Содержание
Какие обязательные кадровые документы оформляет работодатель
Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.
Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом.
Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна.
Обязательные документы кадровой службы:
- трудовые договоры;
- должностные инструкции (при необходимости);
- локальные нормативные акты;
- личные карточки работников;
- приказы по личному составу;
- приказы по основной деятельности;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- учетные книги и журналы;
- табель учета рабочего времени.
Курс по кадровому делопроизводствуОчень сложно разобраться в тонкостях кадрового делопроизводства без соответствующей подготовки. Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика, чтобы грамотно составлять кадровые документы и эффективно предотвращать трудовые конфликты.
Трудовой договор
Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон. Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий. Взять его за основу могут и другие работодатели. Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах.
★ Подробнее: Гид по трудовому договору
Обязательные условия трудового договора:
- трудовая функция с указанием должности или вида работы;
- место работы и условия труда;
- оплата труда с указанием тарифной ставки или оклада;
- условие об обязательном социальном страховании.
Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для должностей с вредными или опасными условиями труда пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения.
Обязательные сведения трудового договора:
- ФИО работника и наименование работодателя (для физлица — ФИО);
- данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
- ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);
- сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
- место и дата составления документа.
Должностные инструкции
Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.
Наличие должностных инструкций позволяет:
- грамотно распределить обязанности между похожими должностями;
- доказать в суде или прокуратуре правомерность дисциплинарного взыскания;
- обосновать увольнение сотрудника по инициативе работодателя;
- корректно аттестовать персонал на предмет соответствия занимаемым должностям.
Внимание! Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.
Локальные нормативные акты (ЛНА)
Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание.
К числу обязательных относятся все ЛНА, упоминаемые в ТК:
- положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
- положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ). Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации — положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки (ст. 196 ТК РФ).
Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости. Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д. Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ.
Личные карточки работников
Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку. Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС.
Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем — после внесения новых записей о переводе (в том числе временном), увольнении, переименовании должности.
★ Подробнее: Личная карточка работника
Внимание! Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку.
Приказы по личному составу
Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами. Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки.
Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме. Если распоряжение касается не одного, а сразу нескольких сотрудников, используется бланк с пометкой «а»:
Таблица 1. Приказы, оформляемые на унифицированных табличных бланках
№ формы |
Тип и наименование бланка |
Т-9 или Т-9 |
Приказ о направлении одного или нескольких работников в командировку |
Т-11 или Т-11а |
Приказ о поощрении одного или нескольких работников |
Т-8 или Т-8а |
Приказ об увольнении одного или нескольких работников |
Т-6 или Т-6а |
Приказ о предоставлении отпуска одному или нескольким работникам |
Т-5 или Т-5а |
Приказ о переводе одного или нескольких работников на другую работу |
Т-1 или Т-1а |
Приказ о приеме одного или нескольких работников на работу |
Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.
Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или вынести дисциплинарное взыскание, составляйте приказ в свободной форме.
Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты — личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации (если есть). Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.
Внимание! Приказы о назначении на должность руководителей — генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе — относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.
Приказы по основной деятельности
К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы.
Штатное расписание
Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате.
Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия
Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе — вакантные, временные и сезонные. Закон запрещает принимать работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием (письмо Роструда № ПГ/13229-6-1 от 21.01.2014).
Наименования должностей пишите на русском языке и без сокращений, по каждой указывайте точный оклад — вилки зарплат недопустимы. Должности, связанные с компенсациями, льготами или ограничениями, должны соответствовать профстандартам и тарифно-квалификационным справочникам (письмо Минтруда №14-0/10/В-2253 от 4.04.2016). Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, что можно и чего нельзя прописывать в штатном расписании
Внимание! За ошибки в штатном расписании компании грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ.
График отпусков
Составляется ежегодно и устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. За основу возьмите унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон.
★ Скачать все нужные образцы >>
Чтобы не было претензий к документу, действуйте последовательно:
- Узнайте пожелания работников. Попросите руководителей отделов собрать информацию по каждому структурному подразделению.
- Проверьте, есть ли среди персонала льготники, имеющие право взять отпуск в любой удобный момент. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние и некоторые другие категории работников.
- Составьте предварительный сводный график. Внесите в документ всех сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, а также тех, у кого декретный отпуск заканчивается в следующем году.
- Согласуйте и утвердите график. Издайте отдельный приказ или проставьте гриф утверждения на самом документе, ознакомьте с ним сотрудников под подпись (письмо Роструда №ПГ/5883-6-1 от 1.08.2012).
Используйте умный график отпусков — многофункциональную таблицу, разработанную в помощь каровику. С ее помощью вы легко составите сводный документ и запланируете отпуска всех сотрудников организации по новым правилам 2019 года, выявите любые пересечения дат и периодов, вовремя составите и разошлете письменные уведомления.
