Содержание
Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления
Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.
На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.
У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.
Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.
В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.
Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».
Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.
Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».
Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».
Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.
Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.
Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.
Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».
Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».
Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».
приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации
Что делать, если в ходе инвентаризации выявлена недостача ТМЦ?
Если проведена инвентаризация в магазине или на складе, и в ее ходе была выявлена недостача ТМЦ необходимо:
- в первую очередь составить сличительные ведомости, для фиксирования факта недостачи;
- потребовать объяснения у работника, на подготовку объяснительной у него есть установленные ТК РФ ст. 193 два дня;
Важно: требовать такое объяснение следует на официальном уровне в письменном виде.
- далее необходимо оформлять документально каждый шаг, например, отказ давать объяснительную засвидетельствовать посредством акта;
- после получения всех доказательств и проведения служебного расследования следует применить дисциплинарное взыскание, относительно которого издается приказ руководителя.
Выбирая подходящее наказание, следует учитывать все нюансы, например, если сотрудница, совершившая хищение окажется беременной, в отношении ее можно использовать только выговор, так как уволить ее нельзя.
В случае отсутствия достаточного количества объяснений следует издать указ относительно дальнейшего расследования, чтобы получить четкие объяснения случившегося.
Что делать, если выявлена недостача в кассе?
Оформление документов
Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.
К документу, согласно которому будет проведено списание, необходимо приложить акт проведения ревизии и выявленной недостачи. А также прочие документы, в которых будет зафиксирована недостача ценностей.
В процессе списания недостачи ТМЦ используются:
- акт приема-передачи, как основание;
- акт о проведении служебного расследования;
- приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
- книга учета недостачи.
Кроме этого, придется использовать такие документы как:
- сличительные ведомости;
- объяснительная и докладная записки;
- бухгалтерские первичные и учетные документы.
Как оформляется акт?
По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:
- дата и место оформления;
- перечень состава уполномоченных лиц;
- условия хранения ТМЦ;
- в табличном варианте недостающий товар или материалы;
- стоимость недостачи;
- указание на ответственного сотрудника.
Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.
Скачать образец акта о недостаче – word.
Образец докладной записки
Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.
Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.
После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.
Скачать образец докладной записки о недостаче ТМЦ – word.
Акт о служебном расследовании по данному факту
Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.
Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.
Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.
Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:
- решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
- описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
- следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
- указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
- описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
- вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.
В итоге документа должны стоять подписи участников и резолюция работодателя.
Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.
Приказ о возмещении материально-ответственным лицом
Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.
Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.
Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:
- реквизиты организации и ее местоположение;
- число составления и порядковый номер;
- основания для оформления распоряжения;
- указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
- ссылка на законодательство;
- ссылка на акт проверки, докладную записку;
- фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.
Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.
Скачать образец приказа о возмещении суммы недостачи материально-ответственным лицом – word.
Книга учета
Оформление книги учета по недостачам причиненными материально-ответственными лицами в большей части применяется в военных структурах.
В нее вносятся все виды потерь предприятием:
- хищение;
- незаконные растраты;
- переплаты и незаконные расходы материала;
- порча материала;
- уплата штрафов, пени, которые привели к излишнему расходу средств;
Важно: ведется книга учета главным бухгалтером и предоставляется на осмотр контролирующим органам и должностным лицам.
Состоит документ из 3 частей:
- первый – оформляется для учета недостач;
- второй с целью контроля расходов на пени, штрафы и неустойки;
- третий – для фиксирования прочих несанкционированных расходов, таких как кража, незаконные растраты и прочее.
Первый раздел содержит форму для открытия лицевых счетов по денежным средствам и каждому виду имущества.
При возникновении необходимости внесения записи нужно указать:
- вид имущества;
- число возникновениям недостачи;
- полное описание предмета, включая порядковый номер;
- реквизиты первичной накладной;
- объем и сумма недостачи.
Второй раздел имеет отдельные лицевые счета специального назначения – нарушение:
- условий перевозок;
- санитарных норм;
- условий договоров;
- расчетной дисциплины;
- уплата различных видов штрафных санкций.
В третьем разделе собраны счета, которые не входят в первые два.
Важно: для внесения записи необходим приказ руководителя.
В книге ежеквартально выводятся итоги, а в конце года подбивается общая сумма расходов, заверяется подписями руководителя и бухгалтера.
В конце книги необходимо указать название всех счетов с указанием номеров листов, все листы следует пронумеровать, и указать на последнем их общее количество, данная запись также заверяется ответственными лицами.