Форма МХ-4. Журнал учета поступающих грузов

В организации журнал учета поступающих грузов используют в том случае, если грузы с товарами доставляют на склады различными видами транспорта (ж/д, автомобили, водный или воздушный транспорт). Это унифицированный бланк МХ-4. Заполняет документ уполномоченный на это сотрудник, отмечает в нем каждый пришедший груз. Разберемся, как правильно вносить записи в журнал МХ-4.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета поступающих грузов по форме МХ-4 .xlsСкачать образец журнала учета поступающих грузов по форме МХ-4 .xls

Общая информация

  1. Сотрудник, отвечающий за заполнение журнала, должен быть материально ответственным лицом.
  2. Товары должны передаваться вместе с сопровождающими документами: товарно-транспортной накладной и актом приема-передачи или приходным ордером. Эти бумаги будут основанием для внесения данных в журнал.
  3. Если на складе проводилась проверка или во время хранения были обнаружены недостача или излишки, то составляют акт проверки, где отражают причины, которые привели к этому, и принимают решение о списании или компенсации.

К сведению! Форма МХ-4 введена в использование Пост. Госкомстата №66 от 9 августа 1999 года. Однако с 2013 года все унифицированные формы носят рекомендательный характер. Компания вправе разрабатывать собственные, зафиксировав их в учетной политике.

Заполняем журнал

Документ состоит из:

  • титульного листа — обложки;
  • четных страниц;
  • нечетных страниц.

Титульный лист

На этом листе указывают такую информацию, как:

  • наименование организации или структурного подразделения, где хранится журнал;
  • ОКПО;
  • вид деятельности компании по ОКДП;
  • вид операции;
  • период ведения журнала;
  • должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение журнала.

Четная страница

Лист представляет собой таблицу, куда необходимо вносить такие сведения:

  1. Даты прибытия и разгрузки товара.
  2. Номер того транспортного средства, которое доставило товар.
  3. Место отправления. Здесь указывают название станции, порта или пристани.
  4. Наименование организации-поставщика (он же грузоотправитель).
  5. Реквизиты приемного акта: номер и дата.
  6. Наименование поставленных ТМЦ.
  7. Единицы измерения.
  8. Реквизиты товарного документ (ТТН): номер и дата.

Нечетная страница

Таблица продолжается. В нее заносят следующие сведения:

  1. Сколько товара значится по документам (количество мест, шт., масса брутто).
  2. Сколько товара принято фактически (количество мест, шт., масса брутто).
  3. Отклонения от вышеуказанных показателях (излишки, недостачи). Излишки указывают со знаком «+», а недостачу — со знаком «-«.
  4. Подпись и ФИО сотрудника, принявшего товар.
  5. Примечание. В этой графе пишут, была ли порча товара и какая, имел ли место простой или задержка партии и т.д. Также если были обнаружены излишки или недостача, то указывают реквизиты акта о расхождениях, выявленных при приеме груза: номер документа и дату его составления.

Внимание! При приеме товара рекомендуется проверять данные не только по ТТН, но и фактическое наличие.

Для регистрации транспортных, товарных и других документов, связанных с получением грузов с железных дорог, водных пристаней, из экспедиционно-транспортных контор и с оприходованием их на складе организации ведется форма № М1 Журнал учета поступающих грузов . Журнал в крупных организациях ведет отдел снабжения, а в малом и среднем бизнесе — бухгалтерия.  

