К обязательным архивным справочникам не относится

7.2. Понятие архивного справочника

Структура системы НСА – подразделяется на вертикальные и горизонтальные уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различие справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются: на справочники по учету; справочники по раскрытию содержания документов (информационно- поисковые системы). Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов: АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду; делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать, наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам:

1. АФ РФ: центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ; справочник «Государственные архивы СССР». – Ч.1-2. –М., 1089; справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». – М., 1991; указатель «личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». – Т.1-2. – М., 1963; Т.3 – М., 1980.

2. Группа архивов отдельного региона: фондовый каталог субъектов РФ или муниципального образовании; путеводитель «Центральные архивы Москвы». – Вып. 1-3. – М., 1999; Вып. 4. – М., 2000.

3. Архив: путеводитель или краткий справочник; книги поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива.

4. Фонд: лист фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели.

5. Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители; каталоги; указатели; обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись; аннотация; заверительная надпись.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: межархивными (Росархив — архивы); внутриархивными (архив — фонд); межфондовыми (фонд — дело); внутрифондовыми (дело — документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня:

• первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Для быстрого поиска первичной информации в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов – описание (раскрытие состава и содержания документов каждого дела). Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

• вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Для быстрого поиска первичной информации в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению,

Архивные справочники могут быть:

• обязательными – опись, каталог;

• дополнительными – указатели, обзоры.

Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. Они подразделяются: учетно-контрольные и информационно-поисковые.

Структура архивных справочников: Архивный фонд РФ; Центральный фондовый каталог Росархива; справочники и указатели общероссийского значения; сеть архивов; фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; путеводители и указатели межархивного значения; архив; путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические указатели; указатели; паспорт архива.

Справочники фонда: опись фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели; тематические путеводители; каталоги; указатели; тематические и фондовые обзоры; внутренняя опись дела; аннотация; заверительная надпись.

Основные архивные справочники: опись; каталог; путеводитель; обзор документов; архивный указатель; историческая справка.

Тесты по архивному делу

Тестовые задания.

1. Архивный документ –
а) материальный носитель с зафиксированной на нем исторической информацией, который подлежит вечному хранению
б) документ досоветского периода
в) материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства
2. Документы по личному составу –
а) архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем
б) личные дела работников организации
в) архивные документы, подлежащие вечному хранению
3. Документ Архивного фонда Российской Федерации –
а) материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать
б) архивный документ досоветского периода
в) архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению
4. Архивный фонд –
а) коллекция архивных документов по определенной теме
б) совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой
в) совокупность архивных документов, хранящаяся в отдельном архивном учреждении
5. Временное хранение архивных документов –
а) хранение архивных документов в архиве организации
б) хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами
в) хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока
6. Экспертиза ценности документов –
а) изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ
б) оценка денежной стоимости архивных документов
в) изучение документов для последующего фондирования

7.Основным законом в области архивного дела в РФ в настоящее время является –
а) Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г.
б) Конституция РФ
в) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
8. Фондирование –
а) определение, уточнение фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов
б) изучение документов на основании критериев их ценности
в) создание в архиве фонда особо ценных документов
9. Обеспечение сохранности архивных документов –
а) комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии
б) комплекс мероприятий по обеспечению физической сохранности документов
в) обеспечение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов
10. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе нормативный температурно-влажностный режим –
а) температура 20-22°С, относительная влажность воздуха 50-55%
б) температура 15-17°С, относительная влажность воздуха 40-45%
в) температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%
11. Архивный шифр –
а) номер архивного дела, содержащего документы на бумажной основе
б) обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации
в) обозначение, наносимое на каждую единицу хранения секретных архивных документов
12. Основными единицами учета архивных документов являются –
а) архивный фонд и единица хранения
б) архивный фонд и архивная опись
в) архивный фонд и архивный документ
13. Единица хранения это –
а) физически обособленные архивный документ или архивные документы
б) архивный фонд
в) архивная опись

