Карточка постеллажного топографического указателя
Карточка постеллажного топографического указателя – документ, применяющийся для быстрого поиска интересующих документов, находящихся в архиве организации, а так же государственном или ведомственном архиве.
Заполняется данная карточка с двух сторон. В случае, если на одной карточке не удалось уместить все сведения по конкретному стеллажу, целесообразно заполнить следующую карточку. Следует иметь в виду, что все карточки, которые относятся к одному стеллажу, должны быть скреплены вместе и храниться в специальных ящиках, имеющих разделители. Существует так же возможность занести карточки в автоматизированную информационно-поисковую систему архива.
Текст карточки постеллажного указателя представлен в виде таблицы, в которой фиксируется следующая информация:
- номер стеллажа, а так же фонда;
- номер конкретного шкафа, полки;
- номер описи;
- регистрационные номера документов, которые хранятся на полке («с» и «по»);
- примечания, относящиеся к конкретным документам (как правило, здесь указывается конкретное хранилище – для организаций, имеющий не одно, а несколько хранилищ).
Карточка постеллажного топографического указателя после заполнения должна быть подписана уполномоченным должностным лицом. Как правило, им является заведующий архивом организации.
ТОПОГРАФИЧЕСКИЕ УКАЗАТЕЛИ
Смотреть что такое «ТОПОГРАФИЧЕСКИЕ УКАЗАТЕЛИ» в других словарях:
-
Туркестанский сборник сочинений и статей, относящихся до Средней Азии вообще и Туркестанскому краю в особенности — Собрание печатных материалов, носящее название «Туркестанский сборник сочинений и статей, относящихся до Средней Азии вообще и Туркестанскому краю в особенности» является единственным в своем роде собранием и гордостью собрания Государственной… … Википедия
-
Туркестанский сборник сочинений и статей — Туркестанский сборник сочинений и статей, относящихся до Средней Азии вообще и Туркестанскому краю в особенности Собрание печатных материалов, носящее название «Туркестанский сборник сочинений и статей, относящихся до Средней Азии вообще и… … Википедия
-
Условные знаки (картография) — Фрагмент топографической карты с горизонталями (линиями равных высот) и др. условными знаками. Картографические условные знаки система символических графических обозначений (знаков), применяемая для из … Википедия
-
ГКИНП 02-121-79: Руководство по дешифрированию аэроснимков при топографической съемке и обновлении планов масштабов 1:2000 и 1:5000 — Терминология ГКИНП 02 121 79: Руководство по дешифрированию аэроснимков при топографической съемке и обновлении планов масштабов 1:2000 и 1:5000: 7.8.43. «Кусты» свай в воде остатки свайных мостов, некоторых плотин и других сооружений на реках с… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
-
бергштрихи — (указатели склона), короткие штрихи на горизонталях топографической карты, указывающие направление вниз по склону. * * * БЕРГШТРИХИ БЕРГШТРИХИ (указатели склона), короткие штрихи на горизонталях топографических карт (см. ТОПОГРАФИЧЕСКИЕ КАРТЫ),… … Энциклопедический словарь
-
Вологодская областная универсальная научная библиотека имени И.В. Бабушкина — Месторасположение Вологда Основана 1919 год Собрание Предметы собрания … Википедия
-
«ЗАПИСКИ ИМПЕРАТОРСКОГО РУССКОГО АРХЕОЛОГИЧЕСКОГО ОБЩЕСТВА» — (ЗРАО), группа изданий Русского археологического об ва (РАО, см. в ст. Археологические общества), выходивших в С. Петербурге. Она имеет сложную историю, связанную с развитием РАО, к рое возникло как Археологическо нумизматическое об во в 1846 г.… … Православная энциклопедия
-
Сапшо — Координаты: Координаты: 55°29′44″ с. ш … Википедия
-
Землетрясения — Под названием З. в науке понимают все сотрясения земной коры независимо от их интенсивности, характера, продолжительности и последствий, производимые внутренними причинами, скрытыми в недрах земли. В общежитии название З. сохраняют только за теми … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
-
Австрийская партия свободы — У этого термина существуют и другие значения, см. Партия свободы. Freiheitliche Partei Österreichs (FPÖ) Лидер: Хайнц Кристиан Штрахе Дата основания: 25 марта 1949 (VdU) 7 апреля 1956 (FPÖ) Штаб квартира: Вена … Википедия
1.1. Работы по рациональному размещению документов в хранилищах
Работы по рациональному размещению документов в хранилищах являются частью обеспечения сохранности документов архива (комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов1).
