Канцелярия это отдел организации

КАНЦЕЛЯРИЯ

Смотреть что такое «КАНЦЕЛЯРИЯ» в других словарях:

• КАНЦЕЛЯРИЯ — (ср. век. лат., от cancelli шкафы). Писцы и чиновники известного присутственного места, а также комнаты, где они занимаются. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КАНЦЕЛЯРИЯ место, в котором… … Словарь иностранных слов русского языка

• КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством.2) Название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.) … Большой Энциклопедический словарь

• Канцелярия — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством; 2) название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.).… … Политология. Словарь.

• КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения; отдел учреждения, ведающий его служебной перепиской, оформлением текущей документации; 2) некоторые государственные учреждения в России XVIII начала XX вв. (Тайная канцелярия и др.) … Юридический словарь

• КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ, и, жен. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. • Небесная канцелярия (разг. шутл.) о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончитсяСпроси в небесной канцелярии! | прил.… … Толковый словарь Ожегова

• канцелярия — контора; делопроизводство, офис, диван, письмоводство Словарь русских синонимов. канцелярия сущ., кол во синонимов: 4 • делопроизводство (2) • … Словарь синонимов

• Канцелярия — (лат. cancellaria; англ. chancellery/office) 1) название некоторых гос ных учреждений в России (напр., Канцелярия тайных розыскных дел XVIII в., К. Его Императорского Величества и др.); 2) структурное подразделение организации, ведающее служебной … Энциклопедия права

• Канцелярия — отдел, сектор в фирме, компании, учреждении, занимающийся делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

• КАНЦЕЛЯРИЯ — (от лат. cancelarius письмоводитель) подразделение, отдел уч . реждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь … Экономический словарь

• Канцелярия — (chancery, лат. cancella «занавес», отсюда «закрытое место», «служебное помещение»), учреждение при дворе правителя (императора, папы или короля). В К. составлялись документы, необходимые для судебного делопроиз ва, ведущегося королев, судьями.… … Всемирная история

История

В средние века слово Канцелярия обозначало помещение, огороженное решёткой, в котором писцы под руководством канцлера занимались изготовлением публичных актов, государевых указов, судебных решений и тому подобное.

Ватикан

• Апостолическая канцелярия

Третий рейх

• Партийная канцелярия НСДАП
• Рейхсканцелярия (Имперская канцелярия)

Казахстан

• Канцелярия Премьер-Министра Республики Казахстан

Россия

В России это слово прочно вошло в употребление при Петре I, упоминается в документах с 1633 года в форме — Конъцеллярыи. В этот период и позднее под Канцелярией подразумевали помещение и совокупность чинов, на которых возложено письмоводство и делопроизводство какого-нибудь правительственного учреждения в России. Также нередко этим словом определялись определенные части какого-нибудь установления, имеющей свои самостоятельные функции (Канцелярия некоторых министерств и ведомств) или даже установлению, взятому в его целом.

Имперский период

• Ближняя канцелярия
• Государственная канцелярия
• Канцелярия прошений, на высочайшее имя приносимых
• Артиллерийская канцелярия
• Медицинская канцелярия
• Преображенская канцелярия
• Провинциальная канцелярия
• Собственная Его Императорского Величества канцелярия
• Тайная канцелярия (Тайная розыскная канцелярия)

Советский период

• Канцелярии судов
• Канцелярии министерств

Запорожское войско

• Генеральная войсковая канцелярия
• Скарбовая канцелярия

Швеция

• Канцелярия (государственное учреждение в Швеции)

Эстония

• Государственная канцелярия Эстонии

Международные организации

• Канцелярия Высокого представителя по наименее развитым странам, развивающимся странам, не имеющим выхода к морю

Образное выражение

• Небесная канцелярия

> См. также

• Канцеляризмы
• Государственная канцелярия
• Контора
• Офис
• Канцелярский слог (канцелярит)

> Примечания

1. Этимологический словарь русского языка Макса Фасмера.

Разработка положения о канцелярии

Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Решают проблему по-разному, но сходятся все в одном: чтобы подобного впредь не повторялось, права и обязанности каждого отдела должны быть задокументированы. Не нужно ничего изобретать: подобный род документов давно существует, его успешно используют различные организации, а называется он положением о подразделении. Положение представляет собой локальный нормативный акт, который описывает задачи и функции подразделения, определяет его права и взаимоотношения с другими структурными и обособленными подразделениями. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс создания положения о канцелярии (службе ДОУ, отделе документооборота).