14 .Опись дел, документов, как учетный документ архива, используется для –
а) суммарного учета архивных документов и закрепления порядка их систематизации
б) поиска документов для их дальнейшего использования
в)поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов
15. В состав вспомогательных учетных документов архива не входят: –
а) книги учета документов, переданных в другие архивы
б) книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению
в) книга учета поступлений документов
16. Комплектование архива –
а) систематическое пополнение архива документами
б) создание нового архива в учреждении
в) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив
17. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов –
а) в необязательном порядке
б) в обязательном порядке
в) в соответствии с действующим законодательством данного субъекта РФ
18. От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом –
а) по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством РФ
б) по истечении 75 лет
в) по истечении 10 лет
19. Система научно-справочного аппарата (НСА) архива –
а) комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов
б) комплекс научных работ, опирающихся на архивные документы данного архива
в) комплекс электронных указателей и баз данных
20. К обязательным архивным справочникам не относится –
а) систематический каталог
б) обзор фонда
в) опись фонда

21. Путеводитель –
а) расширенный обзор фонда
б) архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием
в) архивный справочник, представляющий собой алфавитный перечень названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

Критерии оценки выполнения тестового задания:

«5» — верно выполнено 18-21 задание теста;

«4» — верно выполнено 15-17 заданий теста;

«3» — верно выполнено 12-14 заданий теста;

«2» — выполнено 1-11 заданий теста

Архив — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архив государственного, муниципального учреждения, организации, предприятия (ведомственный архив) — архив, созданный органом государственной власти, местного самоуправления, государственным, муниципальным учреждением, организацией, предприятием для хранения и использования образовавшихся в его деятельности архивных документов.

Архивное дело — сфера деятельности по организации и осуществлению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для личности, общества, государства, а равно имеющий ценность, в том числе как объект движимого имущества.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составной частью информационных ресурсов России и защищаются законом.

Владелец архивных документов — субъект, осуществляющий владение и пользование указанными документами и реализующий полномочия распоряжения ими в пределах, установленных законом или собственником на основании договора;

Временное хранение архивных документов — хранение архивных документов органами государственной власти, местного самоуправления, государственными, муниципальными учреждениями, организациями, предприятиями, независимо от их формы собственности, в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами.

Государственный архив — архив, созданный Правительством Российской Федерации, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Депозитарное хранение архивных документов — хранение архивных документов в архиве, музее, библиотеке на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником или надлежащим образом уполномоченным владельцем документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником или за надлежащим образом уполномоченным владельцем документов права распоряжения архивными документами.

Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Краткий справочник по фондам архива/архивов — вид путеводителя по фондам архива/архивов, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов: включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях; рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).

Муниципальный архив — архив, созданный органом местного самоуправления.

Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированная совокупность элементов описаний архивных документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска архивных документов и архивной информации.

Негосударственный архив — архив, созданный негосударственным юридическим лицом.

Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Опись дел и документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Особо ценный документ — архивный документ, имеющий непреходящую культурно-историческую ценность, а также особую важность для государственного управления, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения, автографичности или внешних признаков.

Пользователь архивных документов — юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения необходимой ему информации с целью использования ее на законных основаниях.

Постоянное хранение архивных документов — бессрочное хранение архивных документов в архиве, музее, библиотеке.

Путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.

Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и научно-справочного аппарата архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Собственник архивных документов — субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными документами.

Тайный архив — архив, о котором не заявлено публично.

Тематический путеводитель по фондам архива/архивов состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности — тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Уникальный документ — особо ценный архивный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам. Документ по личному составу — комплекс архивных документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных отношений граждан и юридических лиц.

Виды архивных справочников

Размещено на http://www.allbest.ru

Доклад на тему:

«Виды архивных справочников»

Выполнила:

студентка 3 курса СЭОИ

Гизатуллина Л.С.

Проверил:

проф. Горбунов В.С.

Введение

1. Состав системы НСА

2. Виды справочников

Список использованных источников

Введение

Проблема классификации архивной документной информации — это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведётся работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организации и лиц необходимой документной информацией.

Система научно-справочного аппарата к документам архива — комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Архивный справочник — справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учётом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Все виды справочников я и хотела рассмотреть в данной работе.

1. Состав системы НСА

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР — это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. СНСА создаётся для обеспечения сохранности и поиска архивных документов в целях эффективного использования содержащейся в них информации.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС — поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС — поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники — поиск документов по материалам конкретного фонда.

