Инструкция по обеспечению

ФЗ о ДОУ

ГЛАВА II. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ДОКУМЕНТА

Статья 5. Обязательность документирования деятельности организаций

1. Управленческая деятельность подлежит обязательному документированию — фиксации информации на материальном носителе с использованием формы и реквизитов оформления, придающих документу юридическую силу.

2. Документ может быть средством сохранения, передачи управленческой информации; имуществом, объектом интеллектуальной собственности; предметом внутренней или международной коммерческой деятельности.

3. Порядок создания, использования документа и работы с ним, его защиты и хранения определяется действующим законодательством, в том числе с учетом категории содержащейся в нем информации по доступу: открытой информации или информации с ограниченным доступом (государственной тайны, конфиденциальной информации).

Статья 6. Основные требования к оформлению документа. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

Документы, создаваемые органами государственной власти, местного самоуправления, организациями, физическими лицами (при обращении их в государственные органы) должны отвечать следующим требованиям:

1. соответствовать правовому статусу субъекта, создающего документ;

2. соответствовать форме, установленной законодательством, государственными стандартами или иными нормативно-правовыми актами;

3. содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать название, время и место создания, регистрации документа, допускается использование дополнительных реквизитов в соответствии с государственными стандартами на унифицированные системы документации;

4. содержать реквизиты, обеспечивающие на протяжении всего периода действия и хранения документа возможность проверки его целостности, тождественности его содержания при копировании и передаче;

5. содержать информацию и реквизиты в форме, доступной для восприятия и понимания человеком.

Статья 7. Унификация и стандартизация форм документов и процедур документирования

1. Унификации подлежат формы и реквизиты документов, правила документирования, документационного обмена и организации работы с документами и хранения документов в организации.

2. Унификация реквизитов документов и систем документации производится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с их функциями. Обязанность разработки унифицированных систем документации включается в положение о государственном органе.

3. Организацией и координацией работ по унификации документов, правил документирования, организации работы с документами и хранения документов занимается Федеральная архивная служба России.

4. Унификация документов, правил документирования, организации работы с документами и хранения документов закрепляется в государственных стандартах и нормативных актах межведомственного характера, зарегистрированных федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим управление в сфере юстиции.

5. Организация и координация работ по стандартизации унифицированных систем документации осуществляется в соответствии с федеральным законом «О стандартизации».

6. Федеральный орган исполнительной власти, ответственный за стандартизацию, организует и ведет Государственный реестр унифицированных систем документации.

7. Унификация и стандартизация форм документов и правил документирования должны быть ориентированы на использование электронных технологий и информационную совместимость.

Статья 8. Право владения и распоряжения документами, обязанности по их сохранению

1. Документы и образованные на их основе документальные фонды, созданные или приобретенные на средства федерального бюджета, бюджета субъекта Российской Федерации, являются государственной собственностью и находятся во владении и распоряжении тех органов, на средства которых они созданы или приобретены. Документы, созданные или приобретенные на средства бюджета местного самоуправления, являются муниципальной собственностью, если иное не установлено федеральным законодательством или законодательством субъекта Российской Федерации. Документы, создаваемые организацией в процессе выполнения государственного контракта, включаются в состав государственного имущества, если иное не предусмотрено условиями государственного контракта. Документы негосударственных организаций включаются в состав имущества собственника организации. Передача документов в государственный сектор в связи с осуществлением контрольно-учетных, разрешительных функций, инвестиционных и иных управленческих функций государственных органов не лишает прав владения и распоряжения этими документами организацию, на средства которой эти документы созданы. Документы, создаваемые физическим лицом по своему усмотрению на свои средства, находятся в пользовании, владении и распоряжении физического лица, если иное не предусмотрено законом. Документы, создаваемые физическим лицом на основании договора, являются объектом прав того субъекта, который определен условиями договора.

2. Собственники (владельцы) документов обязаны обеспечить сохранность документов до истечения срока, установленного федеральными нормативными актами.

Статья 9. Обеспечение доступа к документам

1. Доступ к документам и документальным фондам органов государственной власти, местного самоуправления и юридических лиц определяется в соответствии с федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

2. Собственники и владельцы документов и документальных фондов используют их по своему усмотрению в рамках норм, установленных законодательством Российской Федерации и статьей 10 настоящего федерального закона.

3. Юридические и физические лица, предоставляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и местного самоуправления, имеют право пользования информацией, содержащейся в них.

4. Органы государственной власти, местного самоуправления, юридические и физические лица, имеющие право на доступ к информации документов, им не принадлежащих, имеют право на использование этой информации. Порядок и правила использования этой информации определяются собственниками и владельцами документов.

5. Органы государственной власти, местного самоуправления, юридические и физические лица имеют право на получение документов, производных от документов, им не принадлежащих, но к информации которых они имеют право доступа.

ГЛАВА III. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА

Статья 10. Порядок регистрации, учета и формирования документального фонда (массива документации) организации.

1. Документальный фонд организации формируется путем документирования собственной деятельности и поступления документов в процессе оперативного документооборота.

2. Обязательному документированию подлежат:

   1)	деятельность и отношения между органами государственной власти, местного самоуправления и организациями, связанные с выполнением ими своих целей и задач, представленных в уставных документах;
   2)	деятельность, отчетность по которой органы государственной власти, местного самоуправления и организации предоставляют в государственные органы и организации, ответственные за формирование и использование государственных информационных ресурсов в соответствии с федеральным законодательством;
   3)	финансовая деятельность органов государственной власти, местного самоуправления и организаций;
   4)	деятельность по управлению кадрами, связанная с подтверждением их трудового стажа, установлением социальных льгот и пособий;
   5)	деятельность и отношения между органами государственной власти и местного самоуправления и организациями, связанные с обеспечением имущественных прав других субъектов документирования;
   6)	деятельность и отношения между органами государственной власти и местного самоуправления и юридическими лицами, связанные с обеспечением безопасности жизни и здоровья граждан. Документирование деятельности и отношений между органами государственной власти, местного самоуправления и организациями ведется в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления или иными межведомственными нормативно-правовыми актами по документационному обеспечению управления. Электронные документы при выводе их на бумагу должны соответствовать утвержденным традиционным формам.