Среди обязательных документов организации положения о структурных и обособленных подразделениях не фигурируют. Их цель – перечислить функциональные обязанности каждого отдела. Проще говоря, положениями определяется, кто и что в компании должен делать.

Однажды юридическому отделу компании N пришлось делать по четыре копии каждого из пятисот многостраничных документов. Как говорится, «Внимание, вопрос!»: работа какого из отделов была парализована на несколько дней, потому что весь персонал встал за копировальные машины, – юридического или ДОУ? Ответ: обоих отделов, что в корне неверно. Если бы в Положении о службе ДОУ компании N значилась функция выполнения копировально-множительных работ для всех подразделений, юристы занимались бы своими прямыми обязанностями. В противном случае какое отношение имеют к работникам службы ДОУ эти пятьсот документов?

Относительно того, кто именно должен работать над положением об отделе, мнения разделяются. Как правило, это делают или сами работники подразделения, или сотрудники управления по персоналу. Подводные камни есть в обоих случаях: работники канцелярии с легкостью перечисляют свои задачи и функции, но теряются, когда дело доходит до более общих разделов. Кадровики же, напротив, спотыкаются о функционал подразделения. По нашему мнению, оптимальным вариантом будет разработка положения о подразделении работником (а лучше руководителем) этого самого подразделения.

Место канцелярии в вашей организации. Не рано ли браться за положение?

Вариант 1. Канцелярия существует лишь фактически, на самом деле в нее входят один-два работника, которые занимаются делопроизводством (секретарь, офис-менеджер). Документально эти работники могут числиться в каком угодно отделе: секретариате, АХО, управлении по общим вопросам… Так часто бывает в небольших компаниях, где работает до сотни человек. В этом случае составлять положение о канцелярии рано, ведь самого структурного подразделения еще нет. На этом этапе главное – грамотно выстроить все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством.

Вариант 2. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение. Варианты названий: отдел документационного обеспечения управления, административная служба, канцелярия и т.п.

Вариант 3. Канцелярия – самостоятельное структурное подразделение в составе более крупного (например, административно-хозяйственного) управления.

В случае если ваша канцелярия попадает под последние два варианта, целесообразно составить положение о подразделении.

Структура положения. Пишем основной текст

Независимо от того, для какого отдела, службы или управления пишется положение, оно будет включать следующие части:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Ответственность.
7. Взаимодействие.

Как видите, в рамках организации труд довольно фундаментальный, и человек, лишь в общих чертах знающий, что представляет собой канцелярия внутри организации, вряд ли с ним справится. Далее мы последовательно разберем каждую их указанных частей и завершим статью образцом положения о канцелярии. Если вы работаете над положением, вам останется лишь «подогнать» этот образец под свою организацию.

■ Общие положения. Во-первых, этот раздел описывает место подразделения в структуре всей организации. Необходимо указать, является ли ваша канцелярия самостоятельным отделом или же входит в состав более крупного департамента. Здесь же нужно написать, кому подчиняется подразделение (например, непосредственно генеральному директору, начальнику (заведующему) канцелярией, начальнику вышестоящего департамента и т.п.).

Во-вторых, следует указать порядок создания отдела. Как правило, все подразделения создаются путем издания приказа по основной деятельности за подписью генерального директора, но возможны и другие варианты.

В-третьих, нужно перечислить документы, которыми канцелярия руководствуется в своей ежедневной работе. Некоторые предпочитают расписывать подробно все ГОСТы и постановления, другие ограничиваются простым упоминанием федерального законодательства и нормативных правовых актов. На наш взгляд, второй вариант предпочтительнее, потому что исключает возможность построения неполного списка.

■ Структура и штатная численность. Как следует из названия, в этом разделе описывается персонал подразделения – перечисляются специальности с указанием количества штатных единиц.

Более сложный подход – описать требования к работнику каждой специальности, например: «На должность заведующего канцелярией назначается работник, имеющий высшее гуманитарное образование, опыт работы в сфере делопроизводства от 4 лет и опыт руководящей работы от 2 лет».

В этом же разделе нужно указать, что должностные обязанности работников закреплены в должностных инструкциях. Начальник распределяет обязанности между персоналом подразделения на основе этих инструкций.

