Содержание
- Контроль сроков исполнения документов и поручений
- Сроки исполнения документов
- Ведение контроля исполнения документов и поручений
- Организация контроля исполнения документов (поручений)
- Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки
- Правила заполнения докладной и служебной записки
- Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
- ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЗА КОНТРОЛЕМ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ И СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
- Список ответственных лиц за контролем исполнения документов, поручений и служебной корреспонденции в структурных подразделениях Министерства здравоохранения Челябинской области
- Создание эффективной системы контроля исполнения поручений
Контроль сроков исполнения документов и поручений
Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно.
Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).
Контроль исполнения документов и поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.
Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности:
- контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросах;
- контроль сроков исполнения документов.
Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).
В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.
В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников.
В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).
Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.
Контроль исполнения документов включает:
- сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
- постановку документа на контроль;
- оперативное доведение до исполнителя документа (его отдельного пункта или задания);
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
- снятие исполненного документа с контроля (внесение записи в РКФ);
- учет и обобщение результата контроля;
- информирование руководства организации о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.
При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.
Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
- поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;
- запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
- письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
- обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
- протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
- письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара;
- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения
- Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
- Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.
Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.
ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.
Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.
Ведение контроля исполнения документов и поручений
На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Примерная форма контрольного журнала
№ пп |
Дата и регистрационный № документа |
Срок исполнения |
ФИО исполнителя |
Отметка об исполнении | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Лицевая сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31* | |
Наименование вида документа | Автор (корреспондент) документа |
Дата поступления и регистрационный номер документа | Дата и регистрационный номер документа |
Заголовок (краткое содержание) документа | |
Резолюция (кому направлен документ) | |
Срок исполнения документа | Исполнитель |
Оборотная сторона
Ход исполнения документа **
Отметка об исполнении документа
Индекс дела
* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.
** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.
Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
с расширенным составом реквизитов
**>
Лицевая сторона
**>
Корреспондент | |||
Дата поступления | № документа | Дата документа | Входящий № |
Число листов | |||
Генеральный директор | Срок исполнения | Резолюция | |
Начальник | Срок исполнения | Резолюция | |
Исполнитель | Дата |
**>
Оборотная сторона
**>
Исполнитель | Дата | Исходящий № (промежуточный отв.) |
Исполнитель | Дата | Исходящий № (промежуточный отв.) |
Куда (кому) | Число листов | |
Кем подписан | ||
Ход исследования | ||
Отметка об исполнении | № дела |
В контрольной картотеке РКК систематизируются по:
- срокам исполнения документов;
- исполнителям;
- группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).
Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.
Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.
Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.
Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:
- задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
- задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
- задание текущего месяца – каждые 10 дней.
В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.
ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.
Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам — руководитель или орган управления, принимавший решение.
Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.
При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:
- краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
- отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год.
**>
Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
для руководителя организации
СПРАВКА
об исполнении документов по состоянию на ___________
№ п/п |
Наименование подразделения | Документы на контроле | Из них: | ||||
всего | поступило в предыдущем месяце | исполнены в срок | исполняемые в срок | с продленным сроком исполнения | не исполненные в срок | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
руководителям структурных подразделений
СПРАВКА
об исполнении документов в ____________________ по состоянию на ___________
(наименование подразделения)
Вид, регистрационный номер и дата документа |
Заголовок (краткое содержание) документа | Срок исполнения | Исполнитель | Причины неисполнения в срок | Сведения о ходе исполнения | Когда будет исполнен документ |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных.
В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.
По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.
Организация контроля исполнения документов (поручений)
Контроль исполнения документов (поручений) в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.
Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, поскольку для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учетные данные о документах, которые вводятся в систему (в электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. Инструкция должна определять:
кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях; какие документы ставятся на контроль; этапы контроля исполнения документов; типовые сроки исполнения документов; формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД); ведение (основные этапы) контроля исполнения документов; порядок работы исполнителя с документами; обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).
На контроль ставятся документы, требующие исполнения, то есть содержащие просьбы, запросы, поручения вышестоящих органов и руководства организации и др. Как правило, это поступившие в организацию (входящие) документы и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.).
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Перечень типовых сроков исполнения документов включается в Инструкцию по делопроизводству организации. Типовой срок исполнения документа может быть изменен руководителем организации только в сторону его уменьшения.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Продление срока исполнения документа должно быть серьезно обосновано, что входит в обязанности ответственного исполнителя.
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях (исключая нерабочие праздничные дни):
внутренних — с даты подписания (утверждения) или регистрации документа, поступивших из других организаций — с даты их поступления, обращений граждан – с даты их регистрации в организации, на которую законом отведено три дня с момента поступления обращения.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его исполнение имеют право только вышестоящие органы или организация — автор документа.
Служба контроля периодически обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации.
Данные контроля исполнения должны содержать сведения ходе и сроках выполнения документов и быть средством обратной связи (исполнитель — руководитель) в управлении. Эти данные необходимы для повышения исполнительской дисциплины, для принятия решений руководством о поощрении работников, не допускающих неисполнения документов в установленные сроки, и, в свою очередь, для принятия мер по наказанию работников, систематически допускающих такие нарушения.