3. Документ считается включенным в состав документального фонда органа государственной власти, местного самоуправления и организации после его регистрации в учетных документах в соответствии с обязательными реквизитами регистрации, установленными Государственной системой документационного обеспечения управления.

4. Документальный фонд формируется в течение трех лет, начиная с текущего календарного года, по истечение которых он передается на хранение в архив в соответствии с правилами, установленными Федеральной архивной службой России. Передача производится вместе с информационно-поисковой системой, что позволяет обеспечить преемственность документального и архивного фондов.

Статья 11. Организация документооборота, информационно-поисковой системы и контроля исполнения документов

1. Прохождение документов в процессе обмена (передачи) информацией и контроля исполнения поручений осуществляется средствами электрической и почтовой связи, а также непосредственной доставкой адресату в соответствии с действующими нормативными актами.

2. Передача документов между организациями при помощи факсограмм, электронной почты и иных документов с аналогом собственноручной подписи допускается при наличии электронно-цифровой подписи либо письменного соглашения между организациями (в соответствии с действующим законодательством). В остальных случаях передача должна сопровождаться бумажным документом, оформленным в соответствии со стандартными требованиями.

3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в организации, так и поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационные данные составляют информационно-поисковую систему документального фонда.

4. Внутренний документооборот осуществляется в безбумажной форме на основе правового акта руководителя организации и при наличии соответствующих программных средств.

5. Сроки прохождения и исполнения документов устанавливаются при формулировке задания или запроса и фиксируются в форме даты. По отдельным видам документов сроки исполнения устанавливаются нормативными актами.

Статья 12. Основные требования к применению информационных технологий и электронного документооборота

1. Информационные технологии и электронный документооборот применяются в организации при наличии системы документационного обеспечения управления, упорядоченной в соответствии с действующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами, а также государственными стандартами, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Упорядочение документационного обеспечения заключается в разработке:

   а)	правил оформления документов на основе государственных стандартов;
   б)	табеля унифицированных форм документов, используемых в организации;
   в)	альбома унифицированных форм документов;
   г)	маршрутов движения форм документов;
   д)	классификаторов различного назначения, создаваемых на базе общероссийских классификаторов информации;
   е)	правил регистрации и хранения документов;

2. Электронные и бумажные документы применяются и используются равнозначно в соответствии с действующим законодательством. При условии письменной договоренности корреспондентов документ может доставляться только в электронной форме. При идентичности текстов электронного и бумажного документов подлинником является бумажный документ.

3. Электронная форма документа должна соответствовать письменной структуре документирования, установленной действующими нормативными актами. Не могут использоваться только в электронной форме документы: в случаях направления извещений, свидетельств, приглашений граждан; выдачи медицинских документов; содержащие персональные данные, обеспечивающие права граждан; постоянного и долговременного хранения.

Статья 13. Обеспечение сохранности документального фонда

1. Органы государственной власти, местного самоуправления и организации осуществляют хранение своих документальных фондов в соответствии с требованиями нормативных актов Федеральной архивной службы России.

2. Сроки хранения документов и порядок передачи документов на государственное хранение устанавливаются исключительно Федеральной архивной службой России.

3. Органы государственной власти, местного самоуправления и организации обязаны принимать все меры, направленные на предотвращение хищения, порчи, утраты, уничтожения документов, входящих в состав их документального фонда.

4. Органы государственной власти, местного самоуправления и организации образуют специализированные службы документационного обеспечения управления и архивы, в обязанности которых входит организация и обеспечение сохранности документального фонда, независимо от вида носителя информации.

ГЛАВА IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Статья 14. Основные функции и права Федеральной архивной службы по документационному обеспечению управления

1. Обязанности по государственному регулированию документационного обеспечения управления осуществляет Федеральная архивная служба России.

2. Федеральная архивная служба России вырабатывает и реализует государственную политику в области документационного обеспечения управления.

3. Основными задачами Федеральной архивной службы России по документационному обеспечению управления являются:

а)	координация научной и методической работы в области документационного обеспечения управления, археографии; организация внедрения результатов научных исследований и научно-технических достижений в практику;
б)	организационно-методическое обеспечение ДОУ в органах государственной власти;
в)	развитие совместно с федеральными органами исполнительной власти нормативно-правовой базы ДОУ;
г)	определение научно-технической политики в области документационного обеспечения управления и основных направлений его развития и реформирования;
д)	разработка единых требований к документам и документационным процессам, независимо от способа записи и вида носителя информации, в целях создания единой государственной информационной инфраструктуры, гармонизированной с международной;
е)	разработка и внедрение унифицированных систем документации и документооборота, как на внутри- и межведомственной уровне, так и с хозяйствующими субъектами и гражданами;
ж)	разработка и координация комплексных целевых программ научно-исследовательской работы в области документационного обеспечения управления;
з)	координация, разработки, сертификация и лицензирование программ автоматизации документационного обеспечения управления;
и)	ведение нормативной базы документационного обеспечения управления;
к)	организация повышения квалификации кадров в области документационного обеспечения управления.

Статья 15. Организационные основы документационного обеспечения управления в субъектах Российской Федерации

1. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления:

   а)	обеспечивают применение на своей территории настоящего Федерального закона и иных нормативных актов Российской Федерации по документационному обеспечению управления;
   б)	обеспечивают гарантированное комплектование и обеспечение сохранности документальных фондов органов государственной власти, местного самоуправления и организации;
   в)	вносят предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в Федеральную архивную службу России;
   г)	проводят обучение и повышение квалификации работников органов государственной власти, местного самоуправления и юридических лиц по документационному обеспечению управления.

2. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления разрабатывают нормативные акты по документационному обеспечению управления, руководствуясь положениями настоящего Федерального закона и других нормативных актов органов государственной власти Российской Федерации.

3. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления обязаны выполнять требования Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов и других нормативных актов по документационному обеспечению управления, издаваемых Федеральной архивной службой России.

Статья 16. Служба документационного обеспечения управления в организации, ее основные функции и права

1. Основными задачами службы документационного обеспечения управления являются:

   а)	установление порядка документирования и организации работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных структурах в форме Инструкции по документационному обеспечению управления и Табеля унифицированных форм документов. Инструкцию по документационному обеспечению управления утверждает первый руководитель организации;
   б)	организационное и методическое участие в разработке и внедрении автоматизированных технологий подготовки, регистрации, учета, хранения, поиска и контроля исполнения документов на основе Инструкции по документационному обеспечению управления;
   в)	вметодическое обеспечение и руководство формированием документального фонда организации, группировкой документов в дела и подготовкой дел для передачи в архив организации;
   г)	методическое обеспечение и руководство формированием документального фонда организации, группировкой документов в дела и подготовкой дел для передачи в архив организации;
   д)	обучение специалистов организации и подведомственных структур правилам документирования и работы с документами, а также порядку пользования документами архива организации;

2. Обязанности по документационному обеспечению управления в организации и подведомственных структурах, соблюдению законодательства и нормативно-правовых актов федеральных органов, регулирующих документационное обеспечение управления на государственном уровне, возлагается на руководителя организации.

3. Руководитель организации обязан в зависимости от объема документооборота: создавать Службу документационного обеспечения (ДОУ) управления как самостоятельное структурное подразделение.

ГЛАВА V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА.

Статья 17. Ответственность за нарушение законодательства

Руководители организаций и другие лица, обязанные организовывать и вести документационное обеспечение управления, несут ответственность за нарушение правил документирования, работы с документами и архивного хранения, установленных законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, регулирующих документационное обеспечение управления, привлекаются к уголовной или административной ответственности в соответствии с Законодательством Российской Федерации.

ГЛАВА VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 18. Заключительные положения

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

Часть 2. Текущее законодательство в сфере электронного документооборота и СЭД/ECM

Часть 2.

Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Международные стандарты в области электронного документооборота

Заключение

Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи

Регулирование использования СЭД и электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:

● отсутствует закон об электронном документе;

● отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;

● отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;

● не до конца сформирован понятийный аппарат в области электронного документооборота.

Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД.

Для эффективного решения поставленных задач и достижения цели были изучены законодательные акты, нормативно-методические документы, специальные издания, в том числе материалы конференций в области документационного обеспечения управления.

Совершенствование ДОУ и как результат этого процесса — повсеместное внедрение СЭД — становится немыслимым без использования электронных документов. В этой связи необходимо отметить, что «правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает, прежде всего, юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности. … Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена».

Современное государственное регулирование электронного документооборота в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота.

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. В ст.11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Следующим не менее важным законодательным актом в области электронного документооборота является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ, который обеспечивает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами ЭП как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения электронных документов, в том числе при использовании СЭД и ЭД. В данном законе также дается понятие «электронного документа» как документа, в котором информация представлена в электронной форме. Подробнее данный закон, а также его отличия от предыдущего закона об электронно-цифровой подписи, рассмотрим в следующем пункте.

Следует также отметить Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу.

«Вопросы работы с электронными документами также затрагивается в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданскому, административному, уголовному, уголовно-процессуальному, трудовому, налоговому и другому законодательству РФ».

Приказ ФСБ РФ «Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» от 27.12.2011 г. № 795 устанавливает требования к совокупности и порядку расположения полей квалифицированного сертификата электронной подписи.

Приказ Министерства финансов РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ). В данном законе прописано, что документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).

Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26.7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации.

Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272-274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.

Отраслевые кодексы также содержат положения, касающиеся работы с электронными документами в соответствующих сферах деятельности. В частности, Налоговый кодекс РФ в ст. 80 содержит разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде. Таможенный кодекс РФ в п. 8 ст.63 также закрепляет, что документы, необходимые для таможенного оформления могут быть представлены в электронной форме. Трудовой кодекс РФ в главе 49.1 предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника (данные изменения в ТК РФ были внесены введением в силу ФЗ № 60 от 05.04.2013 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В ст. 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.

Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы.

При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Государственная система ДОУ содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти при подготовке своих инструкций (взаимен Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

В качестве основного нормативного документа, предназначенного для определения сроков хранения, отбора на хранение и уничтожения типовых управленческих документов, выступает Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558). Данный перечень может применяться при формировании системного справочника (классификатора) «Сроки хранения документа» системы автоматизации.

Основные правила работы государственных архивов содержат общие положения о приеме на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.

Основные правила работы архивов организаций «устанавливают помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, определенный порядок работы архивов с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К Правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, журнал поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов». Кроме того, пункт 7.7 посвящен вопросу формирования автоматизированного научно-справочного аппарата в архиве организации.

Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов. Классификаторы используются при оформлении документов (как в традиционном, так и автоматизированном делопроизводстве) и при построении информационно-поисковых систем.

Например, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) включает общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации, обязательные для применения в документном общении юридических лиц. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форма документов, входящих в унифицированные системы документации».

Главным образом классификаторы технико-экономической и социальной информации могут использоваться организациями для формирования соответствующих системных справочников СЭД и ЭД. «В настоящее время в связи с массовым внедрением автоматизированных систем документооборота использование классификаторов приобретает ключевое значение. Классификационные коды могут быть использованы в качестве основы для построения систем автоматизации документооборота».

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. применяется для оформления кадровых документации. При использовании системы электронного документооборота и электронного документа может быть создан системный справочник, содержащий данные формы.

Для определения норм времени на основные виды работ по ДОУ, в том числе при использовании систем автоматизации, применяются следующие нормативные документы:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утв. Постановлением Министерством труда РФ от 25.11.1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 г. № 152;

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда от 36.03.2002 г. № 23.

Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны Рекомендации Росархива по подготовке перечней документов работа, с которыми должна осуществляться в электронной форме (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.

Кроме того, полезными будут Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций и другие рекомендации разработанные Росархивом.

Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» (заменил ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.

ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них.

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» используется и при создании формуляра-образца электронного документа.

ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.

ГОСТ 7.70-2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами, предоставляемыми владельцами для регистрации и использования третьим лицам.

ГОСТ Р 51353-99 «Геоинформационное картографирование. Метаданные электронных карт. Состав и содержание» определяет состав и содержание метаданных электронных карт в геоинформационных системах.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

Комплекс стандартов на автоматизированные системы

Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляются на основе правил, закрепленных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационные технологии». Данные стандарты необходимы, прежде всего, разработчикам СЭД и ЭД. В качестве примера можно привести ГОСТ 24.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания», который определяет стадии создания автоматизированных систем, содержит требования к автоматизированной системе (АС), техническому заданию, эскизному, техническому проекту, рабочей документации. В том числе закрепляет порядок ввода в действие и сопровождение АС.

ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание системы», а также рекомендует порядок его разработки, согласования и утверждения.

ГОСТ 34.603-92 «Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем» описывает процесс проверки выполнения заданных функций системы, определения и проверки соответствия требованиям ТЗ количественных и (или) качественных характеристик системы, выявления и устранения недостатков в действиях системы, в разработанной документации..

ГОСТ 24.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем» определяет виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС. Может использоваться в сочетании с РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (подготовлена редакция 2013 г., которая должна вступить в силу с 01.09.2013). Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

Имеются дополнительные стандарты, касающиеся защиты информации, шифрования, обмене электронными документами и т.д. здесь рассматривать подробно не будем. См. раздел «Просто об электронной подписи» подраздел Основы законодательства об ЭП и правовое поле обмена ЮЗЭД.

Международные стандарты в области электронного документооборота

В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно было бы посоветовать как рекомендации при выборе системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.

Стандарт может использоваться:

● разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;

● текущими клиентами системы: как основа для проведения аудита использования системы;

● потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;

● специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству.8

В общем, стандарт — несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации.8

Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД и ЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.

Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. Это «первый международный стандарт по организации делопроизводства и документооборота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота». Более того, «стандарт ISO 15489 использует современный функциональный подход к организации документооборота, позволяющий связывать нормативные требования (например, статус «документа», сроки хранения и т.п.), с деловыми функциями, в результате выполнения которых возникает данный информационный материал».

Таким образом, «в условиях, когда нормативно-методическая база отечественного делопроизводства сократилась в силу разных причин до минимума, а государственное регулирование вопросов управления документацией практически отсутствует, этот стандарт может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях».

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

Требования к хранению документов в архивах и библиотеках устанавливает ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов».

В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.

При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20

Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. — Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241

Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации/ Н.А.Храмцовская// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. — Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293

Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. — С.292-293

Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел РФ

Инструкция
по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации
(приложение к приказу МВД России от 20 июня 2012 г. N 615)

С изменениями и дополнениями от 28 мая 2013 г.

Скачать Инструкцию полностью (с приложениями)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников*(1) центрального аппарата МВД России*(2), территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел*(3), и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.

2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477*(4), государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации*(5).

4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима*(6) органов внутренних дел.

В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.

5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).

6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.

7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний — непосредственно исполнителю.

7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему).

7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7.7. Копирование и оперативное размножение документов.

7.8. Разработка проектов бланков документов.

7.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ «Главный информационно-аналитический центр МВД России»*(7) или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел*(8).

7.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

7.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения*(9), представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России*(10) либо экспертными комиссиями*(11) органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.

7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

7.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

7.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

7.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности*(12), представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

7.16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

7.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

7.19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

7.20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

7.21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

7.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

7.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.

8.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника).

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

10.6. Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.

11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

15. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.

II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа внутренних дел;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел;

документ — совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;

документальный фонд органа внутренних дел — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

контроль исполнения документов — представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

подразделение делопроизводства и режима — структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

субъект контроля — подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);

телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;

учетные формы — регистрационно-контрольные карточки, журналы, автоматизированные информационные системы электронного делопроизводства и документооборота;

факсограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле);

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Анализ пункта 53 приказа 615 МВД РФ «Об утверждении инструкции по делопроизводству»

Одна из задач полиции как государственного органа — обеспечение общественной безопасности и общественного порядка. На полицию возложена функция по поддержке существующей системы отношений между гражданами и организациями, при которой государством гарантируются основные свободы, закрепленные в Конституции. Граждане и представители юридических лиц обязаны выполнять законные распоряжения сотрудников органов внутренних дел.

У каждого есть право убедиться в правомочиях лица и в его статусе. Согласно законодательству, одной формы для этого недостаточно. Вопросы у граждан возникают по поводу положений, которые содержит 615 приказ МВД (пункт 53): доверенность, подтверждающая право действовать от имени ОВД, в нем упомянута в качестве документа, обязательного в некоторых случаях для подтверждения полномочий. Читайте обзор нормативно-правового акта.

Общий обзор приказа

Так называемый 615 приказ МВД по делопроизводству принят министерством внутренних дел 20 июня 2012 года, им утверждена инструкция по делопроизводству в ОВД. Собственно, поэтому приказ и носит в обиходе такое короткое наименование (официальное начинается со слов — «Об утверждении Инструкции…»).

Документ достаточно обширный: состоит из 295 пунктов и подробно регламентирует вопросы обработки корреспонденции, составления внутренней документации в органах внутренних дел. Инструкция имеет большое значение для сотрудников соответствующих отделов ОВД и их руководителей. Для остальных же граждан представляет интерес только положение, изложенное в пункте 53 приказа 615 МВД РФ «Об утверждении инструкции по делопроизводству», где указано, что представитель конкретного органа внутренних дел обязан иметь доверенность для подтверждения своих прав действовать от имени данного органа.

Проблема толкования пункта 53 Инструкции о доверенности

Многие понимают тезис, который содержит приказ МВД от 20 июня 2012 г. номер 615 пункт 53, таким образом, что и сотрудник ГИБДД, и полицейский всегда обязаны иметь при себе доверенность. Якобы только при ее наличии они имеют право давать обязательные для исполнения распоряжения, требовать документы и т. д.