Записи в журнал делают на основании данных транспортных и отгрузочных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. По мере поступления материально-производственных запасов на склад организации в Журнал учета поступающих грузов записывают регистрационные номера, номера приходных ордеров или актов о приемке, даты поступления, наименование поставщика. В журнале делают отметки о запросах по розыску не поступивших грузов. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Таким образом, осуществляется контроль за поступлением и оприходованием данных транспортных и отгрузочных документов.  
Отдельные партии материалов, приходящиеся в процессе технической приемки, лабораторного испытания, а также принятые на ответственное хранение в виду отказа от акцепта, должны быть своевременно записаны заведующим складом (кладовщиком) в Журнал учета поступающих грузов (ф. № М-1). Записи в этом журнале ведутся с подразделением на группы Материалы, ожидающие приемки и Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении , а внутри этих групп — по отдельным партиям материалов. Эти партии хранятся на складах раздельно,  
М-1 Журнал учета поступающих грузов А4  
Журнал учета поступающих грузов (форма № М-1)  
Бухгалтерия осуществляет проверку своевременности оприходования полученных от поставщиков ценностей. Для этого используются книга учета выданных доверенностей (форма № 002) и журнал учета поступающих грузов (форма № 003). Проверяется правильность цен  
Платежное требование поставщика на отгруженные материалы (к нему должны быть приложены квитанция железнодорожной накладной, товарно-транспортная накладная или другой документ, подтверждающий отгрузку материала) записывают в журнал учета поступающих грузов, после чего бухгалтерия (учетно-контроль-ная группа) органа снабжения (главного материального склада, отдела материально-технического снабжения) проверяет соответствие данных платежного требования условиям поставки, определяемым заключенным с поставщиком договором. В случаях когда материальные ценности уже поступили на склад, проверяют также соответствие фактически поступивших материалов по их количеству и качеству данным платежного требования и приложенным к нему документам (сертификатам, актам, анализам). После этого производится полный или частичный акцепт платежного требования либо полный отказ от акцепта.  
Большое значение имеет организация на предприятиях контроля за поступлением материала, а также за розыском грузов, которые своевременно не поступили. В этих целях используется журнал учета поступающих грузов.  

Журнал учета поступающих грузов (тип. ф. № М-1) ведется в отделе снабжения предприятия. В журнал записываются документы, связанные с получением грузов, а также отмечается поступление грузов на склады. Данные этого журнала периодически сверяются с данными бухгалтерии о материалах в пути.  
Хронологические регистры — это регистры, в которых регистрация хозяйственных операций производится по мере их совершения. Это, например, кассовая книга, журнал учета поступающих грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств.  
Для оперативно-технического учета используют те же первичные документы, что и в бухгалтерском учете. Вместе с тем при оперативно-техническом учете применяют непосредственную регистрацию отдельных фактов в графиках, книгах, карточках или ведомостях (журнал учета выполненных объемов работ, сменные рапорты машинистов, журнал учета поступающих грузов, диспетчерский журнал, журнал использования средств транспорта и др.).  
Журнал учета поступающих грузов — унифицированная форма (№ 19) первичного учета товарно-материальных ценностей. Утверждена приказом по Госснабу СССР от 22 апреля 1970 г. Применяется на предприятиях и в организациях системы Госснаба СССР для регистрации товарно-транспортных накладных и других документов, связанных с получением товарно-материальных ценностей с железных дорог, портов,  
Начальники товарных отделов осуществляют контроль за своевременным поступлением товаров, используя для этого журнал учета поступающих грузов. Они обязаны своевременно через диспетчерскую службу, экспедиторов или других работников принимать необходимые меры для розыска товаров, не прибывших в срок, и несут ответственность за несвоевременный розыск этих товаров.  
Контроль за своевременным оприходованием прибывших товаров осуществляется товарными отделами и бухгалтерией. Товарные отделы используют для этой цели журнал учета поступающих грузов, приходные документы складов и суточные сведения о прибывших товарах. Бухгалтерия следит за своевременным оприходованием товаров по данным журнала-ордера по расчетам с поставщиками или ведомости расчетов с поставщиками, составляемой на вычислительных перфорационных или электронных машинах. Бухгалтерия осуществляет также контроль за правильностью ведения товарными отделами журнала учета поступающих грузов. Работники товарных отделов, на которых возложено ведение журнала учета поступающих грузов, обязаны ежемесячно по требованию главного бухгалтера сверять данные этого журнала с данными бухгалтерии о товарах в пути на начало месяца.  
В целях контроля за поступлением грузов, их розыском ведется журнал учета поступающих грузов (типовая форма № М-1),  
Оперативный учет движения продукции в товарных отделах. Учет движения продукции ведется не только на складе, но и в товарных отделах снабженческой организации. В товарном отделе ведется Журнал учета поступающих грузов , где указываются дата, род вагона, цистерны, грузоподъемность, номер вагона, цистерны номер транспортного документа станция отправления наименование груза количество мест (по документу, фактически) масса в тоннах брутто (по документу, по перевеске), нетто (по документу, по перевеске) наименование поставщика или грузоотправителя товарно-транспортная накладная (платежное требование с указанием даты, номера, суммы) расписка в получении документа, приходный ордер или акт о приемке груза (номер склада, дата, номер) запрос о розыске груза (дата, номер) номер реестра или товарного отчета, по которому оприходован груз. Последняя колонка заполняется бухгалтерией, которая осуществляет контроль за правильным ведением журнала. Здесь также открываются карточки сортового количественного учета. В этих карточках делают записи о предстоящем поступлении, отгрузке, отпуске материалов на основании полученных от поставщиков счетов, выписываемых в товарных отделах нарядов и приказов на отгрузку и отпуск, используются также данные о фактически произведенных на складах оборотах. Благодаря этому работники товарных отделов своевременно могут получать сведения о фактическом наличии в местах хранения продукции в разрезе отдельных ее наименований и о продукции, подлежащей отпуску.  

