Содержание
Что это такое и причины появления
Под пересортицей товара понимается избыток одной разновидности продукции и одновременно недостаток другого вида товаров.
Чтобы наблюдалось такое явление, как пересортица, необходимо, чтобы ТМЦ относились к одной и той же категории.
Чтобы было проще понять, приведем простой пример. По данным учета, на складе числится 7 бутылок газированного напитка «Дюшес» и 4 бутылки газировки «Лимонад».
Была проведена инвентаризация остатков, по результатам которой было выявлено фактическое наличие:
- 4 бутылок напитка «Дюшес»;
- 6 бутылок газировки «Лимонад».
При таком раскладе наблюдается пересортица, ведь получилось, что «Дюшеса» недостает, в то время как «Лимонада» переизбыток. При этом оба газированных напитка относятся к одной и той же категории товаров (безалкогольные газированные).
Приведем 6 основных причин, при которых возникает такое явление, как пересортица:
- кладовщик ненадлежащим образом оприходовал продукцию при ее поступлении на склад;
- при передаче ТМЦ со склада в торговый зал были допущены неточности;
- лицо, осуществляющее функции по надзору за складским документооборотом, некачественно исполнило свои должностные обязанности;
- кассир допустил ошибки при продаже товара конечному покупателю;
- маркировка продукции была проведена с нарушениями;
- халатность и безответственность сотрудников компании.
Как происходит и в каком случае возможен взаимозачет
Взаимозачет недостатков и излишков возможно осуществить не во всех случаях. В Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина №49, указан исчерпывающий перечень оснований, при которых допускается взаимозачет пересорта.
Согласно вышеназванным Методическим указаниям, взаимозачет допускается в следующих случаях:
- если недостаток одного вида ТМЦ и избыток другого вида ТМЦ был обнаружен в одном и том же финансовом периоде;
- количество недостающей продукции равно количеству излишней продукции;
- за выявленный излишек и недостаток несет ответственность один и тот же работник;
- товары находятся в одной и той же категории (например, безалкогольные напитки).
Взаимозачет производится на основании письменного распоряжения от руководителя предприятия.
Пример. По результатам инвентаризации установлены:
- недостача муки высшего сорта – 100 килограмм (стоимость муки – 25 рублей за 1 кг);
- излишки муки 1-го сорта – 70 килограмм (стоимость муки – 20 рублей за 1 кг).
Виновным был признан кладовщик. Руководитель издал приказ о проведении взаимозачета. Получились следующие проводки:
Наименование хозяйственной операции | Сумма | Дебет | Кредит |
---|---|---|---|
Недостача муки высшего сорта | 2500 | 94 | 41 |
Избыток муки 1-го сорта | 1400 | 41 | 94 |
Зачет | 1400 | 41 | 41 |
Сумма недостачи после взаимного зачета | 2500 — 1400 = 1100 рублей | — | — |
Отнесение стоимости муки на убытки | 1100 | 73 | 94 |
Документальное оформление
Как только инвентаризация показала пересортицу, руководителю компании следует заняться документальным оформлением соответствующей процедуры.
Объяснительная от материально-ответственного лица
Виновными в появлении пересорта могут быть признаны следующие лица:
- кладовщик;
- бухгалтер по ТМЦ;
- продавец-кассир;
- начальник складского помещения;
- грузчик.
В силу ст. 193 ТК РФ, если сотрудника уличили в ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, ему предстоит написать объяснительную. Документ составляется в письменном виде и подается ответственному работнику инвентаризационной комиссии в течение 2 рабочих дней.
Форма объяснительной – свободная, на бланке формата А4. Заполнение производится от руки. Если в организации утверждена унифицированная форма объяснительной, то следует использовать именно ее.
Сведения, которые обязательно должны быть в документе:
- ФИО объясняющегося и адресата, с указанием должностей;
- название документа – «Объяснительная» (выравнивание – по центру);
- в основной части – перечень ТМЦ, в отношении которых был выявлен пересорт;
- далее – причина, принятые меры по недопущению аналогичных ситуаций в будущем;
- предложение (просьба) о проведении взаимозачета;
- подтверждение достоверности указанной информации подписью ответственного лица;
- дата составления документа.
Предложение о зачете при инвентаризации
Просьбу о взаимозачете выносит на рассмотрение руководителю предприятия председатель комиссии по инвентаризации. Оформление просьбы осуществляется специальным документом – заключением о пересорте.
В заключение вносится следующая информация:
- сведения о проведенной инвентаризации остатков;
- данные о ТМЦ (количество, товарная группа), в отношении которых была допущена путаница;
- причины появления пересорта (должны совпадать с теми, которые указаны в объяснительной записке).
Руководитель рассматривает документ и выносит мотивированное решение. Если вердикт положительный, составляется приказ о взаимозачете.
Приказ и акт
Приказ о взаимозачете содержит в себе:
- дату проведения проверки, номер приказа;
- число излишков и недостатков ТМЦ;
- причина пересортицы;
- сведения о лицах, признанных виновными;
- ссылка на документ, содержащий распоряжение главбуху о проведении взаимозачета;
- перечень мер административного воздействия на виновных граждан.
Фиксация в сличительной ведомости
Как только руководитель издает приказ о взаимозачете, сразу же составляется сличительная ведомость.
Ведомость составляется по унифицированной форме – ИНВ-19, в двух экземплярах. Документ может быть заполнен как от руки, так и при помощи машинописной техники. Ведомость подлежит хранению вместе с другой бухгалтерской документацией.
Документы для скачивания (бесплатно)
- Образец акта о пересортице товаров
- Форма №М-2
- Форма №М-2а
- Приказ о зачете пересортицы
- Заключение о пересорте
- Форма №ИНВ-19
- Образец формы ИНВ-19
- Бланк ИНВ-3
- Образец ИНВ-3
Порядок отражения пересортицы в бухгалтерском учете, выявленной в результате инвентаризации
ИА ГАРАНТ
Каков порядок отражения пересортицы в бухгалтерском учете, выявленной в результате инвентаризации?
Согласно п. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 2 Закона N 402-ФЗ).
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, которые утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).
Исходя из п. 32 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Методические указания N 119н), и п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации, под пересортицей можно понимать появление излишков и недостач товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Поскольку пересортица выявляется в результате инвентаризации, о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
При этом допускается взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы, но только в виде исключения. Зачет возможен за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и равного количества (письма Минфина России от 19.08.2004 N 07-05-14/217, УФНС России по г. Москве от 17.02.2010 N 16-15/016379). Причем окончательное решение о зачете принимает руководитель организации (п. 5.4 Методических указаний N 49, п. 32 Методических указаний N 119н) (письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/195).
В учете такой зачет отражается записью:
Дебет 41, аналитический счет «Товар 1» Кредит 41, аналитический счет «Товар 2»
— отражена пересортица.
Обращаем Ваше внимание, что, если речь идет о товарах разного вида и количества, для таких случаев, как прямо следует из процитированных норм, зачет не предусмотрен. Поэтому выявленные излишки и недостачи следует отражать в обычном порядке.
Пунктом 5.1 Методических указаний по инвентаризации определено, что выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение N 34н).
Согласно п. 28 Положения N 34н выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
Таким образом, с учетом Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция), в общем случае оприходование выявленных в результате инвентаризации излишков товара следует отразить в учете записью:
Дебет 41 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»
— учтена в доходах рыночная стоимость излишков товаров, выявленных в ходе инвентаризации.
Списание недостающего товара со счета его учета должно отражаться проводкой:
Дебет 94 Кредит 41 «Товары»
— установлена недостача товара в ходе инвентаризации.
При отсутствии виновных лиц суммы, учтенные на счете 94, списываются в следующем порядке:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 94
— списана недостача в пределах норм естественной убыли (если таковые разработаны и установлены для данного товара);
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94
— списана недостача сверх норм естественной убыли.
Если нормы естественной убыли отсутствуют, в учете, соответственно, делается запись:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94
— списана недостача.
К сведению:
В отличие от бухгалтерского учета, в налоговом учете, в частности главой 25 НК РФ, не предусмотрено проведение зачета излишков и недостач материальных ценностей при пересортице. То есть в налоговом учете всегда следует отражать «развернуто» полную сумму недостачи и излишков материальных ценностей, выявленных по результатам инвентаризации. Для целей налогообложения прибыли пересортица рассматривается как две самостоятельные операции: оприходование одних товаров и списание других.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Ответ прошел контроль качества