Контроль сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в несколько этапов:
- постановка документов на контроль;
- проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
- снятие документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
На контроль поступают только зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль, поэтому служба делопроизводства должна, прежде всего, обеспечить доведение документа до исполнителя, что осуществляется под роспись работника, а также в электронном виде — по системе электронного документооборота. Если у документа несколько исполнителей, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии документа.
Как правило, за 3-5 дней до срока исполнения служба делопроизводства напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа, для этого исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документа (документов).
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до окончания этого срока направляет руководителю обоснование в форме докладной или служебной записки о необходимости продления срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ считается неисполненным. Решение руководителя о продлении срока исполнения сообщается в службу делопроизводства.
После исполнения документы снимаются с контроля. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело и составляют единый комплекс документов.
Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года). Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и др.
Данные о результатах контроля используются руководством для принятия решений, направленных на совершенствование деятельности организации.
В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД
Докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки
Докладная записка – документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации (структурного подразделения) и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя.Докладная записка составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения.
Служебная записка – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Служебная записка оформляется почти аналогично докладной записке.
Пояснительная записка – документ, который составляется для пояснения содержания отдельных положений документа (проекта приказа или иного нормативного документа, программы, плана, заявки, сметы и др.), который прилагается с обоснованиями целесообразности издания этого документа. В пояснительной записке, при необходимости, приводятся результаты проработок затронутого вопроса и проведенной экспертизы, обоснования и расчеты, а также прогнозы социально-экономических и других последствий выполнения предлагаемых решений.
Объяснительная записка – документ, в котором автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу организации о причинах невыполнения задания, поручения, обязательства или совершения несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для организации.
Справка – документ, который подготавливается для отражения результатов производственно-финансовой деятельности организации, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных событий, фактов и другую необходимую информацию.
Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. Типовые справки о работе, доходах работника, могут оформляться на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справку подписывает уполномоченное на то лицом организации, и она заверяется печатью.
Правила заполнения докладной и служебной записки
Докладные (служебные) записки составляются на стандартной листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются:
- название вида документа (докладная или служебная записка);
- наименование структурного подразделения;
- дата;
- регистрационный номер;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Докладная (служебная) записка адресуется генеральному директору организации и его заместителям, руководителю подразделения или руководителю вышестоящего органа и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности организации, выполнении заданий по командировке, ревизии, проверке (с выводами и предложениями), пр.
Докладная (служебная) записка составляется как по инициативе работника организации, так и по указанию генерального директора (его заместителя), руководителя структурного подразделения организации. По инициативе работника докладная (служебная) записка составляется для принятия определенного решения должностным лицом, которому она адресована.
Текст докладной (служебной) записки обычно включает в себя описательную и заключительную части. В описательной части отражается суть поднятого вопроса в записке, приводятся ссылки на факты и события, документы, повлекшие необходимость написать докладную (служебную) записку. В заключительной части печатаются выводы, просьбы, предложения. Рекомендуется заканчивать докладные (служебные) записки фразами: «Прошу Вашего решения», «Докладываю в порядке информации» и др. (в зависимости от содержания).
Если в докладной (служебной) записке излагаются мнения, предложения или заключения автора, которые основываются на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например, «Данное предложение согласовано (поддерживается) руководителями дирекций И.О.Фамилия, И.О.Фамилия» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).
Докладная (служебная) записка подписывается составителем, если она подается руководителю подразделения, а руководителем подразделения, когда она представляется генеральному директору (его заместителям) организации.
Резолюция генерального директора организации по изложенным в докладной (служебной) записке вопросам ставится отделом управления делами на контроль, при этом устанавливается срок выполнения, если он не указан генеральным директором организации.
Визы согласования проставляются на подлиннике записки с оборотной стороны. Отметка об исполнителе печатается на подлиннике записки на последнем листе в левом нижнем углу лицевой стороны.
Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
По содержанию докладные записки подразделяются:
- на инициативные;
- информационные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресата;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1
Внешняя докладная записка
Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: sever@sev.ru ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 |
Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
В дело № 03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный (исходящий номер);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если есть);
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Пример 2
Внутренняя докладная записка
Отдел продаж |
Директору ООО «Ромашка» И.И. Сидорову |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
О прогуле, совершенном менеджером
отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
В дело № 02-10
Сидорова 07.04.2014
Наш совет
Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.
Оформление реквизитов докладной записки
При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).
Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование
структурного подразделения Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_____________ № _________
Адресат
Заголовок
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).
Обратите внимание
Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Обратите внимание
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание
Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.
Кстати
Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.
Пример 5
Служебная записка
Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 |
Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову |
В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.
Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:
1. Симакину И.П.
2. Иванову П.Н.
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
В дело № 02-14
Ильина 16.04.2014
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности
По содержанию объяснительные записки подразделяются:
- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.
Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.
Оформление отдельных реквизитов докладной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Текст объяснительной записки должен содержать:
• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.
По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).
