Правила составления
Составлять его нужно согласно с правилами деловой переписки, то есть в нем не должно быть:
- Личного мнения.
- Эмоциональной окраски – впечатлений, угроз, предупреждений и т.д.
- Длинных предложений, эпитетов, сложных речевых оборотов.
Зато в уведомлении обязательно должны быть:
- Документ должен быть датирован и подписан, тем, кто составляет его с расшифровкой подписи.
- Разбег между датой написания и получения не должен быть слишком большим.
- Подпись следует ставить в конце текста.
- Если обращение составляется юридическим лицом, то обязательный реквизит – печать организации.
Уведомления широко используются в разных сферах деловой корреспонденции, в том числе во внутренней, если нужно сообщить сотруднику о важном решении руководителя. Часто именно такой формат письма используют для напоминания должнику о его займе и обязанности выплат. Форма уведомления применяется для сообщений суммы налогового платежа гражданам.
Структура письма стандартная для любого письма, а именно:
- Отправитель/получатель.
- Дата составления.
- Номер регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
- Название сообщения «Уведомление».
- Заголовок.
- Обращений к тому, кому адресуется письмо.
- Уведомительная часть – краткое ее изложение.
- Вводная часть.
- Собственно текст.
- Должности, подписи ответственных лиц.
Важно! Обязательный реквизит – расписка о получении адресатом письма.
Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата. Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть.
Текст уведомления можно условно разделить на 2 части:
- В первой указывается причина его составления.
- Вторая – готовые решения, выводы, предложения (требования).