Содержание
Перенос, продление и отзыв из отпуска
Значит, отпуск за данный период ему может быть предоставлен самое позднее – с 31.01.2014.
Разница в одном: в качестве документального основания будет указано только заявление сотрудника, в ответ на которое руководство пошло ему навстречу. Инициатива переноса отпуска может быть оформлена в виде докладной записки Согласие работника на перенос отпуска в виде заявления После получения согласия работника и на основании резолюции руководителя издаем приказ о переносе отпуска и не забываем отражать изменения в графике отпусков (см.
Примеры 8 и 4). Приказ о переносе отпуска Однако при этом надо учитывать ряд моментов: Однако у «воли» работника есть и свои границы. Например, он не может попросить заменить оставшуюся часть отпуска денежной компенсацией. Ее можно получить только на общих основаниях, т.е.
заменяя лишь часть отпуска, превышающую 28 дней за каждый год работы.
Кроме того, нужно помнить о запрете на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на вредных и (или) опасных работах.
Приказ об отмене отпуска
В других нормативных документах также нет официального разъяснения данного понятия.
В ТК РФ этот термин упоминается в связи с:
- Назначением сверхурочного труда.
- Отзыва из отпуска.
- Переводом человека временно на иное место работы.
- Вызовом на рабочее место в законные выходные или даже официальные праздники.
Размытость понятия приводит к частым злоупотреблениям, данным термином, даже тогда когда его применение не оправдано.
У добропорядочных компаний еще к декабрю составлен график отпусков, по которому сотрудники планируют отдых, а руководители оценивают нагрузку замещающих людей. Как правило, большинство отпусков совпадает с летними месяцами, на это время договариваются с друзьями, подстраиваются с датами под супруга, заказывают туры и т.п.
Но как быть, если накануне лета директор подписал контракт на срочный заказ или произошел иной форс-мажор, предполагающий перенос отпусков, а порой желание произвести отмену отпусков части сотрудников?
ВАЖНО: Отмена отпуска не предусмотрена законом.
Совсем отменить отпуск нельзя. Отпуск можно перенести на следующий год по обоюдному согласию, в случаях описанных в <ст.124 ТК РФ>.
Рассмотрим 8 вариантов действий: как сообщить переносе отпусков, не вызывая негатива, а напротив заинтересовать делом.
Вопрос переноса по производственным причинам.
Вопрос переноса отпуска нельзя решать жестко, принимая волевое решение. Руководители в подобных ситуациях сталкиваются дилеммой:
— С одной стороны, переносить отпуск всем, чтобы кому-то не было обидно — ошибочно. Не говоря о том, что по законодательству, например, матерей с несовершеннолетними детьми вообще нельзя ограничивать при выборе даты отдыха. Также бывают банально сложно переносимые по времени бытовые ситуации и из-за которых сотрудник готов даже уволиться.
— С другой стороны, если менеджер определяет, кому можно сохранить отпуск, а кому перенести — возникает нарушение <ст.124 ТК РФ>, волна недовольства и конфликтов.
ВАЖНО: Работодатель не вправе в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную в графике дату предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
В итоге категоричные решения об отпусках работников всегда заканчиваются негативно. Делая выбор в пользу волевых решений, помните еще и о том, что летом активность рынка труда понижена: ищущие работу приостанавливают поиски, а сомневающиеся в своем призвании уходят в отпуска с последующим увольнением. Только в сентябре соотношение спроса и предложения приходит в норму. Поэтому некоторые компании испытывают дефицит персонала в летний период, им приходится идти на уступки действующим сотрудникам, чтобы сохранить рабочую силу.
Какие действия помогут добровольно договориться о переносе отпуска
1. Привлеките сотрудников к принятию решения о том, кому лучше пойти в отпуск, а кому предстоит остаться.
Созовите собрание, чтобы рассказать коллективу о сложившейся ситуации. Обсудите важность сохранения оборотов компании невзирая на отпускной период, разложите последствия потенциального сбоя.
Объясняйте, а не пытайтесь вызвать чувство жалости.
Говорите правду, оперируйте фактами, будьте искренними, но не усугубляйте положение компании и не плачьтесь. На сочувствие и пламенные призывы о спасении организации ведутся единицы, у 80% слушателей это вызывает раздражение. Лучше предложите варианты выхода из ситуации и посоветуйтесь с людьми, какие способы решения видят они.
Пусть сослуживцы сами решают, кто сможет уйти отдыхать, а кому предстоит перенести отпуск и по какой причине. Это позволит сократить количество кулуарных бесед и обид на начальство. Но ни по как причинам не соглашайтесь брать на себя роль «палача», даже если сотрудники сами попросят сделать выбор за них. В конечном счете, это создаст напряжение в атмосфере коллектива и повлечет за собой разочарования неоправданных ожиданий. Ведь 70% коллег будут рассчитывать, что вы попросите перенести отпуск других.
2. Устройте розыгрыш путевки.