Обратите внимание
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Пример 6
Объяснительная записка
Считать причины неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.
Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014
Директору ООО «СВ»
А.В. Смолкину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.
Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.
Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.
▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.
Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок
Дата документа |
Регистрационный номер |
Вид документа, краткое содержание |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Куда передан |
Расписка в получении (подпись, дата) |
Отметка о направлении документа в дело |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
07.04.2014 |
03-10/14 |
Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. |
Начальник отдела кадров |
Инспектор отдела кадров |
Отдел кадров |
Смирнова В.А. |
В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Обратите внимание
Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:
1) перечень нерегистрируемых документов.
2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:
• место регистрации;
• время и порядок регистрации;
• правило образования регистрационного номера;
• форма, в которой производится регистрация;
• перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;
• правила учета движения документов после регистрации;
• принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);
3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).
Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок
Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.
Наш совет
При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.
>ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЗА КОНТРОЛЕМ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ И СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ЗА КОНТРОЛЕМ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ И СЛУЖЕБНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 5 сентября 2013 года N 1488
Об организации работы за контролем исполнения документов, поручений и служебной корреспонденции
В соответствии с распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 N 410-р «Об Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области», приказом Министерства здравоохранения Челябинской области от 25.02.2012 N 268 «О Регламенте работы Министерства здравоохранения Челябинской области и взаимодействия с органами исполнительной власти, государственными учреждениями и предприятиями, подведомственными Министерству здравоохранения Челябинской области»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый список ответственных лиц за контролем исполнения документов, поручений и служебной корреспонденции в структурных подразделениях Министерства здравоохранения Челябинской области.
2. Назначить Бухарову С.В., консультанта административно-контрольного управления Министерства здравоохранения Челябинской области, ответственным за контролем исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, по правовым актам Российской Федерации, Челябинской области и Минздрава России, поручений Губернатора Челябинской области и его заместителей, поручений председателя Правительства Челябинской области и его заместителей, служебной корреспонденции Минздрава России, поручений Министра здравоохранения Челябинской области и его заместителей, обращений граждан, служебной корреспонденции, иных поручений и документов (далее именуется — поручения).
3. Консультанту административно-контрольного управления Министерства здравоохранения Челябинской области Бухаровой С.В.:
1) направлять руководителям структурных подразделений Министерства здравоохранения Челябинской области напоминания об исполнении поручений за 15 дней до истечения срока исполнения документа;
2) еженедельно готовить информацию об исполнении поручений по руководителям структурных подразделений Министерства здравоохранения Челябинской области и ответственным исполнителям, зафиксированных в поручениях;
3) еженедельно доводить до сведения Министра здравоохранения Челябинской области информацию о поручениях, стоящих на контроле, с указанием сроков исполнения документов.
4. Ответственным лицам за контролем исполнения поручений в структурных подразделениях Министерства здравоохранения Челябинской области:
1) осуществлять проверку оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 N 410-р, и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Челябинской области, государственных учреждениях и предприятиях, подведомственных Министерству здравоохранения Челябинской области, утвержденной приказом Министерства здравоохранения Челябинской области от 29.04.2013 N 597;
2) еженедельно, каждый четверг до 12.00 представлять консультанту административно-контрольного управления Министерства здравоохранения Челябинской области Бухаровой С.В. информацию об исполнении поручений.
5. Руководителям структурных подразделений Министерства здравоохранения Челябинской области довести до сведения сотрудников структурных подразделений настоящий приказ.
6. Возложить персональную ответственность на сотрудников Министерства здравоохранения Челябинской области за своевременное и надлежащее исполнение поручений.
В случае несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручения руководитель структурного подразделения вносит Министру здравоохранения Челябинской области предложения о привлечении к ответственности сотрудников Министерства здравоохранения Челябинской области за нарушение сроков исполнения поручения либо за их ненадлежащее исполнение.
7. Признать утратившими силу:
приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 29.01.2009 N 84 «Об организации работы за контролем исполнения документов, поручений и служебной корреспонденции»;
приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 16.05.2011 N 636 «О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 29.01.2009 N 84»;
приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 20.03.2013 N 376 «О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 29.01.2009 N 84».
8. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Министр здравоохранения
Челябинской области
Д.А.ТАРАСОВ
Список ответственных лиц за контролем исполнения документов, поручений и служебной корреспонденции в структурных подразделениях Министерства здравоохранения Челябинской области
Утвержден
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 5 сентября 2013 года N 1488
N |
Наименование |
Ф.И.О. ответственного лица, |
Отдел информационных технологий |
Агапова Ю.О. — консультант |
|
Отдел лицензирования |
Бессонова Е.А. — ведущий специалист |
|
Административно-контрольное |
Бухарова С.В. — консультант |
|
Отдел мобилизационной работы |
Дружинин Д.А. — главный специалист |
|
Организационно-фармацевтический |
Дюрягина М.В. — начальник |
|
Управление организации |
Киселева О.А. — заместитель |
|
Отдел бухгалтерского учета |
Лисеенкова Ю.М. — начальник |
|
Инженерно-технический отдел |
Мальцева В.Р. — старший инженер |
|
Планово-экономический отдел |
Никитина Е.В. — начальник |
|
Отдел исполнения бюджета |
Резник Н.А. — заместитель |
|
Отдел медицинской техники |
Рябицев А.М. — начальник |
|
Управление организации |
Самохвалов В.С. — консультант |
|
Управление модернизации системы |
Севрюкова В.С. — консультант |
|
Отдел контроля качества |
Суслов О.К. — начальник |
|
Отдел профилактики заболеваний |
Терре Н.А. — ведущий специалист |
|
Отдел лекарственного обеспечения |
Устюгова А.М. — заместитель |
Создание эффективной системы контроля исполнения поручений
Как известно, функционал помощника или персонального ассистента (как бы ни называлась эта должность в трудовой книжке) в разных компаниях варьируется в зависимости от специфики и размеров организации, корпоративной культуры, принятой в компании, и личности руководителя. Однако есть обязанности, без которых просто не обойтись любому персональному ассистенту, независимо от места его работы. В числе таковых – контроль исполнения поручений.
Во многих организациях неисполнение поручений и отсутствие контроля их своевременного исполнения является проблемой, т.н. «узким местом» (от англ. bottleneck – бутылочное горло), т.е. серьезным препятствием, сильно тормозящим бизнес-процессы компании. Тут от помощника действительно многое зависит! Однако не все так очевидно, как кажется на первый взгляд. Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда незаменимый помощник внезапно заболел или ушел в отпуск или в кои-то веки отправился в командировку, а за время его отсутствия … работа встала, поручения не фиксируются, сроки упущены, ответственные неизвестны. Как правило, это говорит не столько о незаменимости работника, сколько об отсутствии системы. Итак, задача помощника – выстроить именно систему контроля исполнения поручений. А система, как известно, во многом способна поддерживать свою работоспособность самостоятельно. И тут в одиночку не справиться! Но давайте разбираться со всем по порядку.
Контроль и его виды
Слона, как говорят, надо есть по частям. И начать стоит с терминологии.
Контроль – это сопоставление плана с фактическим положением дел. Контроль выявляет даже небольшие отклонения от запланированных результатов и действий людей и дает возможность изменять ситуацию.
Выделяют следующие виды контроля:
1. Предварительный. Осуществляется руководителем до фактического начала работы по поручению. Предварительный контроль используется с учетом человеческих, материальных и финансовых ресурсов, т.е., перед тем как отдать поручение в работу, руководитель должен убедиться, что у исполнителя есть ресурсы для его выполнения.
2. Понятийный (входящий). Применяется с целью уточнения:
– знает ли исполнитель о том, что у него есть поручение;
– как понял задачу тот, кто будет ее решать;
– как именно он будет это делать.
Данный вид контроля осуществляется помощником руководителя, причем сразу после постановки поручения. Цель – проверка понимания исполнителем сути поручения и своевременности его выполнения. На этом этапе задача помощника состоит в том, чтобы обратить внимание исполнителя на наличие поручения, сроки и приоритет поставленной задачи, убедиться, что поручение принято в работу. При этом помощнику необходимо «подсвечивать» срочные и важные поручения (вспоминаем матрицу Эйзенхауэра), например следующим образом: «Прошу обратить ваше внимание на то, что это поручение является важным и срочным!» Эта магическая фраза, произнесенная вовремя, поможет избежать многих недоразумений и непростительной потери времени – пускать процесс ранжирования задач по приоритетам на самотек недопустимо, ведь мнение исполнителей не всегда совпадает с мнением руководителя. Не забывайте: то, что очевидно для вас, может не быть таковым для других людей.
3. Текущий (промежуточный, контроль процесса). Цель – оценить текущий процесс деятельности: как выполняется работа, что уже сделано, какие возникли сложности. Этот вид контроля осуществляется помощником, когда работа уже идет, но срок исполнения поручения еще не наступил. Задача контроля – своевременно выявить отклонения, возникающие в ходе работы, проинформировать о них руководителя для возможной корректировки заданных параметров. Текущий контроль основывается на обратной связи.
4. Заключительный (итоговый, контроль результата). Применяется для того, чтобы оценить, достигается ли цель к заданному сроку.
Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Несмотря на то что вмешиваться в работу на данном этапе поздно, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились исполнители, вскрывает упущения и недостатки в работе. Помогает извлечь уроки на будущее. Как правило, на этой стадии руководитель и помощник работают совместно, т.к. квалификации помощника может быть недостаточно для определения полноты и корректности выполнения поручения.