Кроме того, кадровики рекомендуют закреплять за руководителем право создавать внутри подразделения временные структурные единицы, например рабочие или проектные группы для выполнения отдельных поручений высшего руководства или решения конкретных задач. Для создания временной структурной единицы издается организационно-распорядительный документ: приказ генерального директора или распоряжение (указание) руководителя управления, в состав которого входит канцелярия.

■ Задачи подразделения. Традиционно разделы «Задачи» и «Функции» представляют основные трудности при составлении любого положения. Казалось бы, все прекрасно знают, чем занимается канцелярия, но вербализировать это почему-то нелегко…

Чтобы перечислить задачи канцелярии, ответьте на вопрос: для чего вообще компании ваш отдел? Наверное, для того, чтобы работа с документами во всей компании, даже если в ней заняты тысячи человек, строилась по единым схемам?

Отлично, вот и первая задача: «Организация единой системы делопроизводства в компании».

Попробуем ответить на этот же вопрос еще раз. Канцелярия работает для того, чтобы любой документ за десять лет существования компании можно было легко отыскать и взять в работу.

Записываем вторую задачу: «Комплектование архивного фонда документов компании. Обеспечение сохранности, учета и использования документов, переданных на архивное хранение».

Чтобы «найти» третью задачу, пойдем от обратного: представьте на минуту, что на сегодня ваша канцелярия просто исчезла и ни одной операции по делопроизводству за целый рабочий день выполнено не будет. Что произойдет в компании? Документы останутся без регистрации и своих адресатов, скорее всего, никогда не найдут. Задания, поставленные руководством, не попадут к исполнителям, а корреспонденция не будет отправлена.

Формулируем третью задачу: «Своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка».

Трех задач вполне достаточно (впрочем, можно сформулировать и больше). Теперь нужно выстроить их в порядке значимости.

■ Функции. Функции подразделения описать легче, потому что они менее абстрактны и служат именно для того, чтобы выполнять задачи. Следовательно, каждая функция подразделения, внесенная в положение, должна:

а) быть описанием конкретного действия,

б) соотноситься с задачами, представленными в предыдущем разделе нашего положения.

Простейший способ описать функционал подразделения – провести анкетирование его сотрудников (Пример 1). Вопрос в анкете задается всего один: за проведение каких именно операций по делопроизводству вы ежедневно отвечаете?

Пример 1

Заполненная анкета

Имя работника	Должность	Функции
Багрова Светлана	Завканцелярией	Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству. Контроль ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях компании. Подготовка отчетных документов по делопроизводству
Веселова Мария	Делопроизводитель	Предварительное рассмотрение, учет и регистрация входящих документов. Передача документов для резолюции руководству компании. Ведение протоколов совещаний руководства компании
Чумакова Галина	Делопроизводитель	Предварительное рассмотрение, учет и регистрация исходящих документов. Передача документов для исполнения работникам компании. Контроль сроков исполнения задач
Федорова Анастасия	Делопроизводитель	Предварительное рассмотрение, учет и регистрация внутренних документов. Отправка документов посредством факсимильной связи. Сканирование и копирование служебных документов по запросам сотрудников компании. Заверение копий
Жирнова Татьяна	Архивариус	Формирование истории переписки. Прием, подготовка и оформление дел для хранения в архиве компании. Выдача дел из архива компании по запросам работников, контроль своевременного возврата
Громов Павел	Курьер	Подготовка исходящей корреспонденции к отправке. Ведение журнала отправления корреспонденции почтовой связью. Отправка корреспонденции почтовой связью, доставка с нарочным

В результате в третьей графе анкеты мы получаем готовый перечень функций канцелярии. Осталось только немного обобщить, переформулировать их и выстроить в соответствии с перечисленными ранее задачами для внесения в положение.

■ Права. Это не просто стандартный раздел, как часто думают авторы положений. Права нужны подразделениям для того, чтобы обеспечить беспрепятственное выполнение своих функций.

В положении права делятся на три группы:

1) описывают возможности взаимодействия отдела с другими структурными и обособленными подразделениями компании, а также с другими организациями;

2) описывают полномочия канцелярии, необходимые для реализации ее функций;

3) дают руководителю право управлять персоналом внутри отдела.

■ Ответственность. Помимо прав, у всех имеются обязанности, за невыполнение которых предполагается ответственность. И если обязанности работников обычно содержатся в должностных инструкциях и повторять их в положении не нужно, то об ответственности сказать стоит.