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.

2. Виды справочников

архивный справочник каталог указатель

Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.

Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие — в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда — по номерам описей.

Процесс составления описи складывается из:

· описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;

· систематизации карточек в соответствии со схемой (см. п. 1.3.4), их редактирования;

· оформления описи.

Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку.

Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.

Каталог — межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

Каталогизация архивных документов — это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

Система каталогов. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.

Основные требования к системе каталогов госархива следующие:

· соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;

· рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;

· исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;

· исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.

Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам. Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.

Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов. Архивы, хранящие документы досоветского и советского периодов, ведут два самостоятельных систематических каталога. Разграничительной датой для них является дата установления Советской власти на соответствующей территории.

Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.

Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Именной каталог. В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация — в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности.

При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно. Для архивов, хранящих документы советского и досоветского периодов, возможно создание общего именного каталога.

Географический каталог. В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований (названий стран, республик, краёв и областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.

Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений (разновидность предметно-тематического) — каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.

Каталог документов по личному составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера (трудовой стаж, зарплата, образование и т.д.).

В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.

Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива.

Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам — систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива — систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Краткий справочник — систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.

Тематический путеводитель — систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива.

Указатель. В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним. Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям (документам) одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия (фамилии, географические объекты и т.д.). В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом (логическом) порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.

Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определённой теме.

Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, техники, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.

Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.

В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров — список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях — библиографический список.

Список использованных источников

1. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. — М., 1996.

2. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. — 2000. — №3.

Архивные справочники, их назначение и содержание

33. Архивные справочники, их назначение и содержание.

В Основных правилах работы госархивов СССР установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Каждый тип справочника имеет виды, а иногда и разновидности, выполняющие свои задачи и потому отличающиеся друг от друга по структуре, содержанию, степени информативности. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел.

В состав СНСА входят межархивные, общеархивные, межфондовые и фондовые справочники. Каталоги — это межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива занесена на карточки установленной правилами формы. Назначение каталогов — оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д.

Архив может иметь несколько каталогов: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. При наличии в архиве нескольких взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов создается система каталогов. В ее основе как правило, лежит систематический каталог.

Путеводители — архивные справочники, содержащие краткие сведения о документах архива. Характеристики в них располагаются по рекомендованной правилами схеме. Назначение путеводителей — ознакомление потребителей с краткой информацией, ориентирующей в составе и содержании фондов архива.

Существуют три вида путеводителей: путеводитель по фондам архива включает систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками; краткий справочник по фондам архива представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них; тематический путеводитель включает систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Указатель — элемент справочного аппарата к архивному справочнику, охватывает основной текст и приложения. Ссылочные данные к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору — на страницу справочника, к каталогу — на индекс каталожной карточки.

В практике архивов наибольшее применение находят указатели следующих видов: предметный, географический, именной, хронологический.

Обзор документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение — информация заинтересованных организаций о документах.

При разработке справочников любых типов, видов необходимо соблюдать методические рекомендации, разработанные ведущим учреждением ГАС. Применение единых форм и приемов описания, единой классификации облегчит перевод на механизированный и автоматизированный поиск информации.

34. Работа читальных залов архивов. Учет использования архивных документов.

Использование документов, хранящихся в архиве, — одна из оcновных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств его организацию. В зависимости от целей использования состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использов ния документов.

Достаточно распространенной формой использования документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения чли общественной организации, действительного по установленным «Равилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия темам исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел могут быть выданы во временное пользование. При продлении срока должно быть проведено соответствующе его переоформление

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой AKTI о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности

35. Функции архива в структуре организации.

Основное назначение архивов состоит в обеспечении сохранности и использования документов. Для осуществления функции обеспечения сохранности документов архиву нужно прежде всего иметь объекты хранения. Осуществление контроля за состоянием, хранением и учетом документов в учр-ях, орг-ях, предпр-ях возложено на гос. архивную службу. Функции контроля за деятельностью ведомственных архивов выполняют гос.архивы.

Основная функция гос.архивов с переменным составом документов – временное хранение документов, поступающих из учр-ий районного звена и сельских учр-ий и орг-ий. Выполняя эту функцию, гос.архивы контролируют состояние документов в учр-ях районного звена, сельскохозяйственных предпр-ях.

