ЕТКС секретарь референт

Квалификационные требования — Пресс-секретарь

Данная должностная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.

Инструкция для должности «Пресс-секретарь», представленная на сайте www.borovik.com, соответствует требованиям документа — «СПРАВОЧНИК квалификационных характеристик профессий работников. Выпуск 1. Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности. Раздел 3. Деятельность органов управления предприятиями», который утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.10.2007 г. N 583.
Статус документа — ‘действующий’.

Квалификационные требования
Полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист) и стаж работы по специальности — не менее 2 лет.

Знает и применяет в деятельности: действующее законодательство и нормативные акты, регламентирующие деятельность предприятия; нормативно-правовые акты по вопросам массовой информации; нормативно-методические и другие руководящие документы в области профессиональной деятельности; основы рыночной экономики и предпринимательства, ведения бизнеса; основы маркетинга и менеджмента; организационную, производственную и социальную структуру, перспективы развития предприятия; теорию и практику работы с персоналом; формы и методы ведения рекламных кампаний; основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений; основы отечественной культуры, обычаи, соответствующие стили литературного и деловой речи; методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила и нормы по охране труда; одну или более иностранных языков.

Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
Осуществляет координацию системы взаимосвязей и непосредственно связей руководителя и предприятия с общественностью в соответствии с установленными требованиями и порядка, а также взаимоотношений руководителя с представителями других предприятий, партнерами, конкурентами, клиентами, разрабатывает соответствующие меры и планы развития таких взаимосвязей. Проводит информационные программы с целью информирования законодателей, средств массовой информации и широкой общественности о планах, достижениях и принципы деятельности руководителя и предприятия в целом. Организует пресс-конференции, встречи с рабочими коллективами, общественностью, выступления в средствах массовой информации руководителей предприятия. Готовит соответствующие материалы для прессы, заявления, информацию, сообщение. Контролирует материалы средств массовой информации с целью проверки правильности отображения информации, которая выходит из предприятия. Доводит до сведения всех заинтересованных служб, сторонних организаций и отдельных лиц содержание протоколов и принятых решений. Обеспечивает контакты с соответствующими подразделениями министерств, других органов исполнительной власти по обмену информационными материалами. Предоставляет средствам массовой информации материалы о деятельности предприятия. Проводит переговоры относительно контактов с представителями газет, журналов, радио, телевидения, спортивных и культурных организаций. Участвует в подготовке и выпуске рекламно-информационных изданий, которые способствуют расширению международных и межотраслевых связей. Обеспечивает координацию связей и непосредственно осуществляет связь с периодическими изданиями (газетами, журналами). Осуществляет сотрудничество с соответствующими пресс-службами других предприятий. Принимает участие в подготовке докладов, справок и других материалов для выступлений руководителя предприятия. Прослеживает процесс получения нужной информации, контролирует полноту ее поступления. Помогает руководителю предприятия в соблюдении соответствующих норм этикета и протокола во время приема служебных лиц, посетителей и гостей. В случае необходимости сопровождает руководителя предприятия во время его визитов, командировок и поездок, выполняя задачи и обязанности, вытекающие из конкретных обстоятельств.

Секретарь
руководителя

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Разделы «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях» и «Квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях», утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37
(редакция от 15.05.2013)

Секретарь незрячего специалиста

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Секретарь руководителя» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция секретаря руководителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя играет роль приложения к трудовому договору. Это правовой документ, в котором определен спектр рабочих параметров специалиста: от его должностных обязанностей до прав, которыми он обладает. Все это требует от работодателя тщательного подхода к корректности формулировок и точности содержания инструкции.

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

1. Общие положения

1. Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
2. Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
3. Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
   • высшее образование;
   • опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
   • знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
   • владение навыками стенографии;
   • знание английского языка не ниже уровня Advanced.
4. Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
5. Секретарь руководителя обязан знать:
   • действующие в организации правила делопроизводства;
   • правила проведения деловых встреч и переговоров;
   • нормы встреч с зарубежными партнёрами;
   • правила делового этикета;
   • соответствующее программное обеспечение;
   • английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
   • руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
   • основы стенографии;
   • нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
   • правила использования офисного оборудования;
   • востребованные офисные программы;
   • принципы соблюдения действующих норм безопасности;
   • правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
6. Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:

• актуальными нормами и законами;
• документами организации;
• разделами данной инструкции.

2. Функции

На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:

1. Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
2. Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
3. Организация значимых звонков для руководителя.
4. Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
5. Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
6. Ведение списка посетителей и организация их приема.
7. Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
8. Ведение соответствующей должностной документации.
9. Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
10. Выполнение деловых распоряжений руководителя.
11. Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
12. Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
13. Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
14. Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.