Что и как нужно контролировать
Распределение ответственности за обеспечение контроля по ключевым направлениям зависит от размеров организации:
На контроль |
Размеры компании |
Ответственный за обеспечение контроля |
Нормы и требования законодательства |
До 20 чел. До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел. |
Руководитель организации Юрист, бухгалтер Юридическая служба, бухгалтерия Юридическая служба и руководители по направлениям |
Приказы руководителя |
До 20 чел. До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел. |
Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя Помощник и руководители по направлениям |
Требования локальных нормативных документов |
До 20 чел. До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел. |
Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя Руководители по направлениям деятельности |
Отдельные распоряжения руководителя |
До 20 чел. До 500 чел. Более 500 чел. |
Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя |
Поручения, поступающие от корпоративного центра |
До 1500 чел. До 2500 чел. Более 2500 чел. |
Помощник руководителя Помощник руководителя и секретариат Управление делами |
«Контроль» и «мониторинг» – разные вещи! Чтобы окончательно разобраться, что к чему, стоит обратить внимание еще на один термин, нередко встречающийся в современном менеджменте, – «мониторинг». Зачастую в литературе понятия «контроль» и «мониторинг» употребляются как тождественные, однако это принципиально разные вещи! Для применения системного подхода к управлению исполнением поручений эту разницу необходимо понимать. Если мониторинг – это наблюдение за параметрами объекта с фиксацией и сохранением данных, то контроль – это наблюдение с обязательным воздействием на объект в случае выхода значений параметров за пределы допустимых. Применительно к поручениям это означает, что помощник должен иметь инструмент мониторинга, т.е. вести некую базу данных, где он фиксирует поручения, сроки исполнения, ответственных и статус исполнения (выполнено/не выполнено). Однако для выстраивания эффективной системы контроля просто вести статистику недостаточно – контроль подразумевает активное управление ситуацией, корректировку и влияние, т.е. целенаправленное осознанное воздействие для того, чтобы добиться положительной динамики в исполнительской дисциплине.
Как добиться того, чтобы поручения выполнялись?
Чтобы поручения выполнялись, необходим комплексный подход к решению этой задачи. Система контроля исполнения поручений будет работать при соблюдении следующих принципов:
1) Высокий приоритет со стороны руководства. Руководитель должен демонстрировать, что неукоснительное соблюдение его поручений важно для него и компании.
2) Совместное обсуждение подходов к решению задачи. Для того чтобы учесть все риски и рассмотреть вопрос всесторонне, необходимо привлечь к обсуждению всех участников процесса – как руководителя, отдающего поручения, и помощника, их контролирующего, так и руководителей, которые будут отвечать непосредственно за исполнение. Договоренности в первую очередь должны касаться способов получения информации о поручении и сроках, формата отчета об исполнении, порядка переноса сроков, подходов к поощрению или наказанию в случае неисполнения поручений. Руководителю также стоит проинформировать подчиненных о полномочиях помощника в части контроля исполнения поручений (если вы новый человек в коллективе и еще не успели заслужить авторитет, сами попросите своего руководителя об этом).
3) Информирование всех работников компании о внедрении системы контроля исполнения поручений. Нужно обеспечить прозрачность подходов, т.е. правила должны быть формализованы в локальном нормативном документе компании.
4) Последовательность и регулярность. Исполнительская дисциплина повысится, если работники будут уверены, что каждое поручение зафиксировано, что за каждое поручение необходимо отчитаться, ни одно из них не упустят и не забудут, а за невыполнение поручений руководства неизбежно последует наказание. (Сразу стоит предусмотреть порядок информирования, ведь поручения могут быть невыполнимыми априори или иметь веские причины невыполнения в срок. Каждый такой случай нужно рассматривать индивидуально.)
Выглядит как задача для , скажете вы. Отчасти так оно и есть. Какова же роль помощника? Помощник – это как раз тот самый сотрудник компании, который должен проинформировать руководителя о том, что проблема существует, что она несет конкретные риски, что вы пытаетесь держать «руку на пульсе» (и пока получается во многом благодаря вашим личным качествам), однако отсутствие системы рано или поздно даст о себе знать и вас это беспокоит.
Главное – не забудьте сказать, что у вас есть конкретное предложение, как можно организовать систему контроля (т.е. это должна быть не просто проблема, поданная на блюдечке с голубой каемочкой, а проблема и варианты ее решения).
Даже если вы новый сотрудник компании, не стоит бояться обращаться к руководителю с подобным предложением. Если до сих пор ничего рокового в вашей компании не случилось из-за неисполненного/просроченного/неучтенного поручения, ваш руководитель все равно не пропустит мимо ушей ваше предложение. Пожалуй, во всей компании не найдется более заинтересованного человека в решении этой проблемы.
Важность эффективной коммуникации
Допустим, ваше предложение принято: руководитель обозначил важность задачи, объявил вашу роль в этом процессе, утвердил локальный нормативный документ, регламентирующий процесс, все работники компании проинформированы. Что дальше? Изданный документ рискует так и остаться бездушной бумажкой, если вы опустите руки на этом этапе. Как заставить все это работать?
Ответ кроется в первую очередь в навыках эффективной коммуникации помощника. Да, это та самая фраза, которую мы так часто встречаем в резюме на должности административного характера. Наличие таких навыков жизненно необходимо помощнику. В узком смысле, применительно к контролю исполнения поручений, эффективная коммуникация – это способ оперативной передачи информации без искажения и получение обратной связи о правильном понимании «послания».
