная карточка работника № Т-2.

Работодатель и его представители в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке данных работника обязаны соблюдать следующие требования, установленные в ст. 86 ТК РФ:

1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.

3. Все персональные данные работника следует получать у самого работника. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Работодателю следует позаботиться, чтобы правила внутреннего трудового распорядка были вывешены на видном месте в помещении, где предстоит работать данному работнику, либо их экземпляр следует приложить к трудовому договору, или предусмотреть в трудовом договоре отметку «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка».

Без правил внутреннего трудового распорядка, а также ведения табеля учета использования рабочего времени будет невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня.

Без должностной инструкции работодатель практически не может ни потребовать от работника улучшения качества его работы, ни применить дисциплинарные взыскания против нерадивых работников. Каждый работник должен получить на руки один экземпляр инструкции и расписаться в том, что он с нею ознакомлен и обязуется соблюдать ее требования. Целесообразнее всего сделать это при подписании трудового договора.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

По трудовому договору работодатель обязуется:

— предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;

— обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права;

— своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Прежде всего, в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица). Наименование работодателя должно быть полным, то есть соответствовать тому наименованию, которое указано в его учредительных документах (в частности, в уставе организации).

Далее указываются те условия, которые являются существенными (необходимыми) для любых трудовых договоров:

— место работы (с указанием структурного подразделения);

— дата начала работы;

— наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

— права и обязанности работника;

— права и обязанности работодателя;

— характиристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и/или опасных условиях;

— режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

— виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Не менее важна документация по охране труда, особенно в хозяйственных обществах, занимающихся производственной деятельностью, где высок риск производственного травматизма. Часто работодатели вообще ничего не знают ни о данной документации, ни о штрафах, которые налагает на них Государственная инспекция труда (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заносится запись в журнал инструктажей по технике безопасности.

Штатное расписание следует утверждать не реже одного раза в год, причем его необязательно доводить до сведения работников.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ, трудовая книжка предъявляется работодателю при поступлении на работу. Трудовая книжка должна быть сдана работником работодателю при приеме на работу. Если работник поступает на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем. При поступлении на работу лиц, имеющих на руках трудовую книжку неустановленного образца, работодатель обязан завести на указанных работников новые трудовые книжки. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

№ Т-2 «Личная карточка работника»,

№ Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»,

№ Т-3 «Штатное расписание»,

№ Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»,

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№ Т-7 «График отпусков»,

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

№ Т-10 «Командировочное удостоверение»,

№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№ Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Вывод:

при приеме на работу работодателем обязательно должны быть оформлены следующие документы:

— трудовой договор;

— приказ о приеме на работу;

— личная карточка работника;

— заполнена трудовая книжка;

— работодатель обязан ознакомить работника под роспись:

1) с правилами внутреннего трудового распорядка;

2) должностной инструкцией и инструкцией по технической безопасности.

Материал подготовлен специалистами ИП «Аудит НСК»