Содержание
Доступ к архивным документам и их использование
Статья 24. Доступ к архивным документам
1. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам
1. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
2. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
Статья 26. Использование архивных документов
1. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.
5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
6. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
7. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
8. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
Доступ к архивным документам
- FDDI. Архитектура сети, метод доступа, стек протоколов.
- FDDI. Кадр. Процедуры управления доступом к кольцу и инициализации работы кольца.
- II. Методы несанкционированного доступа.
- Анализ законодательных инициатив граждан в сфере утверждения и сохранения Трезвости (ограничение доступности).
- Б) доступ к положениям и должностям был бы открыт для всех.
- Виды доступа к информации
- Вопрос 32. Основные принципы работы с документами. Документооборот
- Вопрос 33. Работа с входящими документами
- Вопрос 34. Работа с исходящими документами
- Вопрос 35. Работа с внутренними документами
Правовое регулирование доступа и использования архивных документов
Доступ к архивным документам
Право на доступ к информации является конституционным правом граждан, и то, как это право реализуется, в частности по отношению к архивной информации, во многом определяет соответствие архивной практики демократическим принципам и процедурам.
Конституция России, как и главные законы большинства стран, содержит норму, которая гласит: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать и распространять информацию любым законным способом» (ст. 29, п. 4). Но Конституция же устанавливает и три группы информации, каждая из которых имеет свой доступ: общедоступная информация, сведения, содержащие государственную тайну, и информация о частной жизни человека (ст. 29, п. 4, ст. 23, 24, п. 1). Доступ к двум последним группам информации ограничен и осуществляется в соответствии с определенными условиями, защищающими интересы в первом случае государства, во втором случае – человека.
Норму права на доступ к информации содержит Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Статья 3 Закона устанавливает свободу поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» (ст. 26).
В соответствии с конституционными нормами и архивным законодательством использование документов Архивного фонда РФ основано на принципе публичности (открытости) архивов. Это значит, что пользователи имеют свободный доступ к архивным документам и научно-справочному аппарату. Любой отказ в доступе к документам должен быть основан на законе. За необоснованное ограничение доступа к информации, в том числе к документам, законом предусмотрена ответственность вплоть до уголовной.
Глава 6 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» посвящена проблемам использования и доступа к архивным документам. В статье 24 устанавливается положение, что пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
Учитываются в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ» (п. 2 ст. 24) и условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов. Данная статья развивает ст. 35 Конституции РФ о том, что право частной собственности охраняется законом, отвергая (существовавшие согласно прежним советским конституциям) различия в правовом режиме собственности различных субъектов, привилегированное положение социалистической, в особенности государственной собственности и ограничения личной собственности граждан. Все субъекты права собственности юридически равны перед законом (п. 2 ст. 8 Конституции РФ).
С другой стороны, законодательство РФ содержит множество положений об ограничении доступа к информации. В статье 9 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» говорится, что ограничение на доступ устанавливается в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Особо оговаривается, что ограничения к доступу информации могут быть установлены только федеральными законами (ст. 3 и ст. 9).
Архивисты, наряду с другими должностными лицами, несут уголовную, гражданско-правовую и административную ответственность за соблюдение государственной тайны, защиту конфиденциальных данных, в том числе персональных данных, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах.
Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» фактически определил четыре позиции, ограничивающие доступ пользователей к документам. Ограничения связаны с действием:
· международных договоров России;
· законов России;
· распоряжений собственника документов, находящихся в частной собственности;
· плохим физическим состоянием документов.
Закон также подтвердил норму, которая присутствовала и в Основах законодательства о 75-летнем ограничении на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Причем, с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на вышеуказанные документы может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов (п. 3 ст. 25). И это единственное законодательное установление периода конфиденциальности информации.
Существующие ограничения в доступе к документам и документной информации можно систематизировать следующим образом (табл. 4.1).
Необходимо отметить, что в статье 24 Конституции РФ установлено также ограничение на действия с информацией, составляющей государственную тайну. Важнейшее место занимает Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 № 5485-1 с многочисленными последующими дополнениями и изменениями (в ред. с 15 декабря 2007 г.) и Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. Указа от 10 июня 2009 г. № 640).