Функция комплектования архива.

1. Прием документов из стр.подр-ий и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учр-ий, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учр-ий.

2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению или уничтожению. Оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности стр-ым подр-ям.

Функция обеспечения сохранности документов.

1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.

2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление гос.службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы. Учет этих документов и их страхового фонда.

4. проведение при необходимости работ пот улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на гос.хранение.

1. Архив составляет и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учр-ия годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка кпередаче и передача на гос.хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на гос.хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в гос.архив. составление первичной исторической справки по истории фондообразования.

Информация о работе «Билеты к экзамену по архивоведению» Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 77929
Количество таблиц: 0
Количество изображений: 0

Похожие работы

64776 0 0

… совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления. 1.1 Влияние унификации документов на исторические источники документ унификация текст В стандартной форме приказа, постановления не предусмотрено обязательное проставление места его издания (город, где он …

194342 10 0

… , планы к расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации. 3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа . В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством — канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация. Канцелярия получает почту …

Состав научно-справочного аппарата к архивным документам

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 5

Архивный справочник. Система научно-справочного аппарата. Функции СНСА. Разработка информационно-поисковых систем. Справочники, выполняющие контрольно-учетную и информационно-поисковую функцию. Уровни информации СНСА: фонд – дело – документ.

Типы и виды архивных справочников,

Их целевое назначение

Каталоги: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. Путеводители: по фондам архива, краткий справочник по фондам, тематический. Указатели: предметный, географический, именной. Обзоры документов: обзор фонда, тематический обзор. Опись дел. Справочники к документам ведомственных архивов.

ЛИТЕРАТУРА

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи.//Секретарское дело, 1999, №2.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел.//Секретарское дело, 1999, №4.

Архивы России: Москва и Санкт-Петербург: Справочник обозрение и библиографический указатель. М., 1997.

Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства.//Отечественные архивы, 2000, №3.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. М., 2000.

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. М., 1994.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое архивный справочник?

2. Дайте определение системы научно-справочного аппарата.

3. Назовите основные разновидности архивных путеводителей и их назначение.

4. Для чего создаются архивные указатели?

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
2. Межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям) – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
3. Архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
4. Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом – это:
1)	путеводитель;	3)	архивный каталог;
2)	обзор архивного фонда;	4)	архивная опись.
5. Архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов – это:
1)	указатель	3)	архивный каталог;
2)	путеводитель;	4)	архивная опись.
6. Расположите справочники, согласно иерархии комплексов архивных документов (в порядке убывания):
1)	внутренняя опись дела;	3)	лист фонда;
2)	Центральный фондовый каталог Росархива	4)	паспорт архива.

Модуль VII. «Организация и использование документов АФ РФ»

Комплексная цель: показать цели и порядок использования архивных документов, а также технические аспекты поиска и работы с документами архивов.

Цели и порядок использования документальных фондов государственных архивов

Цели использования документов, хранящихся в архивах: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительные, учебные, удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан. Формы использования архивных документов.

Технические аспекты поиска и работы

С архивными документами

Архивная справка. Архивная копия. Архивная выписка. Поиск архивного документа. Правила работы с архивным документом в читальном зале архива.

Организация публикационной деятельности государственных архивов

Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок в журналах, газетах, хрестоматиях.

Система руководства и контроля

Ведомственных архивов

Ведение книги выдачи дел из хранилища. Журнал регистрации архивных справок, копий и выписок из документов. Журнал регистрации посещений исследователями читального зала.

ЛИТЕРАТУРА

Автоматизированные архивные системы. М., 1993.

Гримстед П.К. Российские архивы в переходный период.//Новая и новейшая история, 1994, №1.

Козлов В.П. Российское архивное дело: Архивно-источниковедческие исследования. М., 1999.

Организация использования документов ГАФ СССР. М., 1991.

Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектования и использования Архивного Фонда Российской Федерации.//Отечественные архивы, 1999, №2.

Пшеничный А.П. Работа архивов с министерствами и ведомствами//Советские архивы, 1980, №2.

Пшеничный А.П. Система государственного управления и архивные учреждения.//Советские архивы, 1991, №3.