3. Ответственность

Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
2. За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
3. За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.

4. Права

Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:

1. Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
2. Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
3. Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
4. Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
5. Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
6. Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
7. Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя .doc

Для чего применяется деловая инструкция

Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.

Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.

Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.

Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.

Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию.

Составление должностной инструкции секретаря руководителя

Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:

• Общий раздел.
• Функции.
• Ответственность.
• Права.

Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.

Общая часть

В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.

Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком.

Функции

Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.

Ответственность

В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.

Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.

Права

Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.

После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Квалификационная характеристика должности «Секретарь» (код по ОКПД — 24658) включена в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», разд. III «Другие служащие» постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29.

Этим же постановлением из ОКПД исключены позиции «Секретарь-машинистка» (код по ОКПД — 24676), «Секретарь-стенографистка» (код по ОКПД — 24697) и «Стенографистка» (код по ОКПД — 24875).

Все вышеперечисленные должности относятся к категории 3 по ОКПД -другие служащие.

Следует обратить внимание, что вышеуказанным постановлением уточнена редакция квалификационных требований, предъявляемых к лицам, претендующим на занятие должностей «Секретарь приемной руководителя» и «Секретарь-референт», и изложена следующим образом: «Квалификационные требования. Высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы».

Данные должности относятся к категории 2 по ОКПД — специалисты.

Кроме того, этим же постановлением в выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», раздел I «Руководители» включена квалификационная характеристика должности «Пресс-секретарь» (код по ОКПД — 24422).

Квалификационные характеристики должностей «Секретарь» и «Пресс-секретарь» приведены ниже.

Секретарь

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений). Собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей. Организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных. При владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемно­переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно­переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Пресс-секретарь

Должностные обязанности. Осуществляет сбор и профессиональную подачу информации в средства массовой информации о деятельности организации (учреждения). Получает в установленном порядке сведения и материалы, необходимые для информирования общественности. Осуществляет подготовку, распространение и контроль над публикацией материалов организации (пресс­релизы, сообщения, заявления, интервью и пр.). Организует пресс­конференции, брифинги, встречи за «круглым столом» и пр. Участвует в оперативном и перспективном планировании информационного обеспечения организации (учреждения). Пропагандирует деятельность организации в средствах массовой информации. Информирует руководителя организации (учреждения) по всему кругу вопросов общения со средствами массовой информации. Соблюдает конфиденциальность информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной. Взаимодействует с отечественными и зарубежными средствами массовой информации. Организует работу интернет-сайта организации (учреждения) и несет ответственность за размещение информации, ее оперативность, актуальность и достоверность. Ведет переписку по вопросам, входящим в его компетенцию. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие документы, определяющие направления и перспективы деятельности организации; структуру и взаимодействие структурных подразделений организации, технологию производства, ассортимент продукции (работ, услуг) и др.; методологию осуществления связей с общественностью; методы организации и проведения мероприятий по связям с общественностью; структуру и функции средств массовой информации; порядок организации и подготовки пресс­релизов, брифингов, пресс­конференций, информационных сообщений и пр.; принципы основных видов связей с общественностью, правила ведения деловой переписки; информацию, являющуюся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования; методы обработки информации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, законодательство о труде; требования по охране труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование и опыт работы в сфере информации не менее 3 лет или высшее образование и опыт работы со средствами массовой информации не менее 5 лет.

ОКПД — Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный приказом Белстандарта от 30 декабря 1996 г. № 234, с последующими изменениями и дополнениями.

Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики» утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с последующими изменениями и дополнениями.

Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29 «О внесении дополнений и изменений в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) и дополнений и изменений в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96)».

Категории секретарей

Введение

Для нормального функционирования и успешного развития любой организации необходим руководитель, осуществляющий организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющим поддерживать высокий авторитет руководителя.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя», регулирующей различные производственные процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнёрами, отвечая по телефону, организуя приёмы, совещания презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

Понятие «секретарь» сегодня достаточно сложное и имеет много градаций, хотя в Средние века в обязанности секретаря входили только работа с деловыми бумагами написание писем. Сейчас у секретаря функций прибавилось, в связи с этим появилось множество разновидностей этой старинной должности – от секретаря – помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Только в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) зафиксировано более двух десятков различных названий должности секретаря.

В данной работе будет рассмотрено четыре основные категории секретаря: помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт и секретарь на reception.