Таблица 4.1
Ограничения в доступе к документам и документной информации
в Российском законодательстве
| Ограничения в доступе | Законодательные и иные нормативные акты, на которых основано ограничение в доступе |
| 1. «Охраняемая законом тайна» 1.1. Государственная тайна | Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 15 декабря 2007 г.) Федеральный закон от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п.3 ст.25 Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. Указа от 10 июня 2009 г. № 640) Постановление Верховного Совета РФ от 23.07.1993 «О сроке доступа к архивным документам, относящимся к сфере деятельности внешней разведки» |
| 1.2. Сведения конфиденциального характера | Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» |
| 1.2.1. Персональные данные (личная и семей-ная тайна) | Конституция РФ, ст. 23, ст. 24, ч. 1 Уголовный кодекс РФ, ст.137, 155 Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ, ст. 150 Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ Федеральный закон от 15.11.1997 № 143 «Об актах гражданского состояния» Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего РФ и ведения его личного дела» |
| 1.2.2. Тайна следствия и судопроизводства (данные предварительного расследования) | Уголовный кодекс РФ, ст. 310 Уголовно-процессуальный кодекс РФ от 18.12.2001 № 174-ФЗ, ст. 161 Федеральный закон от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» |
Продолжение табл. 4.1
| 1.2.3. Служебная тайна (служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти) | Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ, ст. 139 Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (в ред. от 14.02.2010) |
| 1.2.4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью 1.2.4.1. Врачебная тайна (данные о состоянии здоровья, диагнозе, другие данные об обследовании и лечении пациента) | Конституция РФ Основы законодательства РФ об охране здоровья граждан (утв. ВС РФ 22.07.1993 № 5487-1), ст. 61 |
| 1.2.4.2. Банковская тайна (тайна банковских счетов, вкладов и операций по ним) | Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ, ст. 857 Таможенный кодекс РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ, ст. 165 |
| 1.2.4.3. Налоговая тайна (любые сведения о налогоплательщике, полученные налоговыми, таможенными и другими финансовыми органами) | Налоговый кодекс РФ, ч. 1; от 31.07.1998 № 146-ФЗ, ч. 2; от 05.08.2000 № 117 -ФЗ, ст. 102 |
| 1.2.4.4. Нотариальная тайна (сведения, полученные нотариусом в связи с его профессиональной деятельностью) | Основы законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1, ст. 19, 29 (в ред. от 05.07.2010 №154-ФЗ) |
| 1.2.4.5. Адвокатская тай-на (любые сведения, связанные с оказанием адвокатом юридической помощи своему доверителю) | Федеральный закон от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации», ст. 8 |
| 1.2.4.6. Тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений | Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 № 63-ФЗ, ст. 138 Уголовно-процессуальный кодекс РФ от 18.12.2001 № 174-ФЗ, ст. 13 Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (ред. от 23.02.2011) |
Окончание табл. 4.1
| 1.2.5. Производственная и коммерческая тайна (коммерческая тайна – конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду) | Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ, ст. 139, 727 Налоговый кодекс РФ, ч. 1; от 31.07.1998 № 146-ФЗ, ч. 2; от 05.08.2000 № 117-ФЗ, ст. 102 Таможенный кодекс РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ, ст.10 Федеральный закон от 09.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007) Перечень сведений, которые не могут содержать коммерческую тайну (утв. постановлениями Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 и от 03.10.2002 № 737 |
| 1.2.6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них и другая интеллектуальная собственность | Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ, ч. 4 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 25, п. 2 |
| 2. Донорские ограничения, накладываемые собственником или владельцем документов, автором, фондообразователем | Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ, ч. 4 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 25, п. 2.6 |
| 3. Ограничения, связанные с международными договорами, заключенными РФ | Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 25, п. 1 |
| 4. Ограничения, связанные с обеспечением сохранности особо ценных, уникальных и находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии документов | Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.25, п. 2 |
| 5. Финансовые ограничения – установление архивом платы за использование документов | Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 26, п.4 |
Именно эти закон и указ регулируют отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием, а также их защитой в интересах безопасности. Закон и указ определяют перечень сведений, составляющих государственную тайну, а также сведений, которые не могут быть отнесены к государственной тайне и, следовательно, не могут быть засекречены.