Это совершенно неправильный вывод, который не согласуется с общим толкованием норм закона и основан на отдельно взятом положении, вырванном из контекста.

Обсуждаемый приказ 615 МВД РФ о делопроизводстве (пункт 53) действительно содержит норму об обязательности доверенности, но понимать ее нужно только в системе иных норм права, более весомых в юридическом смысле.

Статус и подтверждение полномочий сотрудника органов внутренних дел

Деятельность полиции, иных органов внутренних дел и их сотрудников четко и подробно регламентирована не только подзаконными, но и законодательными актами, которые имеют преимущество по юридической силе перед различными инструкциями, приказами и иными ведомственными актами.

1. Так, в Федеральном законе №-342 от 30 ноября 2011 года в статье 10 указано, что сотруднику ОВД выдается служебное удостоверение и жетон с личным номером.
2. Именно удостоверение играет роль документа, подтверждающего полномочия, это прямо указано в ч. 4 ст. 10 ФЗ-342.
3. В части 3 этой же нормы указано, что правовой статус сотрудника регламентируется законом ФЗ-342, иными законами о прохождении госслужбы, ведь сотрудник ОВД — гражданин, который взял на себя обязательства по ее прохождению.

Отсюда можно сделать несколько важных выводов:

• правовой статус сотрудника ОВД устанавливается в федеральных законах, а не в приказах МВД РФ или других подзаконных актах;
• личность и правомочия сотрудника подтверждает служебное удостоверение;
• очевидно, что инструкция о делопроизводстве подразумевает другие ситуации, когда требуется доверенность.

Реформа МВД – закон о повышении предельного возраста службы 2019 года

Когда нужна доверенность

Итак, когда же может потребоваться доверенность от Колокольцева? (Владимир Александрович Колокольцев — действующий министр внутренних дел РФ; согласно приказу, только он может действовать от имени МВД без доверенности как руководитель структуры, он же управомочен выдавать представителям доверенности от имени ведомства).

Если внимательно прочитать текст пункта 53, то видно, что речь в нем идет о «представителе», а не о сотруднике. Кроме того, сама инструкция регламентирует один из видов внутренней деятельности в органах внутренних дел. Такая доверенность может потребоваться при представительстве перед третьими лицами при заключении сделок, решении хозяйственных задач.

Дело в том, что согласно Приказу Президента №699 от 21.12.2016г., министерство является отдельным юридическим лицом, с правом иметь печать, открывать счета, совершать сделки и т.д., в том числе осуществлять свои права через представителей.

Доверенность может понадобиться и сотруднику ОВД, полицейскому, например, в том случае, если он представляет интересы органа в суде. Стоит отметить, что при даче показаний по конкретному делу, где сотрудник выполнял служебные обязанности по контролю и надзору, достаточно удостоверения.

Как составляется доверенность

Она оформляется в соответствии с требованиями главы 10 Гражданского кодекса РФ, это указано в Инструкции. Документ обязательно должен содержать:

• сведения о доверителе;
• идентифицирующие данные представителя с указанием полных данных, ФИО, паспорта, места регистрации;
• образец подписи представителя;
• срок доверенности;
• дату и подпись, печать;
• полный перечень полномочий.

Если гражданину передаются полномочия, которые должны быть оговорены отдельно (например, предъявление исполнительного листа, получение средств по нему, право на подписание отказа от иска и т. д.), указание на них в тексте обязательно.

Берут ли работать в полицию с татуировками?

Приказ МВД России от 29.12.2018 N 900 «Об утверждении Положения о Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 29 декабря 2018 г. N 900

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ДЕПАРТАМЕНТЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Утвердить прилагаемое Положение о Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации.

2. Признать утратившим силу приказ МВД России от 28 апреля 2017 г. N 234 «Об утверждении Положения о Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации».

Министр
генерал полиции
Российской Федерации
В.КОЛОКОЛЬЦЕВ

Приложение
к приказу МВД России
от 29.12.2018 N 900

ПОЛОЖЕНИЕ
О ДЕПАРТАМЕНТЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации (ДДО МВД России) является самостоятельным структурным подразделением центрального аппарата Министерства внутренних дел Российской Федерации , обеспечивающим и осуществляющим в пределах своей компетенции функции Министерства по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию деятельности органов внутренних дел Российской Федерации , организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России в области документационного обеспечения управления, рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций, общественных объединений , соблюдения режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну.

Далее — «Департамент».

Далее — «Министерство» или «МВД России».

Далее — «органы внутренних дел».

Далее — «органы, организации и подразделения системы МВД России».

Далее — «обращения».

2. Департамент выполняет функции головного подразделения системы МВД России по документационному обеспечению управления, организации рассмотрения обращений, соблюдения режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну.

3. Структура и штатное расписание Департамента утверждаются Министром внутренних дел Российской Федерации .

Далее — «Министр».

4. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России и настоящим Положением.

5. Работа Департамента организуется на основе планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника органов внутренних дел, федерального государственного гражданского служащего и работника системы МВД России за состояние дел на порученном участке работы и выполнение отдельных поручений.

Далее — «сотрудники, федеральные государственные гражданские служащие и работники».

6. Департамент в установленном порядке осуществляет взаимодействие по вопросам своей деятельности с подразделениями МВД России, соответствующими подразделениями органов государственной власти Российской Федерации.

7. Департамент в установленном порядке совместно с территориальными органами МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях обеспечивает эффективность деятельности подразделений делопроизводства и режима.

8. Департамент имеет печать с изображением геральдического знака — эмблемы органов внутренних дел, необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки со своим полным и сокращенным наименованием, а также может иметь учреждаемые в установленном порядке знаки и символику, отражающие специфику деятельности Департамента.

Департамент для обеспечения служебной деятельности пользуется печатью МВД России с изображением Государственного герба Российской Федерации.