Эффективная коммуникация строится:
- на уважении к собеседнику, умении слушать его, слышать и понимать его слова:
- умении чувствовать психологический настрой собеседника;
- применении методов аффективного слушания;
- умении применять на практике вербальные и невербальные способы (каналы) воздействия.
Эффективная или неэффективная?
- Неэффективная коммуникация – это пререкания с окружающими, направленные на защиту своих целей и планов. Она подразумевает наличие победителей и побежденных. Подобный стиль «общения» категоричен: есть «правильно» и «неправильно», «победа» и «поражение», «хорошо» и «плохо», без учета промежуточных состояний. Есть лишь одно верное мнение, поэтому можно пренебречь взглядами и переживаниями людей, которые способны обогатить наши знания о мире и сформировать целостную картину. Вместо этого мы постоянно отстаиваем свои узкие воззрения. Успехом считается пауза в конфликте, когда обороняющийся временно отступает. В итоге разногласия выливаются в сопротивление, потерю командной эффективности и даже саботаж, пока не воцарится баланс власти и уважения.
- Эффективная коммуникация, в свою очередь, ставит целью понять взгляды, чувства и мнения окружающих. Когда две стороны слушают друг друга, выигрывают обе. Взаимопонимание и уважение становятся основой сотрудничества, взаимозависимости и лояльности. Успех достигнут, если каждая из сторон скажет: «Да, именно это я и имел в виду. Вы меня поняли».
Эффективная коммуникация, несомненно, необходима для успешной реализации целей организации. Искаженные, неправильно трактуемые сообщения часто становятся причиной поражений крупных компаний, армий и народов.
Навыки эффективной коммуникации позволяют сосуществовать противоположностям – это высшая способность понять иную точку зрения и найти компромисс. Зачем спорить о том, кто прав и кто виноват? Цель эффективной коммуникации – наладить и оберегать взаимовыгодные и, следовательно, длительные рабочие взаимоотношения.
В разрезе контроля исполнения поручений помощник должен проявлять навыки эффективной коммуникации на всех этапах «путешествия» поручения:
1) Взаимодействие с руководителем при постановке поручений. Задача помощника – корректно зафиксировать поручение, стараясь придерживаться какой-либо определенной схемы целеполагания, например SMART. Это позволит подчиненным понять, что от них требуется. Формулировка поручения должна быть четкой, в глагольной форме (отвечать на вопрос: что сделать?), поручение должно иметь заданный срок исполнения, для каждого поручения должен быть определен ответственный исполнитель.
После того как поручение зафиксировано должным образом, помощнику обязательно следует убедиться в отсутствии неточностей, представить финальную версию протокола или реестра поручений руководителю на согласование либо устно переспросить: «Правильно ли я Вас поняла? Иванов И.И. должен разработать и предоставить на утверждение график реализации проекта в срок до 11 мая 2015 г.?»
Что такое SMART? SMART – это мнемоническая аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач.
Цель или задача, установленная по критериям SMART, имеет следующие характеристики:
• S – specific (конкретная) – ясная, точная, четко описанная;
• M – measurable (измеримая) – имеющая установленные показатели результата, по которым можно понять, что цель достигнута. Могут быть как количественными, так и качественными. Без данных критериев оценить выполнение задания практически невозможно;
• A – achievable (достижимая) – реалистичная, но требующая определенных усилий, что служит дополнительным мотивирующим фактором;
• R – relevant (уместная) – совпадающая с более широкими целями отдела, организации;
• T – time-bound (ограниченная во времени) – должны быть определены крайние сроки достижения цели.
2) Взаимодействие с исполнителями при передаче поручения в работу. Ключевая задача на этом этапе – убедиться, что исполнитель проинформирован о поручении и принял его в работу. Если организация небольшая, то помощник или секретарь контактирует напрямую с исполнителями посредством электронной почты или по телефону. В крупных организациях такое взаимодействие осуществлять сложно, поэтому помощник передает поручение и непосредственно взаимодействует с заместителями руководителя организации, а при передаче поручений действует принцип каскадирования, например: генеральный директор/помощник E заместитель генерального директора E директор департамента E начальник отдела E непосредственный исполнитель.
3) Информация об исполнении поручения передается обратным маршрутом: генеральный директор/помощник B заместитель генерального директора B директор департамента B начальник отдела B непосредственный исполнитель.
Помощник играет роль посредника при передаче информации о поручении. При этом для сокращения времени передачи данных помощнику целесообразно предусмотреть использование информационного ресурса, позволяющего выкладывать сводную информацию о поручениях в общий доступ, например на внутренний корпоративный портал организации, где любой работник в оперативном режиме может посмотреть, какие за ним числятся поручения, и направить помощнику комментарии.
4) При осуществлении промежуточного контроля необходимо уточнить прогноз от исполнителя: укладывается ли он в срок или в ходе исполнения выяснилось, что объем работ больший, чем предполагалось ранее, или ресурсов исполнителя недостаточно и требуется привлечение работников других структурных подразделений, т.к. задача оказалась кросс-функциональной. Помощник должен вести непрерывный конструктивный диалог с ответственным руководителем/исполнителем для получения оперативной и достоверной информации о ходе исполнения, а в случае возникновения серьезных проблем – проинформировать об этом руководителя, пока еще можно что-то исправить. При этом не стоит перегибать палку и становиться назойливым, мешая исполнителю и отвлекая его по мелочам. Все участники процесса должны четко осознавать, что у них общие цели, и уважать труд друг друга. Для этого следует договориться о приемлемом формате коммуникации.