К таким сведениям относятся сведения:
· о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
· о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;
· о привилегиях, компенсациях и социальных гарантиях, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;
· о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;
· о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации;
· о состоянии здоровья высших должностных лиц Российской Федерации;
· о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.
Закон устанавливает:
· полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне и их защиты;
· порядок отнесения сведений к гостайне и степени гостайны «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»;
· порядок рассекречивания и засекречивания документов.
Принципиальным является определение срока засекречивания сведений, составляющих государственную тайну – 30 лет.
Процедура рассекречивания является публичной, в современных условиях обеспечивает планомерную работу по рассекречиванию, тем не менее, требуется совершенствовать данную процедуру. В субъектах РФ, в бывших партийных архивах практически все документы имеют грифы секретности. Несмотря на то, что их подавляющая часть не содержит предмета государственной тайны, формально необходимо осуществить процедуру рассекречивания, внести соответствующие изменения в учетные документы и обеспечить особое хранение секретных материалов. Это сотни миллионов документов, на обработку которых требуются годы. С 1992 г. и по настоящее время рассекречено около 10 млн. дел.
В зависимости от доступности архивных документов В.П. Козлов предлагает следующую классификацию архивов России: публичные, т.е. общедоступные на равных основаниях для любого гражданина и юридического лица; ограниченно публичные, т.е. доступные для определенных категорий юридических и физических лиц; доверительные, т.е. доступные для доверенных юридических и физических лиц; закрытые или оперативно-текущие, т.е. доступные только юридическим лицам и их представителям для выполнения служебных задач.
В настоящее время к категории публичных можно отнести все государственные и муниципальные архивы России. Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к архивной информации и ее использования. Разумеется, это не означает, что условия работы пользователей в таких архивах везде одинаковы. Они зависят от технического оснащения архивов, сложившихся в них традиций работы с пользователями, состояния научно-справочного аппарата и др.
К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивы
ряда министерств, ведомств, например, Министерства обороны РФ, Министерства иностранных дел РФ и т.д.
Любой гражданин имеет возможность получить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосредственно в них существует своеобразная селекция пользователей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализма, определяющая возможности знакомства с научно-справочным аппаратом, документальными комплексами. В каждом из таких архивов существуют свои, особые правила доступа к архивной информации и ее использования. Эти архивы, как правило, не имеют опубликованных справочников о составе и содержании их фондов даже самого общего характера.
Для доверительного типа архивов характерна еще более жесткая селекция пользователей, к ним относятся обычно частные архивы, а также архивы общественных объединений. Уже сама возможность получения доступа в такие архивы существует не для каждого. Справочный аппарат в них, как правило, носит служебный характер. Он и создавался изначально не в научно-информационных целях, а для обеспечения решения определенных ведомственных задач. В большинстве случаев в таких архивах отсутствуют приспособленные читальные залы, регламентированные процедуры работы с архивными документами, правила их копирования.
Закрытый тип архивов присущ для текущих архивов министерств, ведомств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы еще не приобрели признаков исторических источников, исключительно выполняя те задачи и реализуя достижения тех целей, ради которых они были созданы. Закрытый тип архивов – естественное и нормальное явление. Исследовательские интересы пользователей в отношении таких архивов, в конечном счете, удовлетворяются после регулярных передач их документов в систему публичных и ограниченно-публичных архивов.
Таким образом, уже сама классификация архивов показывает наличие вполне официальных ограничителей на доступ к ретроспективной документальной информации. Все перечисленные типы архивов находятся практически во всех субъектах РФ.
Правила 2007 г. определили разновидности архивных документов по категории доступа:
1) открытые – все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности
2) ограниченного доступа:
а) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;
б) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
в) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования;
3) документы, хранящиеся на особых условиях доступа к ним.
Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188, уточнен в 2005 г. (в ред. Указа Президента РФ от 23 сентября 2005 г. № 1111) и включает следующие категории:
· персональные данные;
· данные следствия и судопроизводства;
· данные служебной тайны в соответствии с Гражданским кодексом;
· врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки,
телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.;
· данные об изобретательстве до их официального опубликования.
В 2006 г. были приняты Законы «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.) и «О персональных данных» (№ 152-ФЗ от 27 июля 2006 г.). Эти законы содержат норму о том, что работа с информацией и персональными данными, сосредоточенными в архивных фондах, осуществляется в соответствии с архивным законодательством.
В Федеральном Законе «Об архивном деле в Российской Федерации» в п. 3 ст. 25 устанавливается ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.
К профессиональным тайнам, обеспечивающим неприкосновенность частной жизни, как правило, относятся тайна исповеди, медицинская тайна, тайна судебной защиты, тайна предварительного следствия, усыновления, нотариальных действий и некоторых записей актов гражданского состояния, коммерческая тайна. Необходимо отметить, что документы, составляющие практически все вышеперечисленные виды тайн, безусловно, хранятся в государственных, муниципальных или ведомственных архивах России. Архивисты вынуждены по собственному разумению решать вопросы, связанные с охраной тайн, обеспечивающей неприкосновенность частной жизни. Думается, что в законодательстве должен быть закреплен перечень сведений, составляющих тайну сфер жизнедеятельности граждан и юридических лиц.
«Достаточно сложно найти баланс между интересами государства и интересами личности, между правом одного человека получать информацию и правом другого быть защищенным от доступа к его персональным данным. В п. 3 ст. 55 Конституции РФ можно найти ответ на первую часть поставленного вопроса. В статье сказано, что «права и свободы человека и гражданина могут быть ограничены федеральным законом только в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства». Однако, в законодательстве не проработан вопрос об ущербе, который может быть нанесен субъекту в случае преждевременного обнародования его конфиденциальных персональных данных: не определено само понятие ущерба, его разновидности. Таким образом, на свое усмотрение каждый архивист или пользователь имеет возможность решать вопрос о возможном ущербе как следствии разрешения доступа к персональным данным».
В Федеральном законе «Об архивном деле в РФ», к сожалению, опущены важные положения, касающиеся доступа к персональным данным. Не указано, что:
· право лица разрешать доступ к его персональным данным, может быть ограничено;
· если в документе содержатся конфиденциальные персональные данные «третьих лиц», они должны быть защищены от доступа к ним других лиц, включая основное лицо, которому посвящен документ.
К 2001 г. ВНИИДАД подготовил справочно-информационное пособие «Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России» с подробной характеристикой отдельных документных комплексов (личные, уголовные и персональные дела и др.), а затем Рекомендации по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные.
В последних предлагалось несколько режимов доступа к отдельным категориям дел с персональными данными (личные, персональные, пенсионные, по выезду за границу, о присвоении ученых степеней, званий и др.), в зависимости от категории пользователей, в числе которых — субъект персональных данных, его наследник или доверенное лицо, а также не обладающее соответствующими полномочиями лицо. Иначе говоря, идеология Рекомендаций состояла в ограничении доступа к делам, содержащим информацию, способную нанести «возможный моральный, материальный и физический ущерб субъекту персональных данных». Объекты правового регулирования были определены весьма широко, включая как идентифицирующие сведения, так и данные об образовании, профессии, служебном положении и деятельности, интеллектуальной собственности, социальной принадлежности, факты репатриации, применения репрессий, нахождения в плену и др. Реализация такого подхода на практике требовала от архивистов значительных трудовых затрат, связанных с выявлением и отбором содержащих конфиденциальную информацию документов, а также обезличиванием персональных данных перед их копированием.
Доступ к архивным фондам субъектов РФ зависит также и от сроков временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Так, например, для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти этот срок составляет 15 лет, для органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов
РФ – 10 лет, а для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет.