Тарасов И.Н., Викторова Т.Н. Новые аспекты сотрудничества Росархива с министерствами и ведомствами.//Вестник архивиста, 1995, №2.

Щегельский А.В. К вопросу о рассекречивании архивных документов.// Отечественные архивы, 1995, №1.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите цели использования архивных документов.

2. Какие бывают формы использования архивных документов?

3. Что такое архивная копия?

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	архивная копия;	4)	информационное письмо.
2. Документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	архивная копия;	4)	информационное письмо.
3. Фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	тематическая подборка;	4)	информационное письмо.
4. Документ, составляемый архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, называется:
1)	архивная справка;	3)	архивная выписка;
2)	архивная копия;	4)	информационное письмо.
5. Каков срок ограниченного доступа к документам, содержащим государственную тайну?
1)	5 лет;	3)	30 лет;
2)	10 лет;	4)	75 лет.
6. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать
1)	5 дней;	3)	15 дней;
2)	10 дней;	4)	30 дней.

Модуль VIII. «Технология хранения документов в архивах».

Комплексная цель: дать представления об основных требованиях, предъявляемых к эксплуатации архивных помещений и архивного оборудования, ознакомить с работами, ведущимися по восстановлению документов.

Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Создание оптимальных условий для хранения документов в архиве. Основные параметры, предъявляемые к помещениям, где хранятся документы. Оборудование помещений. Эффективная эксплуатация помещений. Правила работы в помещениях архива.

Физико-химические и биологические факторы разрушения документов. Техника и режим хранения документальных фондов

Факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на физико-химическое состояние документов: солнечный свет, пыль, резкие перепады температуры, повышенная влажность, наличие в воздухе вредных примесей. Применение специального оборудования в архивохранилищах. Борьба с биологическими вредителями.

Реставрация и консервация документов

Простейшая реставрационная работа. Задачи реставрации. Дезинфекция и дезинсекция документов и хранилищ. Реставрация работы. Консервация документов.

ЛИТЕРАТУРА

Архив фирмы (негосударственной организации). М., 1998.

Архивоведение. Ставрополь, 1999.

Еремченко В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях.//Отечественные архивы, 1992, №5.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996.

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

Положение об «Архивном Фонде Российской Федерации»//Отечественные архивы, 1994, №3.

Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранение документов и организации их в делопроизводстве»//Отечественные архивы, 1993, №3.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Перечислите факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на физико-химическое состояние документов.

2. Что такое реставрация документов?

3. Как проводится дезинфекция документов в архивах?

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Какова ширина главных проходов (между рядами стеллажей) в архивохранилище?
1)	80см;	3)	120см;
2)	100см;	4)	150см.
2. Расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом должно составлять:
1)	75 см;	3)	120 см;
2)	100 см;	4)	150 см.
3. Дезинфекция – это
1)	обеззараживание документов от грибов;	3)	удаление пыли с документов;
2)	обеззараживание документов от насекомых;	4)	борьба с грызунами в архивохранилище.
4. Дезинсекция — это
1)	обеззараживание документов от грибов;	3)	удаление пыли с документов;
2)	обеззараживание документов от насекомых;	4)	обеззараживание документов от бактерий.
5. Реставрация документа – это
1)	восстановление первоначального вида документа;	3)	удаление пыли с документов;
2)	создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документа;	4)	обеззараживание документов от грибов;
6. Консервация документа – это
1)	восстановление первоначального вида документа;	3)	удаление пыли с документов;
2)	создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документа;	4)	обеззараживание документов от грибов;

Вопросы к экзамену (часть 1)

1. Предмет и задачи архивоведения.

2. Роль и место архивоведения в системе научной деятельности и государственного управления.

3. Зарождение архивного дела в Древнерусском государстве.

4. Архивы в период феодальной раздробленности.

5. Архивная деятельность в период складывания единого русского государства.

6. Архивная деятельность в годы царствования Петра I.

7. Архивная деятельность в годы царствования Екатерины П.

8. Архивное дело в России в XIX столетии: основные направления развития и организационные формы.

9. Архивная деятельность в начале XX в.

10. Изменения структуры и организации деятельности архивных органов в первые годы Советской власти

11. Архивное дело в РСФСР.