5) При получении информации об исполнении поручения помощник совместно с руководителем оценивает полноту представленных данных и выносит решение о принятии поручения либо возвращении его на доработку. О принятом решении помощник должен уведомить исполнителя.
6) При формировании аналитической отчетности. Строгий учет подразумевает регулярную отчетность и аналитику на базе статистических данных. С определенной периодичностью, например раз в месяц, помощник должен анализировать накопленные статистические данные по поручениям и формировать отчет об исполнительской дисциплине (рис. 1). Такой отчет может содержать информацию о том, сколько всего было поручений, сколько из них выполнено в срок/с опозданием/не выполнено, какие подразделения являются лидерами, а какие – антилидерами в части своевременного исполнения поручений руководителя. Данной информацией руководитель может распоряжаться по своему усмотрению. Однако желательно, чтобы подход к поощрению и наказанию был предсказуемым и единым для всех.
Рис. 1
Подручные инструменты в арсенале помощника
Таких инструментов великое множество, при этом важно соблюдать ключевой принцип – все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище, где возможно осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений в соответствии с их приоритетностью.
Идеальным техническим воплощением является Microsoft Outlook, т.к. он содержит гибкие механизмы настройки т.н. «пользовательских представлений». Кроме стандартных представлений «По исполнителям», «По категориям», «По срокам», можно настроить любые другие – «По заводам», «По комитетам», «Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад» и др. Один раз настроенное представление в дальнейшем становится доступно одним кликом мыши. Подробно на этом останавливаться не будем, т.к. этому инструменту уже была посвящена серия статей.
Иногда подобная система настраивается на базе системы электронного документооборота, например Lotus Notes, Documentum либо Directum, где ключевая информация о поручении фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК). Однако СЭД – это дорогостоящая программа, которую далеко не все организации могут себе позволить.
Одним из самых универсальных и доступных инструментов для целей мониторинга исполнения поручений является Microsoft Excel. Этой программой можно пользоваться как в дополнение к уже имеющимся, если вы работаете в крупной компании, так и в качестве самостоятельного инструмента. Прелесть его в том, что на базе этого технического решения вы можете создать единую базу данных по поручениям с гибкой настройкой полей и фильтров по вашему усмотрению. Такой сводный реестр поручений можно выложить в общий доступ, и каждый работник может уточнить формулировку, сроки и отследить статус по своим поручениям. Предварительно следует настроить ограниченные права на редактирование файла, чтобы избежать случайного искажения или удаления данных.
В MS Excel можно не только вносить поручения вручную, как в случае устных распоряжений руководителя, но и выгружать поручения из СЭД (если это поручения из протоколов или поручения, поступающих извне, например запросы контролирующих органов или органов государственной власти или корпоративного центра).
Настроив поля определенным образом, можно задать цветовую маркировку в графе «Статус исполнения поручения». Например, поручение, срок которого еще не наступил, будет автоматически обозначаться синим цветом; поручение, выполненное в срок, – зеленым (для этого даты в поле «Срок к исполнению» и «Фактическое исполнение» должны совпадать); поручение, по которому срок исполнения истек, а отметки о получении отчета об исполнении не поступило, будет автоматически отображаться как невыполненное и помечается красным.
Настройка реестра поручений в MS Excel
Поля в реестре настраиваются написанием макроса. Для такой тонкой настройки лучше всего привлечь IT-специалиста.
В случае если IT-специалиста нет, а навыками программирования вы не обладаете, можно воспользоваться другим более простым и доступным способом.
Настроить ячейки таблицы можно самостоятельно с помощью функции условного форматирования.
Для настройки заливки ячеек выбираем в таблице ячейку, для которой будем настраивать форматирование (в нашем случае это ячейка G10), на вкладке Главная – Условное форматирование, в предложенном контекстном меню – Создать правило (рис. 2).
Рис. 2
Далее из предложенного перечня правил выбираем Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (рис. 3).
Рис. 3
В строке формул диалогового окна под названием Создание правила форматирования необходимо задать правило, которое будет считаться истиной (рис. 4).
Рис. 4
Для нашего реестра необходимо будет последовательно настроить четыре правила для одной и той же ячейки G10, а затем «протянуть» их действие на весь столбец G.
- Для обозначения невыполненного поручения настраиваем правило 1. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем цвет заливки. Первому правилу будет соответствовать красный цвет.
Далее вводим в строку формул следующее описание правила: =ЕСЛИ(F10>0;F10<СЕГОДНЯ();»») (рис. 5). Это означает, что при условии, что в ячейке F10 обозначен срок к исполнению и он уже истек, то ячейка автоматически окрасится в красный цвет.
Рис. 5
Нажимаем клавишу OК.