Логично предположить, что главным проступком будет невыполнение работниками подразделения своих функциональных обязанностей. Вторым пунктом идет нарушение трудовой дисциплины и требований охраны труда. Наконец, не нужно забывать и об этике в обращении работников подразделения как с коллегами, так и с посетителями.

Как видим, речь идет о наборе «непопулярных» мер за какие-либо неправильные действия или бездействие. Работодатель может привлечь работников только к дисциплинарной (ст. 192 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)) или материальной (гл. 39 ТК РФ) ответственности, но это не исключает того, что за отдельные проступки работнику и его руководителю может грозить административная или даже уголовная ответственность в рамках действующего законодательства.

■ Взаимодействие. Канцелярии и службы ДОУ отличаются тем, что они взаимодействуют практически со всеми отделами и филиалами компании. По-другому просто невозможно, ведь документы в том или ином объеме создают все.

Формы взаимодействия с другими подразделениями компании в рамках выполнения функций канцелярии будут одни и те же. Чтобы не переписывать их многократно, в начале раздела создается отдельный пункт «Со всеми структурными подразделениями отдел взаимодействует по вопросам», а содержание пункта пишется исходя из функционала подразделения.

Однако в компании есть еще отдел кадров, служба охраны труда, бухгалтерия, склад, юристы, ИТ-отдел и многие другие, общение с которыми не ограничивается вопросами делопроизводства. Чтобы никого из них не забыть, придется вооружиться схемой штатной структуры вашей компании. При работе над содержанием пунктов могут помочь положения об этих отделах или их работники.

Последние штрихи

После того как текст положения составлен, дело остается за малым: снабдить документ необходимыми реквизитами, провести процедуру внутреннего согласования, утвердить и ввести положение в действие приказом руководителя организации.

Положение о подразделении обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• гриф утверждения документа;
• визы согласования документа.

Порядок внутреннего согласования положения о канцелярии (как и любого другого локального нормативного акта (ЛНА)) организация определяет сама. Некоторые «прогоняют» свои ЛНА через всех руководителей подразделений, другим достаточно лишь минимального набора виз. Все зависит от внутренних правил компании.

Положение можно считать согласованным, если…

…с ним ознакомились:

• руководитель отдела, для которого составлено положение;
• руководитель более крупного подразделения, в которое входит отдел (если такое есть);
• главный бухгалтер (для контроля финансовых моментов);
• главный юрист (для правовой экспертизы положения);
• начальник отдела кадров (для контроля вопросов, связанных с управлением персоналом).

После согласования положение отправляется на подпись к генеральному директору. Издается обычный приказ по основной деятельности «Об утверждении и введении в действие положения о канцелярии», и с этого момента ваш труд является полноценным локальным нормативным актом.

Наконец, с вновь принятым положением нужно ознакомить работников канцелярии. Чем скорее это произойдет, тем лучше, в идеале – в день введения положения в действие. Лист ознакомления целесообразно поместить прямо в документ, в самом конце.

Пример 2

Положение о канцелярии

Общество с ограниченной ответственностью «Колизей»

Положение о канцелярии

1. Общие положения

Канцелярия (далее – отдел) является структурным подразделением ООО «Колизей» (далее – Компания).

Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Компании.

Отдел входит в состав административно-хозяйственного управления Компании.

Отдел подчиняется начальнику административно-хозяйственного управления.

При выполнении своих функций отдел руководствуется:

– действующим законодательством Российской Федерации;

– федеральными нормативными правовыми актами;

– Уставом Компании;

– локальными нормативными актами.

2. Структура и штатная численность

Структура и количество штатных единиц отдела утверждаются приказами генерального директора Компании.

В состав отдела входят:

заведующий канцелярией – 1 штатная единица;

делопроизводитель – 3 штатных единицы;

архивариус – 1 штатная единица;

курьер – 1 штатная единица.

Должностные права и обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Распределение обязанностей между работниками отдела производится заведующим канцелярией в соответствии с должностными инструкциями.

Начальник канцелярии вправе инициировать создание временных структурных единиц (рабочих групп) для решения текущих производственных вопросов.

Временные структурные единицы создаются путем издания распоряжения начальника административно-хозяйственного управления.

3. Задачи

Основными задачами отдела являются:

– организация и совершенствование единой системы делопроизводства в Компании;

– своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям, отправка документов;

– осуществление контроля ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании;

– комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности Компании.

