Формирование кассовых документов

Хранение кассовых документов

Правильное оформление и хранение кассовых документов – одна из самых сложных задач при организации бухгалтерского учета на предприятии. Порядок проведения этих операций регламентируют Постановления Госкомстата РФ, Налоговый кодекс, федеральные законы и положения российского Центробанка. К тому же, в указанные нормативно-правовые акты с завидным постоянством вносятся изменения, что еще больше усложняет работу с кассовыми документами для организаций и предпринимателей.

Основные виды документов

По состоянию на 2014 г. оформление любых операций с кассой осуществляется на основе 6 основных документов:

• приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
• расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
• кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;
• книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, которая применяется для регистрации движения средств между главным и остальными кассирами или доверенными лицами;
• расчетно-платежной ведомости, применяемой для расчета и выплаты заработной платы;
• платежной ведомости.

Все эти и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ.

Сроки и правила хранения

Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях. При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет. По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.

Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:

• документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
• контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
• при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
• перед передачей дел в архив производится опись документов.

Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей.

Именно поэтому к организации хранения документов на предприятии следует относиться со всей ответственностью. Лучше всего обратиться за помощью к профессионалам – таким, как крупная архивная компания «ОРБ» с хорошей репутацией и 10-летним опытом работы на рынке.

Каждая кассовая операция в организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кассовые документы: что к ним относится

Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,

• Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.

Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:

• Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),

• Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),

• Платежная (расчетно-платежная) ведомость — предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,

• иные документы.

Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.

К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:

• Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).

• Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).

• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

Сколько лет хранится кассовая документация

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.

Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.

Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.

Что делать, если компания была ликвидирована

При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Хранение кассовой документации в организации

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.

Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.

Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.

Что грозит за утрату документов

За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:

• Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.

• Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).

Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.

Порядок брошюровки документов дня в сшивы

Порядок формирования общего кассового сшива:

1. Порядок формирования кассовых документов

Кассовые документы формируются не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня в отдельные папки за каждый день, и подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов по кодам валют, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов по кодам валют. На лицевой стороне папки документов ставится штамп или наклеивается ярлык (приложение 21, Положения №318-П от 24.04.2008г.). О кассовых документах, хранящихся в отдельных папках, в оттиске штампа или на ярлыке кассовых документов делается соответствующая отметка. Лента подсчета кассовых документов подсчитываются отдельно по дебету и кредиту по кодам валют, подписываются кассовым работником и помещается в папке (сшиве) впереди документов.

Сшив кассовых документов формируется в следующем порядке:

• 1. Справка о кассовых оборотах 0402114 (Приложение 17, Положение №318-П от 24.04.2008г.);
• 2. Протокол для сверки с данными бухгалтерского учета кассовых оборотов по КВКУ и ДО;
• 3. Отчетная справка (справки) о суммах принятой и выданной денежной наличности 0402112 (Приложение 16, Положения №318-П от 24.04.2008г.);
• 4. Далее документы подбираются по приходу и расходу в разрезе кодов валют:
  • -рубли;
  • -доллары США;
  • -евро;

по возрастанию порядковых номеров дебетуемых/кредитуемых лицевых счетов и разделяются между собой кассовыми журналами по приходу и расходу.

Последовательность подбора документов по приходу в рублях РФ.

• 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202810, 20207810
• 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207), Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенных в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ(810).

Под приходный ордер подкладывается соответствующая опись.

• 3. Кассовая справка, лента ККМ,
• -приходные кассовые ордера Дт20202(20207) Кт 30233,40911,40912,40913,423, 426 (в отдельную папку), 455, 47422, 70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов.
• — реестры, извещение, поручения, заявления от физических лиц по переводу без открытия счета, чеки терминала и отчет терминала о приеме наличных с использованием терминала.

Примечание:

• -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
• -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по приходу в долларах США.

• 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202840/20207840;
• 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ(840).