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.  
Работники отдела снабжения ведут оперативный учет поступления, отпуска, расходования материалов на центральном складе и производственных кладовых и выполнения поставщиками договоров поставок, а также составляют оперативно-статистическую отчетность об остатках строительных материалов. Кроме того, работники отдела снабжения следят за своевременным оприходованием поступающих материальных ценностей и ведут журнал по учету поступающих грузов (форма № М-20).  
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПАЮЩИХ ГРУЗОВ предназначен для контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей в бухгалтерии или отделе снабжения предприятия. В журнале регистрируют транспортные, товарные и другие документы, связанные с получением грузов с железных дорог, водных пристаней, экспедиционно-транспортных контор и оприходованием их на складе предприятия. В нем отмечают также запросы по розыску непоступающих грузов. В графе «Примечание» записывают данные об оплате, отказе от акцепта или сумму частичного акцепта.  
Первичные документы поставщика поступают прежде всего в финансовый отдел. Здесь они проверяются, регистрируются в журнале регистрации документов поставщика (ф. № М-15). Каждому первичному документу поставщика присваивается порядковый номер. После этого они передаются в ОМТС. Для предотвращения случаев нарушения сроков поставки и приема материалов, своевременного розыска неприбывших грузов, выявления возможных случаев злоупотреблений при приеме материалов ОМТС предприятия ежедневно следят за поступлением материалов путем ведения журнала учета поступающих грузов (ф. № М-1), табл. 3.  

Таблица 3 Журнал учета поступающих грузов за апрель 198 г.

Поступившие на предприятие материальные ценности сопровождаются счетами-фактурами, счетами-платежными требованиями, товарно-транспортными накладными, подтверждающими количество поступающего груза, удостоверяющими поставщика, порядок оплаты. Первичные документы поставщика проверяются и регистрируются в журнале регистрации документов поставщика, ведущемся в финансовом отделе. Для предотвращения случаев нарушения сроков поставки и приема материалов, своевременного розыска непрнбывших грузов, выявления возможных случаев злоупотреблений при приеме материалов в отделе материально-технического обеспечения ежедневно ведется журнал учета поступающих грузов (ф. № М-1). При использовании АРМ поступающие грузы учитываются при помощи ЭВМ, а необходимая информация отражается на экране дисплея в форме видеограммы.  

Поступившие счета-фактуры вначале регистрируют в специальном журнале учета поступающих грузов (типовая форма № М-1). Журнал обычно ведут в отделе снабжения и предназначен он длч контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей, отправленных в адрес предприятия или закупленных у местных поставщиков, а также для целей оперативного контроля за сроками оплаты счета или отказа от акцепта. По мере поступления материальных ценностей на склады в журнале делают отметку о номерах приходных документов и датах поступления или по запросам, связанным с розыском непоступивших грузов. Периодически журнал учета поступивших грузов сверяют с данным журнала-ордера № 6. По журналу контролируют суммы материальных ценностей в пути. Акцептованные счета с указанием регистрационного номера по журналу формы № М-1 передают в бухгалтерию. Здесь производят записи в журнал-ордер № 6, который заполняют в три этапа.  


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *