Меню

Деловое Поволжье

Межрегиональный информационный портал

Предоставляя копии документов в ИФНС заверяйте их правильно

Предоставляя копии документов в ИФНС заверяйте их правильно

Министерство финансов Российской Федерации разъяснило — как правильно заверять копии документов, представляемых в налоговые органы.

Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как указал Минфин РФ, при заверении копий документов, необходимо руководствоваться ГОСТ Р  6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно данному ГОСТу, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются:

заверительная надпись: «Верно»,

должность лица, заверившего копию;

личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

дата заверения.

коп

Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

В настоящее время, в деловой практике существует два способа заверения многостраничных документов: заверение каждого отдельного листа копии документа или прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. Каждый сам выбирает удобный ему способ.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

копи

Минфин обращает внимание, что копии документов необходимо представлять в налоговые органы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов. Делать это нужно с целью избежать повторного представления документов вопреки пункту 5 статьи 93 НК РФ.