Под приходный ордер подкладывается соответствующая опись;

3. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 30232, 40912, 40913, 423, 426, 455, 47422, 70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления для осуществления денежного перевода от физических лиц без открытия банковского счета.

Примечание:

• -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
• -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по приходу в ЕВРО.

• 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202978/20207978.
• 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207), Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ (978). Под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись.
• 3. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 30232,40912,40913, 423, 426, 455, 47422,70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов,

заявления для осуществления денежного перевода от физических лиц без открытия банковского счета.

Примечание:

• -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
• -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по расходу в рублях РФ.

• 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202810/20207810.
• 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись.
• 3. Расходные ордера Дт сч. 30233,40905, 40909, 40910,423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов.

Заявления на получение перевода без открытия банковского счета, чеки терминала и отчет по выдаче наличных денег с использованием пластиковых карт.

Последовательность подбора документов по расходу в долларах США.

• 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202840/20207840
• 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт сч. 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка; под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись;
• 3. Расходные ордера Дт сч. 40909, 40910, 423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления на получение перевода без открытия банковского счета;

Последовательность подбора документов по расходу в ЕВРО.

• 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202978/20207978;
• 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт . 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка; под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись;
• 3. Расходные ордера Дт сч. 40909, 40910, 423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления на получение перевода без открытия банковского счета;
• 4. Реестр (реестры) операций с наличной валютой и чеками (приложение 4, Инструкции Банка России от 28.04.2004 №113-И).
• 5. Мемориальные ордера на покупку, продажу конверсию иностранной валюты.

Примечание: под каждый реестр подкладывается соответствующие этому реестру мемориальные ордера.

После сверки суммы и количества кассовых документов по сводной справке о кассовых оборотах по КВКУ, надпись на лицевой стороне папки заверяется старшим кассиром, формировавшим её, исполняющим обязанности заведующего кассой. Кассовые документы, срок хранения которых превышает 5 лет, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками хранения.

Кассовые документы по вкладным операциям формируются в отдельную папку со сроком хранения 5 лет и выше, и подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов (423…,426…) по кодам валют, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов(423…,426…) по кодам валют.

Хранение кассовых документов за предыдущий календарный год и текущий год по кассе КВКУ осуществляется старшим кассиром, исполняющим обязанности заведующего кассой КВКУ(п.18.9 Положения №318-П от 24.04.2008г.).

Процедура сверки кассовых оборотов с данными бухгалтерского учета в дополнительных офисах, кассах вне кассового узла.

Для сверки кассовых оборотов с данными бухгалтерского учета сотрудник ОВД распечатывает на следующий рабочий день распечатывает по дополнительным офисам и кассам вне кассового узла Протокол (Приложение №9) и передает в кассы вне кассового узла (КВКУ) для последующей сверки.

Бухгалтерский работник (операционист) КВКУ сверяет «Справку о кассовых оборотах» с итоговыми данными по приходу и расходу из Протокола.

Если данные по кассовым оборотам совпали с итоговыми данными Протокола, кассовый работник и бухгалтерский работник (операционист) подписывают Протокол и подкладывают в сшив кассовых документов.

Если данные по кассовым оборотам не совпали с итоговыми данными Протокола, сверяются последовательно кассовые обороты по видам операций из Протокола:

• — валютно-обменные операции,
• — операции по переводам физических лиц,
• — вкладные операции,
• — прочие,
• — авансы,
• — возвраты.

При выявлении расхождения бухгалтерский работник КВКУ сообщает информацию о сумме расхождения зам. гл. бухгалтера по валютным операциям

Валютная бухгалтерия и ОВД устанавливают причины расхождения и принимают соответствующие меры и для устранения расхождений.

В соответствии с новым Положением»О порядке ведения кассовых операций» №318-П в конце операционного дня кассир заполняет Сводную справку о кассовых оборотах по форме ОКУД 0402114 и Текст дела (сшива) с кассовыми документами по форме ОКУД 0402433. Отчетная справка (ранее Справка о суммах принятой и выданной денежной наличности) не заполняется (Отчетная справка формируется только теми подразделениями, в которых выдача и возврат подотчетной суммы осуществляется заведующей кассой по книге 155).