Они включают следующие виды деятельности:
— размещение на места хранения дел, коробок, связок, микрофильмов, микрофиш, описей, печатных изданий, подшивок газет;
— проверку правильности размещения дел, микрофильмов, микрофиш, печатных изданий на места хранения после использования;
— перемещение дел из одного хранилища в другое;
— прием-передачу дел на постоянное хранение в хранилище;
— составление и систематизацию карточек для пофондового и постеллажного топографических указателей2.
Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.
Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы – в хранилищах.
Документы в государственных и муниципальных архивах подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения.
Обособленному хранению подлежат документы:
— секретные;
— уникальные;
— имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
— на нитрооснове;
— пораженные биологическими вредителями;
— переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу документов Архивного фонда Российской Федерации3.
Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяется государственным или муниципальным архивом самостоятельно, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования.
Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. В каждом архиве, хранящем секретные документы, должна быть разработана соответствующая инструкция по работе с секретными документами, утвержденная директором архива.
Временное совместное хранение секретных и рассекреченных документов в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел или при частичном рассекречивании архивного фонда.
Уникальные документы (особо ценные докуменыт, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности)4 и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта – заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.
Электронные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилищ документов на бумажном носителе, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.
В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных документов, записанных на отдельном электронном носителе: один из которых является основным, другой – рабочим. Виды цифровых носителей: жесткие диски, ленточные или оптические носители.
Основные и рабочие экземпляры электронных документов следует размещать в разных хранилищах и, возможно, — на разных видах носителей5.
Каждый физически обособленный материальный носитель должен быть уложен в нетермичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.
Футляры с физическими обособленными материальными носителями размещаются вертикально в боксах или на полках закрытых стеллажей или шкафов.
Не допускается хранение физически обособленных материальных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах6.
Дела общего и обособленного хранения размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафа и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо7.
Для закрепления места хранения и оперативного поиска архивных документов необходимо составлять пофондовые и постелажные топографические указатели. Они составляются в карточной или листовой форме.
Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд. Карточки располагаются в порядке возрастания номеров архивных фондов.
Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж. Карточки располагаются по порядку возрастания номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.
Один экземпляр топографического указателя хранится у работника, ответственного за учет документов архива – второй в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном (электронном) режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.
Надписи на ярлыках исполняются типографическим способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилам. Можно также использовать штампы или аналогичные средства.
Размещение фонда пользования
Фонд пользования (архива) – это совокупность копий архивных документов, предназначенных для использования вместо подлинников с целью предотвращения их износа8.
Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Они могут быть: — на бумажной основе; — на пленочной основе9.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе в одном архивохранилище, но на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке возрастания номеров фондов.
Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются отдельно от подлинных документов на бумажной основе в архивохранилищах с нормативными для них режимах хранения (температура (С): пленка – не выше +15 (черно-белые), — не выше +5 (цветные), относительная влажность воздуха, 40-45% .
В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
Размещение учетных документов
Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (их) за учет документов архива.
В состав основных (обязательных) документов архива входят:
— книга учета поступлений документов;
— список фондов;
— лист фонда;
— лист учета аудиовизуальных документов;
— опись дел, документов;
— реестр описей дел документов;
— инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;
— паспорт архивохранилища;
— лист учета и описания уникального документа;
— список фондов, содержащих особо ценные документы;
— опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов;
— реестр описей особо ценных дел, документов;
— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
— опись страхового фонда;
— дело фонда;
— лист-заверитель дела;
— внутренняя опись документов дела.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
— карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;
— книги учета документов, переданных в другие архивы;
— книги повидового учета документов и другие учетные документы, которые разрабатываются и ведутся архивом самостоятельно10.
Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища могут размещаться в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища.
Ответственность за сохранность и использование учетных документов несут работники архива, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении (архивохранилище) и по архиву в целом. Данная функция должна быть прописана в должностной инструкции работника.
Первые экземпляры описей дел, документов, размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника (ов), ответственного (их) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале11.
1 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.
2 Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД. М. 2007. С. 32-33.
3 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 31.
4Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российском Федерации». П. 6. Ст. 3.
5 Рекомендации по комплектованию, учета и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 28.
6 Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 27-28.
7 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 33.
8 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.
9 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.
10 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 61-62.
11 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.