В начале 1990-х гг. и в последующие годы появились как отраслевые, так и общегосударственные нормативные акты, касающиеся доступа пользователей к архивным делам на лиц, подвергшихся политическим репрессиям. Сначала был выпущен Регламент доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации, одобренный решением коллегии Росархива 25 августа 1993 г., а затем – Положение о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел, утвержденное приказом Минкультуры России № 375/584/352 от 25 июля 2006 г. В подготовке последнего участвовали Росархив, МВД и ФСБ России (зарегистрировано в Минюсте России 15 сентября 2006 г.).
Руководствуясь Регламентом, архивистам, ученым, правозащитникам удалось издать множество сборников документов, справочников, в том числе Книг Памяти жертв политических репрессий, содержащих бесценные свидетельства о трагедии людей, попавших в жернова большого террора. Но внедрение в практику архивов Положения создало определенные трудности различным категориям пользователей (архивисты, ученые, краеведы, представители правозащитных организаций и др.), которым предписано вести поиск лиц, уполномоченных выдавать письменное согласие на доступ к указанным категориям документов до истечения 75 лет с момента их создания. Это противоречит нормам Международного этического кодекса архивистов, принятого на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов в Пекине в сентябре 1996 г. В п. 7 этого документа сказано, что архивисты должны уважать интересы как доступа, так и защиты тайны частной жизни и действовать в границах соответствующего законодательства. В данном случае интересы пользователей — исследователей процессов, связанных с репрессивной политикой советского государства, ущемлены, что вызывает их недовольство.
Самой распространенной формой взаимодействия архива и пользователя является использование документов через читальные залы архивов. В основе организации их работы Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования» (1992 г.) и Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (1998 г.).
Временное положение зафиксировало два принципиальных положения, касающихся организации работы пользователей в читальных залах. Первое из них состояло в следующем: «пользователь заявляет цель и тему своей работы, которые могут интересовать государственные архивы только с точки зрения регистрации и организации исполнения запросов на архивную информацию» (п. 1.1). Второе – об обязанности архива предоставить пользователю свободный доступ к документам и НСА по заявленной теме. Архив не вправе ограничивать доступ пользователя по каким-либо причинам, кроме установленных законом.
В целях установления процедур обеспечения доступа пользователей к архивным документам Росархив инициировал подготовку ВНИИДАДом проекта «Положения о порядке доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организации пользования архивными документами». В развитие этого нормативного документа ВНИИДАД разработал Методические рекомендации, предназначенные для оказания помощи архивистам в решении практических вопросов, возникающих в их работе по обеспечению доступа пользователей к документам федеральных и муниципальных архивов, в том числе в определении исчерпывающих случаев ограничений на выдачу пользователям отдельных категорий документов. В 2009 г. методические рекомендации «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» были опубликованы. В них были изложены основные положения доступа и организации пользования архивными документами, освещаются вопросы копирования архивных документов и справочно-поисковых средств по заказам пользователей, приведен перечень нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативно-методических документов Росархива по вопросам доступа к информации.
Доступ может быть ограничен по причине неудовлетворительного состояния документа. В Правилах 2007 г. дано четкое определение неудовлетворительного состояния документов, которое может явиться причиной отказа пользователю в их выдаче: «Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы АФ РФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающих физической целостности документов». Как видно, круг документов, которые не могут быть выданы пользователю, существенно ограничен.
Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается:
- 1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
- 2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;
- 3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.
Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
Ограничения на доступ к архивным документам определяется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда РФ, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешени я гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
Использование архивных документов определяется следующими моментами.
Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством РФ, обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством РФ, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно- поисковых средств.
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах (см. приказ Министерства культуры РФ от 03.06.2013 № 635) определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством РФ, определяется ими в соответствии с законодательством РФ, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства РФ об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством РФ, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочноинформационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
Вопросы и задания для самоконтроля
- 1. Поясните основные требования к режиму хранения документов в архиве.
- 2. Что такое топографический указатель?
- 3. Опишите назначение и применение топографических указателей дел в архиве. 4 Чем архивная справка отличается от выписки?
- 5. Как осуществляется прием дел при их возврате после использования?