Цель работы – выявить специфику каждой из основных категорий секретаря.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• изучить характеристику каждой из основных категорий секретаря;
• ознакомиться с основными и специфическими функциями, обязанностями и правами секретаря;
• проанализировать положение каждой из основный категорий секретаря по значимости в обеспечении управления фирмой.

Актуальность данной темы определяется тем, что профессия секретаря была востребована в Средние века и особенно является востребованной в наши дни. Так как ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без секретаря. С появлением новой техники и новых условий труда выделяются секретари, выполняющие разные функции. Теперь человек, окончивший школу и прошедший курсы секретаря не может претендовать на должность помощника руководителя в солидной фирме, так как у него не достаточно опыта, умений и знаний. Следовательно, необходимо понимать разницу, например, между секретарём на reception и офис-менеджером.

Данная тема не осталась без внимания учёных. Каждая категория расписывается достаточно чётко, невозможно на основе имеющийся литературы не заметить разницу между ними. Есть авторы, которые свои работы полностью посвящают определённой категории секретарей. Так, например, у Т.В. Рыбченковой ряд статей об офис-менеджере, или у И. Юрасова о секретаре референте. Так же есть попытки сравнения категорий секретарей. Так выше упомянутая Т.В. Рыбченкова сравнивает офис-менеджера и секретаря-референта. В целом тема изучена хорошо. Но есть и перспектива дальнейшего её изучения, так как мир постоянно меняется, появляется новая техника, а значит у секретаря – новые инструменты труда, новые функции, следователь, появляются новые категории.

1. Роль секретаря в современном обществе.

1.1 Характеристика основных категорий секретарской профессии

Слово «секретарь» происходит от французского слова «secretaire» и первоначально

означало доверенное лицо (по-французски secret – тайна). Хороший секретарь по существу остаётся таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII в., сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь, доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сферы его деятельность и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку определённого лица или какого-нибудь учреждения». Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчёркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современном секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала нынче одной из самых престижных в России. На рынке труда она пользуется спросом, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности – учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Всё чаще встречаются среди секретарей и люди, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря. Появилось также большое количество курсов по подготовки секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно – правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: секретарь руководителя, секретарь референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис – менеджер или администратор офиса.

Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) – это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception:

• секретарь – ресепшионист;
• секретарь офиса или секретарь приёмной;
• дежурный секретарь;
• администратор или администратор офиса;
• секретарь – администратор.

Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны: это организация приёма посетителей (включая предложение чая или кофе), ответы на телефонные звонки и их распределение, отправка и получение корреспонденции, при необходимости – ведение документации и печатание документов. Степень самостоятельности невелика. В работнике, занимающем должность секретаря приёмной, ценится прежде всего умение точно следовать инструкциям и указанием руководителя. Знание иностранного языка, как правило, необязательно. Так как секретарь ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создаёт благоприятный и достойный имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется так же коммуникабельность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.

Должность секретаря предполагает несколько большую самостоятельность.

Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административно) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями. Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря – референта.

Как известно, секретарь и референт – достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации – это помощник, который организует деятельность первого руководитель, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт – это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчёты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь – референт – это доверенное лицо руководитель, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточится на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря – референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Т.И. Овчинникова в своей статье «Секретарь – референт – работа творческая» называет секретаря – референта работник нового типа. И даёт ему следующую характеристику:

• способность эффективно оперировать информацией;
• высокая мобильность;
• потребность в самореализации и самовыражении.

Секретарь – референт в компании – это специалист, который проявляет интеллектуальные и креативные способности.

Офис – менеджер – сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. Человеку непосвященному работа офис – менеджера может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не всё так просто: не даром секретарь считается «лицом» компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества.

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной техники и её координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:

• руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно – технического персонала и работников информационного и документационного обеспечения;
• секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
• координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной организации офисной работы требуется профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.

Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис – менеджера.

Офис – менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис – менеджер – это первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно – хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).

Офис – менеджер должен не столько помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке её стратегии, и в работе по управлению персоналом, а проектировании управленческих процессов, операций и процедур. Делегирование полномочий по решению задач с уровня высшего руководителя на более низкие уровни – воплощение этой тенденции и является деятельность офис – менеджера.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащий, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря помощника руководителя к категории технических исполнителей.

Международная ассоциация секретарей даёт такое определение секретарю руководителя: » Это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Квалифицированный секретарь помощник руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Занимающая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обуславливают то, что личный секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя.

Одна из основных задач секретаря – никогда не забывать об оказанном ему доверии, надёжно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать её во вред организации и руководителю.