В Сводную справку о кассовых оборотах вносятся обороты по приходу и по расходу с указанием наименования валюты (RUB, USD,EUR,GBP,CHF). Если в кассовом узле 2 кассира, то сводная справка о кассовых оборотах формируется общая. В левом верхнем углу ставится штамп кассы, в строке «Фирменное наименование кредитной организации» указывается наименование — ООО КБ «ДонИнвест», проставляется дата. В графе 1 указываются буквенные наименования валют (RUB, USD,EUR,GBP,CHF). В графе № 3 и 5 указываются суммы по приходу и по расходу. Ниже указывается должность (контролер-кассир), личная подпись и Ф.И.О.

В графах 2 и 4 Текста для дела (сшива) суммы проставляются с указанием наименования валюты, отраженной в кассовых документах.

Порядок формирования и хранения кассовых документов

Кассовые документы дня должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день.

Кассовые документы, оформленные на операции, осуществленные в послеоперационное время кредитной организации, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой, соответственно, на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня.

Кассовые документы по операциям в ВСП в порядке, определенном кредитной организацией, передаются в кредитную организацию или хранятся в ВСП.

Формирование дела (сшива) с кассовыми документами за каждый день производится заведующим кассой, кассовым работником ВСП.

При формировании дела (сшива) кассовые документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, открытых на балансовом счете по учету кассы, сначала по дебету, затем по кредиту, а внутри одного балансового счета по учету кассы — в порядке возрастания номеров кредитуемых (дебетуемых) лицевых счетов, открытых на балансовых счетах. Мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999.

Кассовые документы в зависимости от видов и объемов осуществляемых операций могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). При этом кассовые документы с разными сроками хранения, установленными законодательством Российской Федерации, формируются в отдельные дела (сшивы).

При формировании одного дела (сшива) с кассовыми документами, отчетные справки , журналы, справки , контрольные ведомости , распечатка листа книги помещаются в дело (сшив) впереди кассовых документов.

В случае формирования нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами дело (сшив), в которое помещаются документы, определяется кредитной организацией.

Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету и кредиту мемориальных ордеров, распечатанная на бумажном носителе, подписывается заведующим кассой, кассовым работником ВСП, производившим формирование кассовых документов, и помещается в дело (сшив) впереди всех документов. При формировании нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами указанная информация, распечатанная на бумажном носителе, помещается в каждое сформированное дело (сшив).

Дело (сшив) с кассовыми документами снабжается штампом (ярлыком) с текстом для дела (сшива) с кассовыми документами. При формировании нескольких дел (сшивов) с кассовыми документами в тексте для дела (сшива), в которое помещены документы, делается отметка о наличии нескольких дел (сшивов).

Итоговые суммы кассовых оборотов по документам, в том числе документам ВСП в случае их хранения в кредитной организации, должны быть сверены главным бухгалтером (его заместителем) кредитной организации с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью в тексте для дела (сшива) не позднее следующего дня после дня осуществления операций с наличными деньгами.

В случае хранения кассовых документов в ВСП порядок сверки главным бухгалтером (его заместителем) кредитной организации итоговых сумм кассовых оборотов по документам с данными бухгалтерского учета определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом обеспечения своевременности передачи информации об осуществленных в ВСП операциях. Указанная сверка может осуществляться бухгалтерским работником кредитной организации, ведущим учет операций, осуществленных в этом ВСП, и заверяться его подписью в справке , книге , в тексте для дела. Кассовые документы за предыдущий календарный год и текущий год формирования кассовых документов хранятся заведующим кассой, кассовым работником ВСП. Место хранения кассовых документов определяется распорядительным или иным документом кредитной организации с учетом необходимости обеспечения их сохранности.

Формирование дела (сшива) с кассовыми документами может производиться кассовым работником.