- 6. Какие существуют виды архивных фондов?
- 7. Как оформляется выдача дел в сторонние организации?
- 8. Как осуществляется прием дел при их возврате после использования?
- 9. Какие еще формы использования архивных документов применяются в организациях?
- 10. Поясните основные требования к режиму хранения документов в архиве.
- 11. Оформите дело для сдачи на хранение в ведомственный архив.
Судебная практика: Доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне граждан, их частной жизни
Судебная коллегия по административным делам Московского городского суда в октябре 2017 года вынесла решение по делу № 33а-4757, в котором гражданин оспаривал правомочность отказа Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ) в выдаче ему документов из фонда Инюрколлегии СССР.
Суть спора
В октябре 2016 года гражданин обратился в читальный зал ГАРФ с требованием на выдачу документов из фонда Р-9562. Требования были мотивированы необходимостью предоставления ему заключений по законченным производством делам по Канаде за 1963, 1964-1965, 1973-1977, 1979, 1980 годы, по Германии за 1977 год. По мнению гражданина, решение должностного лица о непредоставлении ему архивных документов для свободного ознакомления является незаконным, поскольку данный отказ препятствует ему в поиске родственников.
Архив отказал гражданину в выдаче документов из фонда Р-9562 оп.1 Инюрколлегии СССР со ссылкой на необходимость ограничения доступа ним, поскольку они содержат сведения о личной и семейной тайне.
Гражданин обратился в суд.
Решением Хамовнического районного суда г. Москвы в июне 2017 года в удовлетворении административного искового заявления было отказано. При этом суд сослался на следующие нормы российского законодательства.
Согласно ч.1 ст.23 Конституции РФ, каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
Как следует из ч.3 ст.4 федерального закона от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», порядок хранения и использования включенной в состав архивных фондов документированной информации устанавливается законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Согласно п.1 ст.24 закона, пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.
Частью 3 ст.25 закона предусмотрено ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне физического лица, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Данное ограничение устанавливается на срок 75 лет со дня создания соответствующих документов и может быть отменено лишь с письменного разрешения гражданина — субъекта информации, а после его смерти — с письменного разрешения наследников данного гражданина.
Указанное положение Закона также согласуется с п. 2.3.2 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных архивах» (утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 г. № 19), согласно которому к архивным документам ограниченного доступа относятся архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности.
Также в соответствии с п.1 ст.8 федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» граждане (физические лица) вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных федеральными законами.
Суд отметил, что исходя из правовой позиции Конституционного Суда РФ, выраженной в Определении № 248-0 от 9.07.2005, следует сделать вывод, что в системе действующего законодательства под правом на неприкосновенность частной жизни понимается предоставленная человеку и гарантированная государством возможность контролировать информацию о самом себе, препятствовать разглашению сведений личного характера, в связи с чем в понятие «частная жизнь» включается та область жизнедеятельности человека, которая относится к отдельному лицу, касается только его и не подлежит контролю со стороны общества и государства, если она носит непротивоправный характер.
Право на неприкосновенность частной жизни в информационном смысле означает неприкосновенность личной информации, любых конфиденциальных сведений, которые человек предпочитает не предавать огласке.
Указанное согласуется с Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 188, которым утвержден Перечень сведений конфиденциального характера. Согласно п. 1 данного перечня к ним относятся сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
Суд первой инстанции отметил, что оспариваемые действия должностного лица по рассмотрению обращения гражданина отвечали требованиям действующего законодательства. Обращение было рассмотрено и на него был дан письменный содержательный и мотивированный ответ.
Обоснованность отказа была обусловлена тем, что заказанные гражданином архивные документы из фонда Инюрколлегии (ф. N Р-9562) содержали сведения о личной и семейной тайне граждан (субъектов информации), позволяющие их идентифицировать, при этом отсутствуют какие-либо доказательства, свидетельствующие о согласии этих граждан на распространение и предоставление информации об их персональных данных третьим лицам.
Данные сведения относятся к категории ограниченного доступа, поскольку позволяют идентифицировать личность субъектов информации, а также составляют тайну их частной жизни.