II. Основные задачи Департамента

9. Основными задачами Департамента являются:

9.1. Организация и участие в формировании основных направлений государственной политики в области документационного обеспечения управления, рассмотрения обращений, соблюдения режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну.

9.2. Обеспечение совершенствования нормативно-правового регулирования в области документационного обеспечения управления, рассмотрения обращений, защиты государственной тайны.

9.3. Организация документационного обеспечения деятельности руководства Министерства.

9.4. Организация деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России по рассмотрению обращений в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

9.5. Организация и обеспечение личного приема граждан руководством Министерства, начальниками подразделений центрального аппарата Министерства.

9.6. Координация деятельности по вопросам защиты государственной тайны, документационного обеспечения управления и рассмотрения обращений, контроль за выполнением требований нормативных правовых актов МВД России по вопросам деятельности Департамента.

9.7. Организационно-методическое руководство подразделениями делопроизводства и режима в системе МВД России.

III. Основные функции и полномочия Департамента

10. Основными функциями Департамента являются:

10.1. Осуществление комплексного анализа и прогнозирование состояния работы, осуществляемой органами, организациями и подразделениями системы МВД России по вопросам деятельности Департамента.

10.2. Разработка предложений руководству Министерства по формированию и реализации государственной политики по вопросам деятельности Департамента.

10.3. Анализ и оценка эффективности мер, принимаемых органами, организациями и подразделениями системы МВД России по вопросам деятельности Департамента. Разработка предложений по улучшению качества их работы.

10.4. Обобщение практики применения законодательства Российской Федерации по вопросам деятельности Департамента и выработка соответствующих мер по повышению эффективности деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России.

10.5. Разработка проектов федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, а также подготовка предложений по совершенствованию законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России по вопросам деятельности Департамента.

10.6. Обеспечение правовой защиты сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников по поручению Министра.

10.7. Обеспечение представления и представление по искам, предъявленным к МВД России, в установленном порядке в судах интересов МВД России, а по соответствующим поручениям — интересов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

10.8. Ведение баз данных нормативных правовых актов МВД России по вопросам деятельности Департамента, проведение работы по их систематизации.

10.9. Участие в разработке проектов типовых положений о территориальных органах МВД России по вопросам деятельности Департамента.

10.10. Рассмотрение и подготовка предложений руководству Министерства по оптимизации структуры подразделений делопроизводства и режима в системе МВД России.

10.11. Оказание практической помощи органам, организациям и подразделениям системы МВД России в организации и проведении мероприятий по вопросам деятельности Департамента.

10.12. Участие в проверках законности и соблюдения установленного порядка издания нормативных правовых актов и иных правовых актов в системе МВД России.

10.13. Организация функционирования единой системы делопроизводства.

10.14. Представление в установленном порядке в судах интересов МВД России по предметам споров, отнесенным к компетенции Департамента.

10.15. Регистрация и обработка законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, служебных документов, обращений, а также другой корреспонденции, поступающей в адрес Министерства и его руководства.

10.16. Обеспечение получения и отправки документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования.

10.17. Подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Министра с привлечением, при необходимости, других подразделений центрального аппарата МВД России, образовательных, научных организаций системы МВД России и иных организаций.

10.18. Организация своевременного рассмотрения и подготовки наиболее важных документов и обращений на доклад Министру с проектами резолюций.

10.19. Предварительная проработка входящей корреспонденции и направление поступивших документов, не требующих доклада руководству Министерства, на исполнение непосредственно в подразделения.

10.20. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на доклад Министру и подписанных заместителями Министра.

10.21. Обеспечение учета исходящих документов, подписанных Министром и заместителями Министра, отправка их адресатам.

10.22. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений Министра в пределах компетенции Департамента.

10.23. Анализ информации о ходе и состоянии исполнения поручений Министра, подготовка предложений по обеспечению их своевременного выполнения, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

10.24. Взаимодействие с подразделениями Министерства и федеральными органами государственной власти по вопросам рассмотрения и сроков исполнения документов, обращений, относящихся к компетенции МВД России.

10.25. Контроль за правильностью оформления и согласования приказов МВД России перед представлением их на доклад Министру или его заместителям.

10.26. Осуществление регистрации приказов, распоряжений, директив МВД России.

10.27. Проверка правильности оформления проектов издаваемых нормативных правовых актов МВД России.

10.28. Организация тиражирования правовых актов (копий правовых актов), межведомственных соглашений и протоколов для обеспечения деятельности органов внутренних дел и их рассылка.

10.29. Осуществление работы по подготовке, изготовлению и рассылке списков телефонов руководящего состава центрального аппарата Министерства, подчиненных органов внутренних дел и внесению в них изменений.

10.30. Анализ и оценка рассмотрения органами, организациями и подразделениями системы МВД России обращений, а также принятых по ним мер, подготовка информационно-статистических обзоров.

10.31. Организация ведения централизованного учета обращений.

10.32. Организация приема граждан Приемной МВД России.

10.33. Подготовка и организация проведения личного приема граждан, в том числе в режиме видео-конференц-связи, Министром, его заместителями, начальниками подразделений центрального аппарата МВД России.

10.34. Обобщение и анализ документооборота в подразделениях МВД России и других вопросов, отнесенных к компетенции Департамента.

10.35. Регистрация, учет и хранение доверенностей, выдаваемых для представления интересов МВД России.

10.36. Изготовление, распределение и учет бланков Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации и контроль за правильностью их использования.

10.37. Хранение печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации и удостоверение (заверение) ею в подлинности соответствующих документов, подписанных Министром и его заместителями.

10.38. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда, созданного в результате деятельности руководства Министерства, до передачи этих документов на хранение в архив МВД России.

10.39. Передача:

10.39.1. В Договорно-правовой департамент МВД России официально поступивших в МВД России законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, актов Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации; копий межгосударственных и межправительственных международных актов, международных документов, не являющихся международными договорами Российской Федерации по вопросам, касающимся деятельности Министерства, межведомственных соглашений; подлинников многосторонних межведомственных международных договоров, предусматривающих возложение функций депозитария на МВД России, после выполнения по ним поручений руководства Министерства; копий нормативных правовых актов МВД России и их электронных версий для систематизированного учета и хранения, за исключением нормативных правовых актов с пометкой «Литер «М» или «МВ».