Внимание! Утвердите график отпусков на будущий календарный год не позже 17 декабря текущего года: ГИТ строго следит за соблюдением срока и может оштрафовать компанию.
Учетные книги и журналы
Первым делом следует завести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета трудовых книжек, предоставленных сотрудниками. Поскольку речь идет о бланках строгой отчетности и ограниченного доступа, работодатель обязан вести учет всех случаев получения или выдачи трудовых книжек.
Другие регистрационные журналы, которые целесообразно оформить в компании:
- журнал проверок надзорных органов;
- журнал регистрации приказов и распоряжения руководства;
- журнал регистрации командированных работников;
- журнал ознакомления с должностными инструкциями и локальными нормативными актами работодателя.
А журнал инструктажей (вводного, на рабочем месте и т.д.) относится к обязательным документам.
Этот список можно расширять и дополнять. Если проводите медосмотры персонала, ведите их учет в отдельном журнале. Чтобы систематизировать поступающие письма, телеграммы и обращения, заведите журнал регистрации входящей корреспонденции.
Табель учета рабочего времени
Отражает время, фактически отработанное каждым сотрудником при поденном или суммированном учете, и служит основанием для начисления заработной платы. В коммерческих организациях используется унифицированная форма Т-12 или ее аналог, при автоматизированной обработке данных — форма Т-13. Бюджетные предприятия применяют строго один бланк — унифицированную форму ОКУД 0504421.
Заполняйте табель по форме Т-12 или Т-13 в соответствии со стандартами, утвержденными постановлением Госкомстата России № 1 от 5.01.2004, а форму № 0504421 — согласно методическим рекомендациям, приведенным в приказе Минфина России №52н от 30.03.2015.
Используйте кодовые обозначения: Я или 01 — продолжительность работы в дневное время, Н или 02 — работа в ночное время, С или 04 — сверхурочная работа, К или 06 — служебная командировка и так далее.
★ Полный перечень стандартных буквенных и цифровых обозначений собран в таблице от «Системы Кадры».
Внимание! Закон не запрещает работодателям разрабатывать собственные коды, если стандартных условных обозначений недостаточно.
Коллективный договор
Еще один не обязательный, но очень важный документ — коллективный договор. Заключается он на добровольной основе между работодателем и всеми работниками предприятия в лице нескольких представителей. В договоре прописываются дополнительные обязанности и права сторон, например, размер выходного пособия или отказ от забастовок.
★ Подробнее: Коллективный договор
Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
На микропредприятиях и в недавно созданных организациях ведение кадрового делопроизводства в полном объеме обычно ложится на плечи одного человека. Обычно это директор фирмы или его заместитель. Но по мере развития бизнеса и расширения штата возрастает и объем бумажной работы. На этом этапе следует выделить штатную должность для специалиста по кадрам, хорошо знающего основы кадрового делопроизводства и посвящающего все свое рабочее время работе с персоналом.
В крупных компаниях со сложной организационной структурой кадровым делопроизводством занимается отдельная служба.
Если в составе организации есть обособленные структурные подразделения, например, филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учет можно двумя способами. Более затратный — создать в каждом филиале должность кадровика, более выгодный, но связанный с определенными сложностями — обойтись силами кадровой службы в головном офисе, наладив работу при помощи сканов и почты. Что представляет собой удаленное кадровое администрирование и как его организовать, читайте в журнале «Кадровое дело».
Таблица 2. Преимущества и недостатки разных способов организации КД в филиалах
Процедура |
КД ведется в головном офисе |
КД ведется в филиалах |
Оформление документов |
Затруднительно соблюдать сроки, передача оригиналов документов занимает время |
Сроки соблюдаются, право подписи делегируется руководителю филиала |
Назначение сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство (КД) |
Обычно найти подходящего сотрудника с соответствующей квалификацией несложно |
Поскольку в филиалах меньше сотрудников, выбрать ответственного за КД сложно |
Привлечение к работе сверхурочно или в выходные |
Не всегда удается оперативно оформить все необходимые документы и в срок доставить их в подразделение |
Не проблема: нужно лишь получить согласие работника и на месте оформить все документы |
Выдача работникам документов при увольнении |
Нужно больше времени на доставку, есть риск утери при пересылке по почте |
Документы можно выдать оперативно, без нарушения установленных сроков |
Организация кадрового делопроизводства своими силами: пошаговая инструкция
Как организовать работу с кадрами в недавно созданной компании или восстановить после предшественника? Новая инструкция по кадровому делопроизводству, разработанная с учетом норм актуального законодательства, поможет ничего не упустить.