- Для обозначения поручения, которое находится в работе, настраиваем правило 2. Повторяем описанную выше последовательность действий: выделяем ячейку G10, заходим в Условное форматирование, выбираем Создать правило и Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
В уже знакомом нам диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем другой цвет заливки. Второму правилу будет соответствовать синий цвет.
Вводим в строку формул следующее правило: =ЕСЛИ(F10>0;F10>СЕГОДНЯ();»»). Это означает, что если в ячейке F10 обозначен срок к исполнению и он еще не наступил, то ячейка автоматически окрашивается синим.
Нажимаем клавишу OК.
- Для обозначения поручения, которое выполнено в срок, настраиваем правило 3. Опять повторяем описанную выше последовательность действий, только на этот раз в диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем зеленый цвет заливки для обозначения того, что поручение выполнено строго в срок либо раньше срока.
Вводим в строку формул описание правила: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;»»);»»);»»). Значит, если в ячейке F10 обозначен срок к исполнению, а в ячейке G10 обозначен срок фактического исполнения, который совпадает со сроком F10 либо предшествует ему, ячейка G10 автоматически окрасится в зеленый.
Нажимаем клавишу OК.
- Наконец, для обозначения поручения, которое выполнено позднее заданного срока, настраиваем правило 4. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем желтый цвет заливки для обозначения того, что поручение было выполнено с опозданием.
Вводим в строку формул следующее правило: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;»»);»»). Это означает, что если в ячейке F10 обозначен срок к исполнению, а в ячейке G10 обозначен срок фактического исполнения, который позже даты F10, то ячейка G10 автоматически окрасится желтым.
После того как в ячейке G10 настроены все четыре правила, «протягиваем» заданную формулу вниз по всему столбцу G и заполняем его фактическими датами выполнения поручений. Ячейки автоматически окрасятся в заданную палитру.
Следующий шаг – это настройка визуализации, т.е. диаграммы, для более наглядного восприятия картины по исполнительской дисциплине.
Для построения диаграммы нам нужны количественные данные, т.е. количество всех поручений и каждого вида в отдельности. Поэтому потребуется промежуточная настройка. Количественные данные мы можем отобразить в легенде, куда они будут автоматически заноситься из нашей таблицы (легенду можно разместить на этом же листе, например, над таблицей).
Для сбора статистики необходимо заполнить одну из ячеек таблицы, например соседнюю ячейку H10, следующим образом:
1. Выделяем ячейку H10, вверху в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию, выбираем категорию «логическое», «ЕСЛИ».
Прописываем в верхней строке формул следующее правило: =ЕСЛИ($F10>0;ЕСЛИ($G10>0;ЕСЛИ($G10<=$F10;»Выполнено»;»Выполнено не в срок»);ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();»Просрочено»;»В работе»));»») (рис. 6).
Рис. 6
Протягиваем правило, заданное в ячейке H10, вниз по всему столбцу H (рис. 7).
Рис. 7
Затем столбец H можно скрыть, оставив на виду только необходимую информацию реестра.
- Настройка легенды. Для того чтобы данные из столбца H попадали в легенду и отображались в ней в количественном виде, необходимо настроить ячейки легенды следующим образом:
1. Задаем правило ячейке G3: выделяем эту ячейку, в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию, выбираем тип функций «статистические», «СЧЁТЕСЛИ».
2. Затем прописываем в строке формул следующее: =СЧЁТЕСЛИ(H$10:H$19;F3) (рис. 8).
Рис. 8
3. «Протягиваем» формулу от ячейки G3 до G6 соответственно.
Можно также настроить визуализацию и выгружать данные о поручениях за заданный отрезок времени в виде диаграммы.
- Создание диаграммы. Для этого нужно зайти на вкладку Вставка и выбрать диаграмму, например круговую, предварительно выделив диапазон ячеек от G3 до G6 (рис. 9).
Рис. 9
Вставляем диаграмму и окрашиваем ее сегменты в выбранные нами цвета заливки, выделив сегмент и вызвав соответствующее контекстное меню правой кнопкой мыши (там все интуитивно). Наш реестр готов (рис. 10).
Рис. 10
И напоследок
Создать эффективную систему контроля исполнения поручений довольно сложно – необходимо учесть много разных аспектов и особенностей, которые могут быть уникальными для разных организаций. Это нелегко, но помните, что любая загадка имеет решение. Когда я сталкиваюсь со сложной задачей, которая, на первый взгляд, не имеет решения, всегда вспоминаю загадку Б. Вербера:
«Как соединить эти девять точек четырьмя линиями, не отрывая перо от бумаги?
Часто мы не можем найти решение потому, что наш разум замыкается в площади рисунка. Но ведь нигде не сказано о том, что за его пределы нельзя выходить.
Решение есть:
Мораль: для того чтобы понять систему, надо… из нее выйти».
Способов организации эффективной системы контроля исполнения поручений множество. Главное – найти именно тот, который наиболее органично впишется в работу вашей компании и в вашу, во всем чувствовать меру и не переходить черту, за которой наступает маниакальный гиперконтроль.