Содержание
- Как рассчитать списочную численность работников?
- Порядок расчета среднесписочной численности работников
- Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:
- Понятие и виды численности трудящихся
- Учет фактически отработанного времени
- Возможные отклонения от норм
- Кого нужно включить в списочный состав?
Как рассчитать списочную численность работников?
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.
Списочная численность подсчитывается на определенную дату. В нее включаются целыми единицами как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Например, основной работник, находящийся в отпуске, командировке, отсутствующий в связи с болезнью или по другим причинам, включается в списочную численность как единица. Очень подробно правила включения в списочную численность перечислены в п. 79 приказа.
Если сотрудник работает в организации внутренним совместителем или занимает более одной ставки, в списочной численности он учитывается как один человек — по основной работе. Если сотрудник работает в организации внешним совместителем, то в списочной численности он не учитывается. Другие (более редкие) исключения из подсчета списочной численности перечислены в п. 80 приказа.
Обратите внимание, что численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников.
Порядок расчета среднесписочной численности работников
В общем случае среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
Однако из общего правила подсчета есть некоторые исключения, которые подробно перечислены в п. 81 приказа. Так, например, в среднесписочную численность не включаются сотрудники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 81.1).
Кроме того, сотрудники, работающие неполное рабочее время (в соответствии со ст. 93 ТК РФ), учитываются пропорционально отработанному времени. Но при этом если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя (в соответствии со ст. 74 ТК РФ) или работнику сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается законодательством (например, инвалидам I и II группы, а также другим категориям работников в соответствии со ст. 92 ТК РФ), такие работники учитываются в среднесписочной численности по общему правилу.
Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:
|
Тип сотрудника |
Учет в списочной численности |
Учет в среднесписочной численности |
Пример |
|
Основной сотрудник с полным рабочим днем |
Целыми единицами |
(1*n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Сотрудник увольняется с 20 июня. В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации). В среднесписочную численность за июнь он включается как: (1*20)/30=0.67 |
|
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ) |
Целыми единицами |
x/y x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню); y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы |
Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового. Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная: (6*21)/(8*21)=0.75 Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75. Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна: (6*9)/(8*21)=0.32 |
|
Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ) |
Целыми единицами |
(1*n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю. В списочную численность на 30 июня он включается как 1. В среднесписочную численность за июнь он включается как: (1*30)/30=1 |
|
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ) |
Целыми единицами |
(1*n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников. В списочную численность на 30 июня такой сотрудник включается как 1. В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как: (1*30)/30=1 |
|
Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам |
Целыми единицами |
Не учитывается |
Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком. В списочную численность на 30 июня она включается как 1. В среднесписочную численность за июнь она включается как 0. |
|
Внешний совместитель |
Не учитывается |
Не учитывается |
Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки. В списочную численность на 30 июня он включается как 0. В среднесписочную численность за июнь он включается как 0. |
|
Внутренний совместитель |
Учитывается только по основному месту работу |
Учитывается только по основному месту работу |
Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству. В списочную численность на 30 июня он включается как 1 по должности инженера. В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера. |
Для отображения в отчете П-4 итоговый показатель среднесписочной численности организации округляется до целого числа по правилам арифметики.
Иногда у кадровых работников возникает вопрос, как рассчитать среднесписочную численность работников за квартал? Этот показатель определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.
Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.
Чтобы быстро и безошибочно рассчитывать показатели списочной и среднесписочной численности, воспользуйтесь программами автоматизации кадрового учета. Например, программа Контур-Персонал рассчитывает показатели на любую дату и за любой период, при этом учитывает все вышеперечисленные правила . Если же вы сомневаетесь в показателях, рассчитанных Контур-Персоналом, вы можете воспользоваться проверочными отчетами в программе, которые подскажут, каким образом каждый сотрудник учтен в списочной и среднесписочной численности.
Понятие и виды численности трудящихся
Показателями, характеризующими численность работников предприятия являются:
- Нормативная численность персонала — расчетное количество требуемых сотрудников, которое планируется для каждой организации и подразделения отдельно. При разработке данного фактора учитывается специфика и профиль предприятия, а нормативное количество работников должно быть изначально завышено;
- Плановая численность персонала всегда имеет максимально приближенные показатели с нормативным количеством, но корректируется, учитывая реалии, профиль и специфику определенного предприятия;
- Штатная численность — это показатель количества трудящихся, который по факту всегда меньше нормативных и плановых показателей. Потому что в штатную численность не включаются сотрудники, задействованные на сезонных работах или работающие просто по трудовому договору (таким образом предприятия зачастую пытаются избежать обеспечения сотрудников полным социальным пакетом и сократить возможные расходы, если нет постоянной надобности в работниках);
- Фактическая численность работников — это количественный показатель сотрудников, которые приступили к работе в определенный день и время.