Действуйте поэтапно:
Шаг 1. Создайте нормативную базу. В первую очередь ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ — основного свода законов о труде, регламентирующего множество кадровых процессов: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.
Также учитывайте нормы, установленные:
- постановлением Госкомстата №1 от 5.01.2004 — о применении унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах;
- методическими рекомендациями от 11.07.20017, утвержденными Генштабом ВС РФ — о ведении воинского учета сотрудников;
- постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 — о правилах ведения, хранения и учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 — о требованиях к заполнению трудовых книжек;
- стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 8.12.2016 — о требованиях к оформлению организационно-распорядительной документации.
Шаг 2. Назначьте ответственных должностных лиц. В небольшой компании всеми вопросами, связанными с кадровым делопроизводством, может заниматься один человек — кадровик, секретарь или директор. Тогда именно на него возлагается обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. Но если объем работы большой, лучше распределить зоны ответственности между несколькими сотрудниками. Например, назначить одного из кадровиков ответственным за ведение и учет трудовых книжек, другому поручить работу по составлению кадровых приказов.
Образец приказа о назначении должностного лица, ответственного за трудовые книжки
Шаг 3. Составьте перечень обязательных кадровых документов. Включите в него локальные нормативные акты и другие документы, наличие которых инспектор ГИТ обязательно проверит во время очередного визита: штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников. Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, издайте приказ о разработке собственных бланков.
Шаг 4. Разработайте и утвердите необходимые документы кадрового учета и нормативные акты. Есть несколько способов утвердить ЛНА: узнайте, чем они отличаются друг от друга, и выберите наиболее подходящий. Учтите, что некоторые документы сначала придется согласовать с профсоюзом (какие конкретно, расскажет эксперт электронного журнала «Кадровое дело»).
Шаг 5. Заполните регистрационные книги и журналы. Назначьте сотрудников, ответственных за регистрацию инструктажей, медосмотров, корреспонденции.
- Проверьте правильность оформления трудовых договоров. Сначала проверьте, правильно ли оформлен на работу директор организации, затем просмотрите остальные договоры. Убедитесь, что прописанные в них оклады и наименования должностей в точности совпадают с формулировками в штатном расписании, трудовых книжках и приказах о приеме на работу. Если обнаружите ошибки, внесите изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.
- Ознакомьте сотрудников под подпись с ЛНА, имеющими к ним непосредственное отношение. Речь идет не только о правилах трудового распорядка и других ЛНА, с которыми персонал следует знакомить при приеме на работу, но и о должностных инструкциях, приказах по личному составу, журналах регистрации инструктажей.
Внимание! Убедитесь, что каждый сотрудник получил на руки свой экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему.
- Организуйте воинский учет. Если в компании трудятся военнообязанные или лица призывного возраста, вести воинский учет обязательно. Назначьте ответственного за ведение учета и согласуйте назначение с местным военкоматом, составьте план работ и оформите учетные документы на основании сведений из военных билетов, личных карточек и удостоверений призывника, предоставленных сотрудниками.
- Создайте безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные (ПД): размещайте их в надежно запирающихся шкафах и сейфах, не передавайте третьим лицам сведения о сотруднике без его письменного согласия. Не храните в личных делах копии паспортов и дипломов, не запрашивайте у работников персональные данные, не имеющие прямого отношения к трудовой деятельности — штрафы за нарушение правил обработки ПД существенны.
- Составьте календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, заранее распланируйте работу с ключевыми документами.
Вывод
Организовать кадровое делопроизводство с нуля, например, в филиале, или восстановить после предшественника — непростая задача. Для начала ознакомьтесь с нормативной базой и стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащим основные требования к оформлению документов.
Действуя последовательно, разработайте минимально необходимый набор кадровой документации, включая нормативные акты. Определитесь, какие бланки первичного учета будете использовать — унифицированные или собственной разработки. Приведите в порядок трудовые договора и соглашения. Будьте внимательны к деталям, поскольку за отсутствие или неправильное оформление документов компании грозит крупный штраф.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2019
№ 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.
Постоянно (ст. Внимание Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами.
Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба.
Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ. Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах. Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Должностные инструкции по каждой должности
Помогите найти обязательный перечень журналов, необходимых для кадрового делопроизводства и охране труда?
Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.
№ 739н. Интересная информация о размещена здесь. Что касается документов по охране труда. Немаловажную роль в организации работы по охране труда отводится ведению учетно-отчетной документации по всем направлениям деятельности. Прежде всего, это журналы регистрации и программы проведения вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте. Виды инструктажей по технике безопасности представлены ниже по тексту.
Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа. Унифицированной формы данных журнала не установлено, следовательно, оформите данные журналы в свободной форме.