Предложите поощрение в виде лотереи для тех, кто перенесет свои отпуска. Разыграйте, например, тур к морю на двоих (на более подходящие для работодателя даты) или путевки в лагерь для детей. Вероятность выигрыша бесплатной путевки упростит принятие решения в пользу компании.
3. Договоритесь отправить в отпуск тех, кто справится с необходимым объемом задач к сроку.
Дайте возможность сотрудникам спланировать работу с учетом новой нагрузки, чтобы они сами определили нужно ли переносить отпуск. Не обмануться в ожиданиях поможет предварительная встреча для обсуждения круга предстоящих задач и предполагаемых результатов. Обозначьте условием сохранения даты отпуска полное выполнение оговоренного объема работ.
Пусть подчиненный накидает план действий со сроками (реальность которых проверяет руководитель). Из плана будет понятно: сможет ли он уйти отдыхать или придется повременить. Работая этим способом, четко договаривайтесь с подопечным, что отпуск придется перенести, в случае невыполнения намеченного плана к сроку.
4. Обсудите возможность компенсации потерь после возврата туристических путевок.
Турагентства не возвращают всю сумму, оплаченную при оформлении брони. Этот факт заставляет людей скандалить, упираться и настаивать на сохранении запланированной даты. Если договориться о премии, возмещающей потери, да еще и с небольшой надбавкой за то, что путевки, покупаемые перед самой поездкой, обойдутся дороже – вопрос решится гораздо проще.
5. Предложите долгожданный и желанный проект.
Если вы знаете интересы членов своей команды, то сможете подобрать для них интересное предложение в виде проектной работы на летний сезон, от которого не захочется отказываться. Львиную долю желания остаться составит повышенный процент от удачной реализации идеи или дополнительная премия.
Например, руководитель отдела контроля качества был наслышан, что сотрудник очень хотел получить кожаное офисное кресло, которое компания дарила лучшим специалистам раз в 3 года. Менеджер рассказал подчиненному, что на летний период будет открыт стратегически важный проект, за реализацию которого начальство готово вручить внеочередное кресло уже к концу лета. Сотрудник был счастлив взяться за проект, чтобы встать на один уровень с лучшими работниками компании. А руководитель сбытового подразделения предложил своему подопечному, любящему путешествия, летний проект, подразумевающий переговоры с клиентами в других городах. Благодаря этому продавец наладил новые каналы сбыта, а руководитель выполнил план продаж нового оборудования.
6. Организуйте программу материальной компенсации.
Эта возможность особенно интересна людям с небольшими зарплатами. Сотрудникам согласившимся на перенос отпуска можно компенсировать коммунальные услуги, проезд, мобильную связь в летние месяцы. Объявляя это сотрудникам, вы создадите рациональный стимул для переноса отдыха.
7. Расскажите о возможности карьерного роста за самую эффективную работу в отпускной период.
Совсем не обязательно сразу давать повышение, достаточно преподнести это как дополнительный шанс или бонус к принятию решения о дальнейшем продвижении. Поясните, что люди, проявляющие лояльность к компании, высоко ценятся директорами, т.к. на них можно положиться. Карьеристы не захотят упустить такую возможность проявить себя.
8. Подавайте личный пример.
Если представители руководящего состава перенесут или отменят свои отпуска — доносите это до коллектива. Иначе сотрудники не оценят важность ситуации и не будут готовы «принести себя в жертву», если никто из руководителей этого не делает.
Пример применения методов на практике
Накануне лета компания получила неожиданный, но очень важный для имиджа заказ и просто не могла отказаться от него, а, уж тем более, упасть в грязь лицом. Для выполнения данного заказа необходим был перенос отпусков большинства специалистов. Решая эту задачу, руководство условно разделило методы на общественные (которые дислоцируются на всех) и индивидуальные (предлагаемые отдельным группам или единичным сотрудникам на индивидуальных встречах).
К общественным методам были отнесены совместное принятие решения, розыгрыш путевки и возможность планирования загрузки для сохранения прежней даты (т.е. первые три из списка). Их применили на общем собрании. А пока сотрудники продумывали планы выполнения работ без переноса отпуска и запрашивали у линейных руководителей списки задач (т.е. действовали по третьему методу), топ-менеджеры определили, чей вклад в летний проект будет наиболее важен. Исходя из данных оценки, было решено кому и в каком случае предстоит предложить все оставшемся методы.
Например, метод компенсации убытков от сдачи тура (четвертый в нашем списке) руководство посчитало самым дорогостоящим. Его готовы были предложить только тем, без кого компания точно не справится во время отпусков. В этот список входили 2-3 человека с возможностью расширить его по непредусмотренным обстоятельствам. Ведущим специалистам были готовы предложить 5, 6 и 7 методы (интересный проект, компенсационную программу и бонус для карьерного роста) в зависимости от индивидуальных предпочтений и личностной мотивации. Рядовому персоналу договорились предлагать только компенсацию квитанций за ЖКУ и проезда в летний период. О примерах переноса отпусков руководством и рядовыми сотрудниками (по 8 методу) было решено оповещать почтовой рассылкой, оформленной в виде благодарности.