12. Архивное дело в СССР (30-80 гг. XX столетия).

13. Архивная деятельность в Российской Федерации.

14. Понятия «архивный документ» и «архив»

15. Органы управления архивами Российской Федерации и их функции.

16. Современный состав Архивного Фонда и его классификация.

17. Организационная структура и функции государственных архивов.

18. Ведомственные архивы и их функциональные особенности.

19. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов).

20. Организация документации и документооборота в пределах архивов (второй уровень организации документов).

21. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов).

22. Понятие и задачи экспертизы ценности документов.

23. Принципы отбора и критерии оценки документации.

24. Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятиях, в организациях и учреждениях.

25. Методика отбора документов на государственное хранение.

26. Экспертные органы в области архивного дела и их функции.

27. Организация работы по экспертизе ценности документов в государственных архивах.

28. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов и порядок их оформления.

29. Комплектование архивов и его источники.

30. Организация комплектования

Вопросы к экзамену (часть 2)

1. Государственный учет документов в архивах Российской Федерации.

2. Особо ценные документы Архивного Фонда РФ

3. Страховой фонд документов

4. Порядок комплектования страхового фонда

5. Порядок размещения документов в архивных учреждениях РФ.

6. Обеспечение сохранности документов в государственных архивах

7. Обеспечение сохранности документов в ведомственных архивах.

8. Проверка наличия документов в архивных учреждениях РФ

9. Проверка состояния документов в архивных учреждениях РФ.

10. Состав научно-справочного аппарата к архивным документам

11. Классификация архивных справочников

12. Целевое назначение архивных справочников.

13. Опись дел в системе справочной документации архива.

14. Справочники к документам ведомственных архивов.

15. Цели использования документальных источников из государственных архивов.

16. Порядок работы с архивными материалами.

17. Правовой статус архивов и фондов с ограниченным доступом

18. Принципы использования охраняемой документации.

19. Технические аспекты поиска архивных документов

20. Анализ архивных документов.

21. Организация публикационной деятельности государственных архивов.

22. Система руководства и контроля в ведомственных архивах.

23. Устройство помещений архива

24. Оборудование помещений архива

25. Эксплуатация помещений архива.

26. Физико-химические факторы разрушения документов

27. Биологические факторы разрушения документов

28. Техногенные факторы разрушения документов.

29. Технология и режим хранения документальных фондов государственных и ведомственных архивов.

30. Реставрация и консервация документов.

Основные понятия, применяемые в архивоведении

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

Архивное дело — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

Архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

Владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

Временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

Государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

Документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

Муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

Пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

Уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

Упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

Вопрос 3. Типы и виды архивных справочников. Их целевое назначение

123

Информационные системы к НСА

Информационная система (ИС) — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Классификация информационных систем:

По типу информационных систем

1) Фактографические ИС накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов). Каждый из таких экземпляров или некоторая их совокупность отражают сведения по какому-либо факту, событию отдельно от всех прочих сведений и фактов.

2) Документированные ИС, где единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе (входной документ)

3) Геоинформационные ИС, где данные организованы в виде отдельных информационных объектов (с определенным набором реквизитов), привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеет пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство).

По функциональному признаку

По уровням управления

1) ИС оперативного (операционного) уровня

2) ИС специалистов

3) ИС офисной автоматизации

4) ИС обработки знаний

5) ИС тактического уровня (среднее звено)

6) ИС поддержки принятия решений

7) Стратегические ИС

4. и др.

Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковуюфункции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива (-ов); указатель описей фонда (-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера).

Вопрос 2. Основы создания и использования СНСА АФ РФ
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам АФ РФ – это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах.

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход.

К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели, при этом основной способ описания – подокументный.

К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи, основным способом описания при каталогизации будет поединичный

К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат.

Вопрос 3. Типы и виды архивных справочников. Их целевое назначение

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи.

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам {архиву) — вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.

Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.

Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов.

Вопрос 4. Описание

Описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

1. вид дела

2. автор

3. корреспондент

4. предмет или вопрос

5. территория

6. время

7. формальные признаки (подлинность или копийность)

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д. Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в трех вариантах:

1. аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа

2. аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов

3. аннотация, содержащая краткое описание содержания документа