Кроме того, раскрытие информации, содержащейся в указанных документальных материалах, может создать угрозу для безопасности соответствующих граждан — субъектов информации, поскольку касаются вопросов наследования различного рода имущества.
75-летний ограничительный срок, установленный ч.3 ст.25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» на дату направления гражданином запроса на выдачу документов не истек (самые ранние документы датированы 1963 годом), нотариально заверенные разрешения от граждан — субъектов информации либо их наследников на доступ к документам гражданином не были представлены.
Кроме того, суд также указал на пропуск административным истцом 3-месячного срока на обращение в суд со дня, когда гражданину, организации, иному лицу стало известно о нарушении их прав, свобод и законных интересов, установленного ст. 219 КАС РФ.
Судебная коллегия по административным делам Московского городского суда оставила без изменения решение Хамовнического районного суда г. Москвы, а апелляционную жалобу без удовлетворения.
Судья Московского городского суда в декабре 2017 года (определение № 4га/5-16183/2017) отказала в передаче кассационной жалобы гражданина для рассмотрения в судебном заседании Президиума Московского городского суда.
Мой комментарий: На Генеалогическом форуме ВГД (см.: ) приведена следующая информация о содержании фонда: «В этом фонде находятся карточки дел лиц, которые с 1937 года получали из-за границы наследство. У меня как раз прадед в 60-х годах под давлением КГБ отказался от наследства. Так рассказывают старшие дети деда. Фонд инюрколлегии на руки не выдается в читальном зале. Все вопросы в саму коллегию. Там есть архив. Есть человек, который за это отвечает. Но отвечает он, если вы знаете наследодателя, страну его проживания и год получения наследства. И тогда на платной основе есть шанс получить что-то. Сказать, что со мной были любезны в коллегии, я не смогу. И что делать с этой информацией дальше, ума не приложу.»
Я понимаю, что информация и документы из этого фонда действительно представляют интерес не только для генеалогов, и что эти материалы действительно очень «чувствительны» для всех, кого они касаются. Однако, с моей точки зрения, стоило бы, наверное, в духе времени продумать более гибкий порядок доступа к ней, лучше учитывающий законные интересы российских граждан.
Для сравнения отмечу, что в целом очень жёсткое законодательство Евросоюза о защите персональных данных в аналогичных обстоятельствах намного мягче, поскольку защищает персональные данные только живущих граждан.
Источник: Консультант Плюс
Порядок предоставления доступа пользователей к архивным документам
445. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые и ограниченного доступа.
446. Архив предоставляет пользователю открытые документы Национального архивного фонда и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.
Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Республики Казахстан, законодательством Республики Казахстан, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.
447. К архивным документам ограниченного доступа относятся:
1) архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;
2) архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
3) архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.
Доступ пользователя к таким документам, базам данных и их использование осуществляется с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.
К архивным документам ограниченного доступа также относятся подлинники особо ценных документов, в том числе отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, и документы Национального архивного фонда, признанные в соответствии с пунктами 182-183 настоящих Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
Доступ пользователя к указанным документам, а также их использование осуществляются в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы.
448. Архив не ограничивает и не определяет пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республикой Казахстан или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.
449. Основные формы использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей):
1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и другое) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов.
450. Основными документами архива в работе по информационному обеспечению пользователей являются:
1) архивная справка – документ архива, составленный на бланке письма архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
2) архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
3) архивная выписка – документ архива, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
4) информационное письмо – письмо, составленное на бланке письма архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
5) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
6) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме;
7) тематический обзор архивных документов.
451. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются:
1) на запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы). Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц;
2) на запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы);
3) на запросы социально-правового характера. К ним относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, возраста, составе семьи, образовании, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений, присвоении ученых степеней и званий, о несчастных случаях, нахождении на излечении, эвакуации, применений репрессий, о реабилитации, службы в воинских частях и формированиях, проживании в зонах экологического бедствия, пребывании в местах лишения свободы, об актах гражданского состояния.