Личный секретарь руководителя не должен поддерживать чьи-либо интересы, за исключением интересов руководителя. Он – связующее звено между руководителем и внешним миром, между руководителем и коллективом. Секретарь руководителя учувствует в каждом этапе управления, начиная с подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно – управленческий процесс в организации.

Т. Кузнецова
Источник: »Управление персоналом»#2, 2000

В первом номере журнала “Секретарское дело” за этот год в статье “Как составить должностную инструкцию секретаря”, раскрывая методику разработки этого важного организационного документа, указывалось на необходимость положить в основу разработки конкретной должностной инструкции квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, хотя они и были разработаны более 10 лет назад (переутверждены в 1996 г.) и во многом устарели.

В настоящее время опубликован новый “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм .

В справочнике в разделе “Общие положения” сделано примечание, в котором указывается, что “под “предприятием” понимаются коммерческие организации, создаваемые в форме хозяйственных товариществ и обществ, в т.ч. открытых и закрытых акционерных обществ, акционерных обществ работников (народных предприятий), производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий”1 . Такое же понимание будет вкладываться в этот термин и в данной статье.

Назначение справочника сформулировано достаточно четко: “Настоящий Квалификационный справочник должностей руководи-телей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действен-ный механизм разграничения функций, полномочий и ответственнос-ти, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в совре-менных условиях развития рыночных отношений”.

Как следует из введения, справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны с установлением и развитием рыночных экономических отношений. Это, например, должность менеджера, аудитора, аукциониста, биржевого маклера, оценщика, брокера, дилера и др.
Что касается должностных характеристик секретарского состава, то кроме ранее существовавших, появилась квалификационная характеристика секретаря руководителя и ученого секретаря.

В справочнике в отличие от предыдущего “Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих” есть одно очень важное изменение – в нем не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе “Общие положения” записано, что “ Квалификационные категории по оплате труда специалистов уста-навливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при вы-полнении должностных обязанностей, его ответственность за прини-маемые решения, отношение к работе, эффективность и качество тру-да, а также профессиональные знания, опыт практической деятельно-сти, определяемый стажем работы по специальности, и др. ”
Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

Квалификационные характеристики, как и предшествующие, включают три раздела: “Должностные обязанности“, “Должен знать“ и “Требования к квалификации“. Однако название и содержание третьего раздела скорректировано. В предшествующих квалификационных характеристиках этот раздел назывался — «Требования к квалификации по разрядам оплаты» и упор делался на разряд, хотя указывались и требования к образованию, и стажу работы. В новой редакции в разделе “Требования к квалификации” указываются лишь требования к образованию и стажу работы без тарифной сетки.
Но в тех случаях, когда профессия имеет категории, например, стенографистки или машинистки, требования к квалификации даются по каждой категории. Например:

Машинистка. Требования к квалификации.
Машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.
Машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.
Стенографистка. Требования к квалификации.
Стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
Стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85-90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
В разделе “Должностные обязанности” по-прежнему “установлены основные тру-довые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обес-печить оптимальную специализацию служащих.

В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а так-же знаний законодательных и нормативных правовых актов, положе-ний, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей“2.

Так как функциональные обязанности секретарей и виды выполняемых ими работ устойчивы и фактически не изменились (меняется только технология работы с внедрением средств механизации и автоматизации), то эти разделы в квалификационных характеристиках секретарского состава в новом сборнике по содержанию не изменились, они претерпели лишь незначительную редакционную правку. Новой, как уже отмечалось, является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы. В требованиях к квалификации секретаря руководителя, следуя запросам рынка труда, справедливо указана необходимость высшего профессионального образования.

Рассмотрим квалификационную характеристику секретаря руководителя.
Секретарь руководителя. Должностные обязанности.

• Осуществляет работу по организа-ционно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе рабо-ты либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназ-наченной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные за-явления на подпись руководителя предприятия.
• Подготавливает до-кументы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Сле-дит за своевременным рассмотрением и представлением структур-ными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Органи-зует проведение телефонных переговоров руководителя, записыва-ет в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведе-ния ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также те-лефонограммы, своевременно доводит до его сведения информа-цию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя со-ставляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авто-рам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опове-щение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взя-тых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Обес-печивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, созда-ет условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвер-жденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установ-ленные сроки сдает в архив.
• Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• осно-вы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.
Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.”

Как видно из приведенной квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 061300 “Документоведение и документационное обеспечение управления”, а среднее профессиональное образование – специальность 0611 “Делопроизводство и архивоведение”. Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, особенно по среднему профессиональному образованию, сегодня достаточно много.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки в новой редакции имеют лишь незначительные редакционно-стилистические правки. К обязанностям добавлена подготовка документов для тиражирования на множительной технике, а также копирование документов на персональном ксероксе.