Важно отметить, что предложения, компенсирующие перенос отпуска, делали на индивидуальных встречах и только в том случае, если специалист по результатам третьего метода объективно не успевал закрыть задачи к дате начала отпуска, но все равно отказывался его переносить. Тем, кого не устраивали предложенные варианты, давали в отпуск согласно графику. За счет такой работы предприятие смогло сохранить обороты и выполнить внеочередной, но важный для имиджа компании заказ.
Приведенные методы отмены или переноса отпусков – это варианты, с помощью которых можно смягчить удар. В подобных ситуация важно понимать, что для сотрудников известия об изменении даты отпуска являются стрессовыми, т.к. они настраивались и ждали момента, когда смогут передохнуть. Поэтому стоит быть готовыми к тому, что не все смогут принять эту новость с достоинством. Держите руку на пульсе потенциальных пересудов. Ведь один негативно настроенный человек способен перетащить на свою сторону ранее лояльных к известию коллег. Продумайте, каким образом вы сможете вычленить зачинщика и обезвредить его волну негатива.
Юридическая справка: перенос ежегодного оплачиваемого отпуска по ТК РФ.
Отмена ежегодного оплачиваемого отпуска.
1. Отмена отпуска не предусмотрена законом.
Совсем отменить отпуск нельзя. Отпуск можно перенести на следующий год по обоюдному согласию, в случаях описанных в <ст.124 ТК РФ>.
2. Перенос отпуска ежегодного оплачиваемого отпуска.
По инициативе работника:
Статья 124 ТК ТФ прямо закрепляет за работником право переносить свой отпуск или его продлевать. В той же статье указаны и ситуации, при которых перенос отпуска становится уже обязанностью работодателя.
Работодатель не обязан переносить отпуск, кроме случаев, установленных ТК РФ < ч. 1, 2 ст. 123, ст. 124 ТК РФ>. У организации нет обязанности подстраиваться под работника, руководитель может отказать в переносе отпуска. График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника.
Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня случаев, когда работник может перенести отпуск. Следовательно, и изменения в графике отпусков допустимы:
— как в прямо оговоренных ТК случаях <ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ>,
— так и по обоюдному соглашению между работником и работодателем.
По инициативе работодателя:
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ИП), с согласия работника можно перенести отпуск на следующий рабочий год. В случае такого переноса отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется <ст. 124 ТК РФ>.
Под производственной необходимостью может подразумеваться все случаи, приведенные в статье 99 и 113 ТК РФ, а именно:
1. Работы, предотвращающие аварийную ситуацию.
2. Ликвидация аварии и ее последствий.
3. Предотвращение несчастных случаев или при угрозе порчи имущества компании.
4. Выполнение работ, которые нельзя было выполнить в установленное время из-за непредвиденных или даже форс-мажорных ситуаций.
5. При необходимости срочного ремонта или восстановления, какого-то участка или оборудования.
6. Незапланированная неявка сотрудника, если работа требует непрерывности.
Работодатель не вправе в одностороннем порядке без согласования с работником менять уже запланированную в графике дату предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
По согласованию с работником отпуск может быть перенесен на другое время даже в ситуации, когда работник и работодатель договорились о таком переносе накануне запланированного отпуска.
Если отпуск переноситься по инициативе работодателя в связи с производственной необходимостью, то должно быть учтено следующее:
1. Перенос отпуска без согласия работника недопустимо.
2. Запрещено не предоставление отпуска в течение двух лет подряд, даже если работник согласен на отмену.
3. Отпуск не должен быть отменен сам по себе, он должен быть перенесен не позднее, чем на следующий календарный год.
3. Оформление переноса отпуска.
Для переноса отпуска работник (если он – инициатор такого переноса) должен написать заявление о таком переносе, указав его причину и новые даты отпуска. Если руководитель согласен с таким переносом, на основании заявления работника надо оформить приказ, который подписывает руководитель.
Если же инициатор – работодатель, то необходимо письменное согласие работника на перенос отпуска.
Реквизиты приказа о переносе отпуска работника надо указать в графике отпусков. Также в графике надо указать новую дату начала отпуска.
В разд. VIII «Отпуск» Личной карточки работника надо зачеркнуть даты начала и окончания отпуска (графы 5 и 6) и вписать новые. При этом в графе 7 надо указать реквизиты приказа о переносе отпуска.
Перенос отпуска на следующий год (по инициативе работодателя допускается лишь в исключительных случаях по производственной необходимости) и оформляется таким же образом. Неотгулянные дни надо добавить в график отпусков на следующий год.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала <ч. 3 ст. 123 ТК РФ>. Срок “не ранее” не установлен.
Материал подготовил: Marina Hidge