10.39.2. В Управление международного сотрудничества МВД России копий межгосударственных и межправительственных международных актов, международных документов, не являющихся международными договорами Российской Федерации по вопросам, касающимся деятельности Министерства, многосторонних межведомственных международных договоров, межведомственных соглашений.

10.39.3. В Управление организации мобилизационный подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России нормативных правовых актов с пометками «Литер «М» или «МВ» после выполнения по ним поручений руководства Министерства.

10.40. Участие в работе Межведомственной комиссии по защите государственной тайны и Межведомственной комиссии по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации в связи с ограничением их права на выезд из Российской Федерации.

10.41. Осуществление организационно-технического обеспечения деятельности Центральной экспертной комиссии МВД России по режиму секретности.

10.42. Взаимодействие с Федеральной службой безопасности Российской Федерации по вопросам организации и обеспечения системы защиты государственной тайны в системе МВД России.

10.43. Изучение в пределах компетенции Департамента оперативно-служебной, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и производственно-технической деятельности органов, организаций и подразделений системы МВД России, обобщение информации о возможных каналах утечки сведений, составляющих государственную тайну (за исключением защиты информации с использованием технических (криптографических) средств защиты информации), разработка мер по их закрытию.

10.44. Определение перечней сведений, подлежащих засекречиванию, и конфиденциальной информации в системе МВД России, обеспечение их согласования в Межведомственной комиссии по защите государственной тайны.

10.45. Ведение учета фактов разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утрат носителей, содержащих такие сведения, анализ причин и подготовка предложений Министру о привлечении должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10.46. Принятие мер, направленных на предотвращение разглашения и утечки секретных сведений при оформлении материалов, предназначенных для опубликования в открытой печати, для использования в выступлениях на открытых совещаниях, конференциях, для передачи по телевидению и радио, для демонстрации на открытых выставках, а также при проведении совещаний, конференций и выставок по секретной тематике, защите секретных дипломных работ и диссертаций и, при необходимости, подготовка соответствующих заключений.

10.47. Определение совместно с органами, уполномоченными на ведение лицензионной деятельности в области защиты государственной тайны, порядка лицензирования подразделений системы МВД России и организаций, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны.

10.48. Осуществление контроля за наличием и сроками действия лицензий на право проведения работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, создания средств защиты информации, а также выполнения мероприятий и (или) оказания услуг по защите государственной тайны в отношении органов, организаций и подразделений системы МВД России, перечень которых утверждается отдельным ведомственным нормативным правовым актом.

10.49. Участие в разработке и осуществлении мероприятий по зашифровке, маскировке и легендированию строящихся, действующих и реконструируемых режимных объектов МВД России, проводимых работ, выявлении их демаскирующих признаков и принятии мер по их устранению.

10.50. Участие в организации охраны режимных территорий, зданий, помещений, хранилищ секретных документов и изделий, определении эффективности инженерно-технических средств охраны, а также в контроле порядка несения службы подразделениями, осуществляющими охрану.

10.51. Осуществление контроля за обеспечением режима секретности при работе с документацией в местах эвакуации и на неэвакуируемых объектах МВД России.

10.52. Организация в системе МВД России работы по допуску сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников к сведениям, составляющим государственную тайну, разработка соответствующих нормативных правовых актов МВД России и методических рекомендаций.

10.53. Оформление учетных материалов по допуску к государственной тайне на заместителей Министра.

10.54. Хранение учетных материалов по допуску на заместителей Министра, начальников подразделений центрального аппарата МВД России, начальников органов, организаций и подразделений системы МВД России и их заместителей.

10.55. Ведение учета фактической степени осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну, заместителей Министра.

10.56. Организация проведения профилактической работы с сотрудниками, федеральными государственными гражданскими служащими и работниками по соблюдению требований режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну, в том числе образующимися в процессе оперативно-розыскной деятельности (учет, хранение и пересылка).

10.57. Рассмотрение запросов органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, организаций и граждан о рассекречивании сведений, составляющих государственную тайну, относящихся к компетенции МВД России.

10.58. Осуществление запросов из кадровых аппаратов подразделений центрального аппарата МВД России, подразделений территориальных органов МВД России и направление в ФСБ России необходимых материалов на допуск к государственной тайне (переоформление допуска) руководителей данных подразделений.

10.59. Информирование населения в пределах своей компетенции о результатах деятельности Департамента, в том числе через средства массовой информации, путем проведения пресс-конференций, брифингов, «круглых столов».

10.60. Использование в своей деятельности достижений науки и техники, информационных систем, сетей связи, а также современной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры.

10.61. Регистрация и учет обращений, адресованных Министру, его заместителям, а также в МВД России (без указания конкретных подразделений).

10.62. Принятие организационных решений по обращениям, не требующим доклада Министру, о направлении их для рассмотрения по существу поставленных вопросов в органы, организации и подразделения системы МВД России, другие государственные органы и органы местного самоуправления.

10.63. Рассмотрение в соответствии с законодательством Российской Федерации, требованиями нормативных правовых актов МВД России обращений по вопросам деятельности Департамента.

10.64. Осуществление в пределах своей компетенции мероприятий по защите государственной и иной охраняемой законом тайны.

10.65. Выполнение в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России иных функций по вопросам деятельности Департамента.

11. Департамент для решения возложенных задач и осуществления функций имеет право:

11.1. Создавать рабочие группы и комиссии.

11.2. В установленном порядке запрашивать и получать от государственных и муниципальных органов, общественных объединений, организаций и должностных лиц необходимые для принятия решений по вопросам деятельности Департамента сведения, справки, документы (их копии) и иную информацию.