Так как квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки аналогичны и учитывая, что в первом номере журнала “Секретарское дело” за 1999 г. уже была приведена должностная характеристика секретаря-машинистки, в новой редакции процитируем квалификационную характеристику секретаря-стенографистки. Это даст возможность сравнить не только старую и новую редакции, но и требования к этим двум категориям работников.
Секретарь-стенографистка. Должностные обязанности.

• Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
• Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
• Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
• Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
• Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.
• Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
• Выполняет различные операции с использованием компью-терной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использо-вания в процессе их работы либо подготовки ответа.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
• Принимает документы на подпись руководителю.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:
– положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
– стенографию;
– машинопись;
– правила орфографии и пунктуации;
– порядок расположения материала при печатании различных документов;
– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
– правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– основы организации труда;
– основы законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.

На наш взгляд, не все учтено и исправлено в новых Квалификационных характеристиках. К сожалению, в старой редакции осталась квалификационная характеристика заведующего канцелярией. Учитывая значимость информационно-документационного обеспечения в работе управленческого аппарата, внедрение в сферу управления компьютерных технологий, руководитель канцелярии обязательно должен иметь высшее профессиональное образование. В его должностные обязанности входит не только организационное, но и методическое руководство делопроизводством организации, разработка таких сложных документов, как инструкция по делопроизводству, должностные инструкции и многое другое. Работник, имеющий “начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет”, как это записано в квалификационной характеристике, с такой работой грамотно не справится.

По нашему мнению, исходя из должностных обязанностей и учитывая расширение круга высших и средних профессиональных учебных заведений, более высокие требования к квалификации должны предъявляться ко всем категориям секретарей.

Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Как указано во введении к новому Квалификационному справочнику, применение Квалификационного справочника в современных организационно-технических условиях будет способствовать дальнейшему совершенствованию организации труда всех категорий служащих.

Организация работы референта руководителя

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т. п. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты.

Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании.

Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций.

Разнообразие должностей административного сектора

Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя. В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности1.

Помощник руководителя – его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения. Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель. Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об этой позиции. С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой — Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации.

На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя. Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений — в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания.

Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов2.

Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала.

Референт – качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя. Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом. То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право. Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т. п.

Должностная инструкция референта

Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность.

В этой связи важно сделать ссылку на вышеупомянутый раздел Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, который посвящен описанию должности референта. Справочник выделяет такие должностные обязанности референта, как:

• организация и подготовка совместно с компетентными специалистами по поручению руководства организации докладов, справок по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности организации;

• организация оперативного доведения до исполнителей приказов, директив, указаний и распоряжений руководства организации и контроль их выполнения;

• по поручению руководства организация проверок документов и подготовка по ним заключений совместно со специалистами;

• организация встреч работников структурных подразделений с руководством организации, встреч руководителя организации с представителями других организаций, проведение совещаний.

Рекомендации справочника стоит брать за основу должностной инструкции референта.

Структура этого документа типовая: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность, взаимосвязи.

Общие положения

Данный пункт содержит информацию относительно подчиненности референта, порядка назначения на должность и увольнения, требований к квалификации, а также порядка замещения референта на время его отсутствия.

Согласно словарному определению, референт – должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации3. Также референт является своеобразным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, осуществляя передачу информации в структурированном виде. Можно сделать вывод, что основной аспект позиции референта – информационно-коммуникативный. С одной стороны, референт управляет информационными потоками в организации, с другой стороны, организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон: непосредственного руководителя, сотрудников, представителей сторонних организаций и учреждений.

Сочетание информационной и коммуникативной составляющих позволяет референту объективно подходить к решению тех или иных задач, возложенных на него руководителем, используя все возможные рычаги (сотрудники, сторонние организации) и ресурсы.

Тем не менее зачастую референт в дополнение к своим основным обязанностям выполняет обязанности секретаря руководителя, осуществляя его полную административную и документационную поддержку. Однако подобное совмещение обязанностей должно быть исключением, нежели правилом. Работа референта довольно ответственная, мелкие поручения и задачи не должны отвлекать его от выполнения основных обязанностей.

1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих//утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37 (ред. От 12.02.2014)

2 Приказ Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики работников организаций атомной энергетики» от 12.10.2009 г. № 977 (ред. От 12.02.2014)

3 Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. «Современный экономический словарь», 6-е изд., перераб. и доп. — М. (ИНФРА-М, 2011)

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).