Учет фактически отработанного времени
Постоянную фактическую численность работников отследить довольно сложно (при большом количестве сотрудников на предприятии это сделать еще труднее). Поэтому часто вводится такое понятие, как «среднесписочная численность персонала».
В это понятие входит фактическое количество сотрудников за учетный период за минусом отсутствующих только по уважительным причинам, к которым можно отнести отпуск, больничный лист или отгул за раннее отработанное время.
Обычно фактически отработанное работниками время в течение отчетного периода фиксируется в табелях учета рабочего времени, которые составляются каждым подразделением предприятия и передаются в конце месяца в отдел кадров. Такие табеля отображают количество реально отработанных дней и часов в течение отчетного периода, наличие возможных переработок (которые должны тарифицироваться по повышенным расценкам) на каждого человека и являются первичным документом для начисления заработной платы. Табеля должны составляться внутри каждого подразделения и после подписи руководителя подразделения передаваться в бухгалтерию и отдел кадров не позднее сроков, утвержденных правилами внутреннего документооборота. А в случае прекращения рабочих отношений между сотрудником и предприятием табель должен поступить в отдел кадров в последний день работы сотрудника для своевременного расчета всех обязательных выплат.
Какой бы ни была форма собственности предприятия, фактический состав работников не должен превышать нормативный и плановый.
Данный момент постоянно отслеживается и контролируется проверяющими органами в бюджетных организациях, в которых фонд заработной платы регламентируется казначейством и не может быть завышен.
Возможные отклонения от норм
В предприятиях частной формы собственности меньшее фактическое количество работников считается нормой. И в случае перевыполнения производственных задач, которые разрабатывались на большее количество работников, а выполнены меньшим числом, нормативы пересматриваются планово-экономическим отделом предприятия с учетом отраслевых особенностей.
Превышение показателя фактического наличия работников относительно планового может свидетельствовать о неправильной организации рабочего процесса и нарушении технологии производства. По факту часто можно столкнуться с ситуацией, когда ни один собственник предприятия не готов допустить превышение планируемого фонда заработной платы на предприятии за определенный период из-за увеличения количества сотрудников.
Каждое предприятие ведет учет и отчитывается в государственные структуры относительно движения фактического количества сотрудников за отчетный период (месяц, квартал, год).
Показатели рассчитываются исходя из численности сотрудников на начало отчетного периода, принятых на работу или уволенных и количественными показателями на конец отчетного периода. Все данные по количеству сотрудников должны быть достоверными и подтвержденными правильно оформленной первичной документацией.
К документам, подтверждающим фактическое выполнение производственной задачи работником, кроме табелей стоит отнести путевые листы для водителей и трактористов, маршрутные листы (в большинстве случаев для экспедиторов), сдельные и бригадные наряды для всех остальных категорий рабочих. На основании этой документации должна быть проведена оплата труда работникам без учета ситуации с преувеличением фактического количества работников, потому что в этом вины сотрудников нет и работа была выполнена по факту.
Соблюдение правильных пропорций планового и фактического количества трудящихся на предприятии является доказательством эффективной деятельности, правильного и продуманного размещения трудовых ресурсов и экономической обоснованности затрат, которые происходят за счет выплат заработной платы, премий и возможных бонусов работникам. При этом показатели фактического наличия сотрудников не должны быть и слишком заниженными, вследствие чего на каждого человека будет перепадать завышенная норма труда. То есть каждый собственник должен найти золотую середину, при которой показатели доходности и результативности будут всегда на высокой отметке.
Кого нужно включить в списочный состав?
В списочном составе отражаются все работники. Нужно учесть не только фактически работающих, но и тех, кто отсутствует, неважно по каким причинам.
В списочный состав работников предприятия должны включаться работники:
- явившиеся на работу и те, кто не работал в связи с простоем;
- не пришедшие на работу по болезни;
- трудящиеся неполный рабочий день;
- работающие на дому (надомники);
- работающие на испытательном сроке;
- повышающие квалификацию с отрывом от работы при сохранении за ними заработной платы;
- уехавшие в служебные командировки;
- находящиеся в отпусках по беременности и родам;
- не пришедшие на работу из-за обязанности выполнения общественных или государственных обязанностей;
- принятые на время отсутствующих работников;
- находящиеся в отпусках (ежегодных, дополнительных, ежегодных дополнительных);
- ушедших по уважительным причинам в отпуск без сохранения зарплаты;
- находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (до того, как ребёнку исполнится 1,5 года);
- находящиеся под следствием, пока суд не вынесет решение;
- совершившие прогулы;
- подвергнутые административному аресту;
- другие работники, указанные в п. 79 Указаний.
Сотрудник учитывается в списочном составе с первого дня зачисления его на работу.