11.3. По поручению Министра привлекать в установленном порядке для выполнения возложенных на Департамент задач образовательные, научные организации системы МВД России и иные организации, а также ученых и специалистов, в том числе на договорной основе.

11.4. Участвовать в организации проведения научных исследований по вопросам деятельности Департамента.

11.5. Пользоваться в установленном порядке базами данных Министерства, органов, организаций и подразделений системы МВД России для решения задач, возложенных на Департамент.

11.6. Проводить проверки деятельности подразделений делопроизводства и режима территориальных органов МВД России по вопросам, относящимся к компетенции Департамента.

11.7. Вносить предложения руководству Министерства о постановке на особый контроль подразделений делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на региональном уровне, имеющих низкие результаты деятельности, а также о привлечении к дисциплинарной ответственности их руководителей.

11.8. Заслушивать отчеты начальников (заместителей начальников) подразделений делопроизводства и режима территориальных органов МВД России, а по согласованию с руководством Министерства — начальников территориальных органов МВД России по вопросам, отнесенным к полномочиям Департамента.

11.9. Проводить совещания, рабочие встречи, научно-практические конференции и семинары.

11.10. Проводить в установленном порядке инструктаж руководителей подразделений делопроизводства и режима органов внутренних дел.

11.11. Использовать при выполнении возложенных на Департамент задач возможности государственных и муниципальных органов, общественных объединений и организаций, средств массовой информации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

11.12. Участвовать в установленном порядке в организации и проведении общественной экспертизы проектов федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, по которым Департамент является головным разработчиком, а также принимать участие в разработке и рассмотрении концепций, программ, инициатив граждан и общественных объединений по наиболее актуальным вопросам, относящимся к сфере внутренних дел.

11.13. Проводить антикоррупционную экспертизу изданных нормативных правовых актов МВД России при мониторинге применения нормативных правовых актов МВД России в соответствии с компетенцией Департамента.

11.14. Осуществлять иные полномочия, предоставленные Департаменту нормативными правовыми актами МВД России.

IV. Организация и обеспечение деятельности Департамента

12. Департамент возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном порядке.

Начальник Департамента имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности в установленном порядке.

13. Начальник Департамента:

13.1. Распределяет функциональные обязанности между своими заместителями; осуществляет контроль за исполнением ими возложенных на них обязанностей; делегирует часть своих полномочий своим заместителям.

13.2. Утверждает положения и планы работы структурных подразделений Департамента.

13.3. Издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, обязательные для выполнения всем личным составом Департамента.

13.4. Создает в пределах утвержденного штатного расписания Департамента временные подразделения целевого назначения для выполнения задач, возложенных на Департамент.

13.5. Устанавливает в соответствии с законодательством Российской Федерации и служебной необходимостью внутренний распорядок и режим работы Департамента.

13.6. Осуществляет в пределах предоставленных нормативными правовыми актами МВД России полномочий прием, назначение, перемещение, временное отстранение, освобождение от должности и увольнение сотрудников Департамента до заместителя начальника управления включительно.

13.7. Организует и обеспечивает подбор, расстановку, перемещение кадров, соблюдение служебной дисциплины.

13.8. Организует в установленном порядке аттестацию сотрудников Департамента; присваивает сотрудникам Департамента специальные звания до подполковника полиции (внутренней службы) включительно, вносит предложения руководству Министерства о присвоении специального звания полковника полиции (внутренней службы) сотрудникам Департамента.

13.9. Поощряет в пределах предоставленных Министром прав сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Департамента соответственно до начальника управления включительно; вносит руководству Министерства представления к награждению государственными и ведомственными наградами сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников, а также предложения об их поощрении правами руководства Министерства.

13.10. Налагает дисциплинарные взыскания в пределах предоставленных Министром прав на сотрудников и работников Департамента до начальника управления включительно; вносит предложения о поощрении либо применении к ним дисциплинарных взысканий правами руководства Министерства.

13.11. Вносит начальникам органов, организаций и подразделений системы МВД России предложения о поощрении либо привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей подразделений делопроизводства и режима.

13.12. В установленном порядке в пределах предоставленных Министром прав поощряет граждан, оказавших содействие Департаменту в решении поставленных задач, вносит начальникам органов, организаций и подразделений системы МВД России и Министру предложения о поощрении граждан, оказавших содействие Департаменту в решении поставленных задач.

13.13. В установленном порядке направляет сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников Департамента в служебные командировки.

13.14. В пределах своей компетенции устанавливает сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам Департамента соответствующие надбавки и выплаты.

13.15. Предоставляет отпуска сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам Департамента.

13.16. Решает в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами МВД России иные вопросы, связанные с прохождением государственной службы в Департаменте.

13.17. Обеспечивает участие, в том числе со взаимодействующими подразделениями, в организации повышения квалификации сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников подразделений делопроизводства и режима системы МВД России.

13.18. Обеспечивает в установленном порядке выполнение в Департаменте мероприятий по боевой и мобилизационной готовности, по гражданской обороне.

13.19. Реализует иные полномочия, отнесенные к компетенции Департамента и предусмотренные нормативными правовыми актами МВД России.

13.20. Осуществляет прием граждан, обеспечивает в пределах компетенции Департамента своевременное и в полном объеме рассмотрение обращений, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

13.21. Обеспечивает контроль за соблюдением режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну.

13.22. Организует в установленном порядке защиту сведений, составляющих государственную тайну, и конфиденциальной информации, включая мероприятия по технической защите информации, в подразделениях Департамента.

13.23. Осуществляет общее руководство морально-психологическим обеспечением, участвует в проведении мероприятий морально-психологического обеспечения и несет личную ответственность за морально-психологическое состояние личного состава, состояние социально-психологического климата в служебных коллективах, состояние служебной дисциплины и законности в Департаменте.

14. При начальнике Департамента могут проводиться оперативные совещания, порядок проведения и состав которых определяются начальником Департамента.

15. Делопроизводство, мероприятия по обеспечению режима секретности, материально-техническое, финансовое, морально-психологическое и иное обеспечение Департамента осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами МВД России.