4. Функции

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

– регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов;

– предоставление документов на рассмотрение генеральному директору Компании и его заместителям по направлениям деятельности;

– отправление документов на исполнение в ответственные структурные подразделения согласно поставленным резолюциям;

– контроль исполнения поставленных по документам задач. Подготовка отчетных документов по исполнению задач в Компании;

– организация отправки исходящей корреспонденции почтовой, факсимильной связью и с нарочным;

– контроль формирования, хранения и своевременной передачи дел в архив Компании;

– обеспечение архивного хранения документов;

– подготовка копий служебных документов по запросам работников Компании, заверение копий;

– ведение протоколов совещаний руководства Компании;

– разработка инструкций и методических рекомендаций по ведению делопроизводства в Компании.

5. Права

Отдел имеет право:

– взаимодействовать по вопросам, относящимся к компетенции отдела, со структурными и обособленными подразделениями Компании, государственными и муниципальными органами, другими организациями;

– представительствовать от имени Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, другими организациями в пределах, установленных доверенностью, выдаваемой по решению генерального директора Компании;

– запрашивать и получать от структурных и обособленных подразделений Компании информацию, необходимую для решения задач отдела;

– проводить проверки организации и соблюдения внутренних правил делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях Компании и доводить итоги проверок до руководства Компании;

– давать разъяснения и рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

– представлять предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности структурных и обособленных подразделений Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Заведующий канцелярией имеет право представлять на рассмотрение руководства Компании предложения по оптимизации структуры и штатной численности отдела, назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников отдела.

6. Ответственность

Работники отдела несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

– несвоевременное и (или) ненадлежащее исполнение функций отдела, перечисленных в разделе «Функции» настоящего Положения;

– нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

– причинение материального ущерба Компании;

– несоблюдение служебной этики при общении с работниками структурных и обособленных подразделений Компании, посетителями, работниками других организаций;

– противоправные решения, действия или бездействие.

7. Взаимодействие

Со всеми структурными и обособленными подразделениями Компании отдел взаимодействует по вопросам:

– ведения делопроизводства;

– передачи документов для исполнения;

– приема для регистрации и отправки исходящих документов;

– получения документов для копирования и заверения копий, выдачи копий документов;

– подготовки и предоставления документов для хранения в архиве Компании;

– дачи разъяснений и рекомендаций относительно делопроизводства;

– ознакомления работников Компании с локальными нормативными актами.

С отделом кадров отдел взаимодействует по вопросам:

– нормирования труда работников отдела;

– распределения фондов заработной платы;

– премирования работников;

– составления штатного расписания;

– подбора персонала;

– приема, перемещения, увольнения, материального и нематериального стимулирования и дисциплинарной ответственности работников отдела;

составления графика отпусков;

– обеспечения трудовых прав, льгот и гарантий работников отдела.

Со службой охраны труда отдел взаимодействует по вопросам:

– получения результатов замеров вредных факторов на рабочих местах отдела;

– ознакомления работников отдела с федеральными законодательными и локальными нормативными актами в области охраны труда и пожарной безопасности;

– предоставления информации о несчастных случаях и случаях травматизма в отделе.

С отделом материально-технического снабжения отдел взаимодействует по вопросам обеспечения работников отдела канцелярскими принадлежностями и оборудования рабочих мест мебелью.

С юридическим управлением отдел взаимодействует по вопросам:

– разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

– заявок на поиск необходимых для деятельности отдела нормативных правовых документов;

– предоставления отделом проектов документов для правовой экспертизы, визирования и согласования.

С бухгалтерией отдел взаимодействует по вопросам:

– предоставления справок и расчетных листов о начисленной и выплаченной заработной плате;

– предоставления отделом проектов документов для визирования и согласования.

С ИТ-отделом отдел взаимодействует по вопросам:

– оснащения рабочих мест компьютерной техникой, оргтехникой, средствами связи и программным обеспечением;

– организации доступа во внутреннюю корпоративную сеть;

– устранения сбоев в работе компьютерной техники, оргтехники, средств связи и программного обеспечения.

СОГЛАСОВАНО:

Заведующий канцелярией Багрова С.В. Багрова

Начальник административно-хозяйственного управления Лекарев Р.М. Лекарев

Начальник отдела кадров Шведова Д.К. Шведова

Главный бухгалтер Парамонова Л.В. Парамонова

Начальник юридического управления Толмачев Н.С. Толмачев

С Положением ознакомлены:

Веселова М.П. Веселова 30.04.2013

Чумакова Г.Р. Чумакова 30.04.2013

Федорова А.М. Федорова 30.04.2013

Жирнова Т.Д. Жирнова 30.04.2013

Громов П.В. Громов 30.04.2013

Любое положение о подразделении нужно проверять ежегодно, ведь в отделе может измениться штатная структура или функционал. Изменения в положение вносятся путем издания приказа по основной деятельности.

Как видите, автору положения об отделе работа предстоит большая, но вполне выполнимая. Часто важность положения об отделе с четко расписанными функциями и правами осознается руководством только после какой-нибудь неприятной конфликтной ситуации с другими отделами – вдруг выясняется, что положение было нужно «вчера». Надеемся, что наши рекомендации не дадут поставить вас в тупик и вы сможете разработать положение о своей службе ДОУ быстро и без особых трудностей.

Положение о канцелярии

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ __________________________ (руководитель организации)
___________/______________ (личная (расшифровка подпись) подписи)
«___»__________ ____ г.
М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ

о канцелярии

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение определяет назначение, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности канцелярии _________________ (далее — «организация»).

1.2. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности организации.

1.3. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно _____________ организации.

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

1.5. Деятельность канцелярии осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего канцелярией

1.6. Заведующий канцелярией и другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников канцелярии регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.8. Канцелярию возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.9. Заведующий канцелярией:

— руководит всей деятельностью канцелярии, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на канцелярию задач и функций;

— осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников канцелярии;

— распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками канцелярии, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

— вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы канцелярии, оптимизации ее структуры и штатной численности;

— участвует в перспективном и текущем планировании деятельности канцелярии, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на канцелярию задач и функций;

— принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников канцелярии;

— участвует в подборе и распределении кадров канцелярии, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников канцелярии, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

— совершенствует систему трудовой мотивации работников канцелярии;

— осуществляет контроль над исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью канцелярии в целом.

1.10. В период отсутствия заведующего канцелярией его обязанности исполняет его заместитель (при его наличии) или другой работник, назначенный приказом руководителя организации.

1.11. Заведующий канцелярией или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени канцелярии по вопросам, входящим в ее компетенцию.

1.12. Канцелярия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники канцелярии несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание канцелярии утверждаются руководителем организации.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КАНЦЕЛЯРИИ

2.1. Совершенствование системы делопроизводства в организации.

2.2. Оптимизация системы документооборота в организации.

2.3. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.4. Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.

2.5. Контроль над прохождением и исполнением документов в организации.

2.6. Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.7. Повышение уровня подготовки работников организации в области делопроизводства.

2.8. Решение иных задач.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ

3.1. Документационное обеспечение деятельности организации.

3.2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

3.3. Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.4. Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства организации, формирование дел и сдача их на хранение.

3.5. Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в организации.

3.6. Обеспечение работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.7. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.8. Печать и размножение служебных документов.

3.9. Участие в подготовке созываемых руководством организации совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку.

3.10. Подготовка и представление руководству организации информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности организации и исполнительской дисциплины.

3.11. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

3.12. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с назначением и задачами организации.

4. ПРАВА КАНЦЕЛЯРИИ

4.1. Канцелярия имеет право:

— получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

— запрашивать и получать от руководства организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на нее задач и функций;

— осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства, о результатах проверок докладывать руководству организации;

— возвращать исполнителям на доработку оформленные с нарушением установленных правил проекты документов, давать рекомендации по устранению выявленных недостатков;

— вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства в организации;

— участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

— вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников канцелярии и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности;

— участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции канцелярии.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на канцелярию задач и функций несет заведующий канцелярией.

5.2. Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

— организацию работы канцелярии, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

— рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

— состояние трудовой и исполнительской дисциплины в канцелярии, выполнение ее работниками своих функциональных обязанностей;

— соблюдение работниками канцелярии правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

— ведение документации, предусмотренной действующим законодательством РФ;

— предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности канцелярии.

5.3. Степень ответственности других работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством РФ.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

476 18673

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2019 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• структуру предприятия, учреждения, организации;
• организацию делопроизводства;
• схемы документооборота;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• сроки и порядок сдачи дел в архив;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
• основы экономики, организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями директора организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.